Lyhyt vastaus: Rekrytointisuunnitelma on lista niistä rooleista, jotka aiot täyttää tänä vuonna, sekä perusteluista, ajankohdista, budjeteista ja vastuuhenkilöistä. Pienyritykselle yksi sivu riittää. Hyödyllisin sarake on „avattava viimeistään”, joka lasketaan takaperin aloituspäivästä. SHRM:n 2026 vertailuraporttien mukaan ei-johtotehtävien mediaani täyttöaika on 39 päivää, ja irtisanomisajat tulevat sen päälle. Siksi useimmat roolit pitää avata kaksi–kolme kuukautta ennen kuin henkilöä tarvitaan.
Mikä on rekrytointisuunnitelma?
Rekrytointisuunnitelma on silta liiketoimintasuunnitelman ja työpaikkailmoitusten välillä.
Liiketoimintasuunnitelma sanoo: „lanseeraamme Saksassa toisella neljänneksellä”. Rekrytointisuunnitelma sanoo: „tarvitsemme saksankielisen asiakastuen vetäjän aloittamaan 1. huhtikuuta, joten rooli on avattava 15. tammikuuta”.
Se tekee kolme asiaa:
- Muuttaa epämääräiset henkilöstötarpeet täsmällisiksi rooleiksi ja päivämääriksi.
- Tekee budjetin näkyväksi ennen kuin tarjouksia annetaan.
- Estää hakuja törmäämästä samoihin haastattelijoihin.
Rekrytointisuunnitelman malli
Kopioi tämä taulukkoon tai dokumenttiin. Yksi rivi per rooli.
| Sarake | Mitä kirjoitetaan | Esimerkki |
|---|---|---|
| Rooli | Työnimike sellaisena kuin hakijat sen hakisivat | Asiakastuen vetäjä (saksankielinen) |
| Tiimi | Osasto | Asiakastuki |
| Perustelu | Ongelma, jonka tämä rekrytointi ratkaisee | Saksan lanseeraus, nykyinen tiimi ei pysty hoitamaan saksankielisiä tikettejä |
| Tyyppi | Uusi rooli vai sijaisuus | Uusi |
| Prioriteetti | 1 (pakollinen), 2 (tärkeä), 3 (toivottava) | 1 |
| Aloituspäivä | Milloin tarvitset henkilön töihin | 1. huhtikuuta |
| Avattava viimeistään | Aloituspäivä miinus täyttöaika miinus irtisanomisaika | 15. tammikuuta |
| Palkkahaarukka | Haarukka, jonka aiot julkaista | 3 200–3 800 € kuukaudessa |
| Rekrytointibudjetti | Ilmoitukset, rekrytointitoimisto, työkalut, suosituspalkkiot | 1 500 € |
| Vastuuhenkilö | Kuka hoitaa hakua päivittäin | Operatiivinen päällikkö |
| Päättäjä | Kuka hyväksyy tarjouksen | Toimitusjohtaja |
| Haastattelijat | Nimet ja kuinka monta tuntia kukin | Asiakastuen vetäjä 4 h, toimitusjohtaja 1 h |
| Pääkanava | Mistä odotat hakijan löytyvän | Suositukset, sitten LinkedIn |
| Tila | Ei aloitettu, auki, tarjous, täytetty | Ei aloitettu |
Siinä koko malli. Älä lisää sarakkeita ennen kuin olet käyttänyt sitä neljännesvuoden ajan.
Miten lasket „avattava viimeistään” -päivän?
Lähde aloituspäivästä ja vähennä siitä kolme asiaa.
Avattava viimeistään = Aloituspäivä − Irtisanomisaika − Täyttöaika − Varaaika- Täyttöaika. Käytä omaa historiaasi, jos sinulla on sitä. Jos ei ole, SHRM:n 2026 mediaani 39 kalenteripäivää ei-johtotehtäville on järkevä lähtökohta. Käytä pidempää aikaa vanhemmissa tai erikoistuneissa tehtävissä.
- Irtisanomisaika. Riippuu voimakkaasti maasta, senioriteetista ja sopimuksesta. Se voi olla kahdesta viikosta kolmeen kuukauteen tai pidempi. Kysy hakijoilta ajoissa sen sijaan, että oletat.
- Varaaika. Kaksi viikkoa. Jotain aina viivästyy.
Esimerkki yllä olevalle roolille, kun irtisanomisaika on yksi kuukausi:
- Aloituspäivä: 1. huhtikuuta
- Miinus yksi kuukausi irtisanomisaika: 1. maaliskuuta tarjous hyväksytty
- Miinus 39 päivää täyttöaika: noin 21. tammikuuta
- Miinus kahden viikon varaaika: noin 7. tammikuuta
Eli esimerkin „avattava viimeistään 15. tammikuuta” on jo tiukka. Juuri tällaisen asian suunnitelma näyttää, ennen kuin siitä tulee ongelma.
Miten budjetti asetetaan?
Jaa se kahteen lukuun: palkkakustannukset ja rekrytointikustannukset.
Palkkakustannukset ovat se, mistä talousosasto välittää. Se on haarukka kerrottuna kuukausilla, jotka henkilö on töissä tänä vuonna, lisättynä työnantajan sivukuluilla ja eduilla.
Rekrytointikustannukset ovat pienemmät, mutta juuri ne tämä suunnitelma hallitsee. Mukaan kuuluvat työpaikkailmoitussivustojen maksut, mahdolliset rekrytointitoimistojen palkkiot, suosituspalkkiot, arviointityökalut ja hakijaseurantajärjestelmä (ATS). Älä unohda tiimisi työaikaa, joka on usein suurin erä. Oppaamme palkkauksen kustannuksesta sisältää laskuesimerkin.
Miten priorisoit, kun kaikkia ei voi palkata?
Käytä prioriteettisaraketta rehellisesti. Suunnitelma, jossa kaikki on prioriteetti 1, on toivelista.
Yksinkertainen koe jokaiselle roolille: mitä tapahtuu, jos tämä henkilö aloittaa kolme kuukautta myöhässä?
- Jos liikevaihto tai lanseeraus viivästyy, rooli on prioriteetti 1.
- Jos tiimi on venynyt mutta pärjää, rooli on prioriteetti 2.
- Jos mikään ei muutu, rooli on prioriteetti 3, tai se ei ole vielä rooli.
Juuri irtisanoutuneen henkilön sijaiset menevät usein jonon kärkeen. Se on ihan hyvä, mutta päivitä suunnitelma silloin, jotta myös muut päivämäärät siirtyvät.
Miten vältät haastattelijoiden ylikuormituksen?
Laske yhteen haastattelijoiden tunnit kuukaudessa kaikissa avoimissa rooleissa.
Jos teknologiajohtajasi (CTO) on maaliskuussa neljässä haastattelupaneelissa, siihen kuluu 15–20 tuntia haastatteluja ja purkukeskusteluja. Jokin muu liukuu, yleensä palautteen nopeus, ja hidas palaute on se, miten hakijat menetetään.
Korjaukset:
- Porrasta avauspäiviä, ettei kukaan ole mukana useammassa kuin kahdessa haussa yhtä aikaa.
- Käytä jäsenneltyä haastattelua arviointilomakkeella, jotta useampi ihminen voi haastatella johdonmukaisesti. Katso mitä jäsennelty haastattelu on.
- Sovi haastatteluvaiheista rekrytointipalaverissa ennen jokaisen roolin avaamista.
Kuinka usein suunnitelma kannattaa päivittää?
Kuukausittain, 15 minuutissa. Päivitä tilat, siirrä päivämääriä ja lisää tai poista rooleja.
Kuusi kuukautta vanha suunnitelma on huonompi kuin ei suunnitelmaa, koska ihmiset luottavat vääriin päivämääriin.
Suunnitelmasta avoimiin rooleihin
Kun rooli saavuttaa „avattava viimeistään” -päivänsä, seuraavat askeleet ovat selkeä täyttöpyyntö ja työpaikkailmoitus. Katso mikä on täyttöpyyntö ja koko rekrytointiprosessi 10 vaiheessa.
Kun roolit ovat auki, ATS pitää todelliset luvut, jotta ensi vuoden suunnitelma käyttää todellista täyttöaikaa eikä maan mediaania. Canvider-järjestelmän analytiikkasivu näyttää palkkaukseen kuluvan ajan, avoimet paikat ja palkkaukset osastoittain. Voit viedä ne Exceliin suunnitelmasi viereen.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä rekrytointisuunnitelmaan pitäisi sisältää?
Jokaiselta roolilta: työnimike, perustelu, tavoitteellinen aloituspäivä, päivä jolloin haku avataan, palkkahaarukka, rekrytoinnin kokonaisbudjetti, haun vastuuhenkilö, haastattelijat ja pääasiallinen hankintakanava. Lisää prioriteetti, jotta tiedät, mistä voit luopua, jos raha tai aika loppuu.
Kuinka aikaisin rekrytointi pitää suunnitella?
Laske takaperin aloituspäivästä. SHRM:n 2026 vertailuraporttien mukaan haku ei-johtotehtävään avaamisesta hyväksyttyyn tarjoukseen kestää mediaanina 39 päivää. Lisäksi useimmat hakijat joutuvat irtisanoutumaan, mikä voi kestää kahdesta viikosta kolmeen kuukauteen tai pidempään maasta ja sopimuksesta riippuen. Siksi useimmat roolit kannattaa avata kaksi–kolme kuukautta ennen kuin henkilöä tarvitaan.
Tarvitseeko pienyritys rekrytointisuunnitelman?
Kyllä, vaikka lyhyen. Ilman sitä tehtäviä avataan kriisin takia, useat haut kilpailevat samoista haastattelijoista samassa kuussa ja budjettipäätökset tehdään yksi palkkaus kerrallaan. Yksi sivu vuodessa riittää useimmille alle 100 hengen tiimeille.