Snel antwoord: Een wervingsplan is een lijst van de functies die je dit jaar gaat invullen, met de reden, het moment, het budget en wie er verantwoordelijk is voor elke functie. Voor een kleine onderneming volstaat één pagina. De nuttigste kolom is ‘open op’, teruggerekend vanaf de startdatum. Het benchmarkrapport van SHRM uit 2026 meldt een mediane invultijd van 39 dagen voor niet-leidinggevende functies, en daar komt de opzegtermijn nog bovenop. De meeste vacatures moeten dus twee tot drie maanden voor je de persoon nodig hebt worden geopend.
Wat is een wervingsplan?
Een wervingsplan is de brug tussen je bedrijfsplan en je vacatureteksten.
Het bedrijfsplan zegt “we lanceren in Duitsland in Q2”. Het wervingsplan zegt “dus hebben we een Duitstalige supportlead nodig die op 1 april start, wat betekent dat we de functie op 15 januari moeten openzetten”.
Het doet drie dingen:
- Zet vage ideeën over personeelsaantallen om in concrete functies met data.
- Maakt het budget zichtbaar voordat je aanbiedingen doet.
- Voorkomt dat zoektochten op dezelfde interviewers botsen.
Het wervingsplan-sjabloon
Kopieer dit naar een spreadsheet of document. Één rij per functie.
| Kolom | Wat schrijf je | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Functie | Functietitel zoals kandidaten die zouden zoeken | Customer Support Lead (Duits) |
| Team | Afdeling | Support |
| Waarom | Het probleem dat deze aanwerving oplost | Lancering in Duitsland, het huidige team kan de Duitstalige tickets niet aan |
| Type | Nieuwe functie of vervanging | Nieuw |
| Prioriteit | 1 (moet), 2 (zou moeten), 3 (mooi meegenomen) | 1 |
| Startdatum | Wanneer je wilt dat ze aan de slag gaan | 1 april |
| Open op | Startdatum min invultijd min opzegtermijn | 15 januari |
| Salarisrange | Bandbreedte die je publiceert | €3,200 tot €3,800 per maand |
| Wervingsbudget | Advertenties, bureau, tools, aanbrengpremie | €1,500 |
| Eigenaar | Wie de zoektocht dagelijks leidt | Operations manager |
| Beslissingsnemer | Wie de aanbieding goedkeurt | CEO |
| Interviewers | Namen, en hoeveel uur elk | Support lead 4 u, CEO 1 u |
| Belangrijkste kanaal | Waar je verwacht dat de kandidaat vandaan komt | Aanbevelingen, daarna LinkedIn |
| Status | Niet gestart, open, aanbieding, ingevuld | Niet gestart |
Dat is het volledige sjabloon. Voeg niet meer kolommen toe voordat je het een kwartaal hebt gebruikt.
Hoe bereken je de datum ‘open op’?
Begin bij de startdatum en trek er drie dingen van af.
Open op = Startdatum − Opzegtermijn − Invultijd − Buffer- Invultijd. Gebruik je eigen historiek als je die hebt. Zo niet, dan is de mediaan van 39 kalenderdagen voor niet-leidinggevende functies van SHRM uit 2026 een redelijk startpunt. Reken met meer voor senior of gespecialiseerde functies.
- Opzegtermijn. Hangt sterk af van het land, de anciënniteit en het contract. Die kan variëren van twee weken tot drie maanden of meer. Vraag het de kandidaten vroeg, in plaats van het te veronderstellen.
- Buffer. Twee weken. Er schuift altijd iets.
Voorbeeld voor de functie hierboven, met een opzegtermijn van één maand:
- Startdatum: 1 april
- Min één maand opzegtermijn: 1 maart, aanvaarde offerte
- Min 39 dagen invultijd: ongeveer 21 januari
- Min twee weken buffer: ongeveer 7 januari
‘Open op 15 januari’ in het voorbeeld is dus al krap. Dat is precies het soort zaak dat een plan zichtbaar maakt voordat het een probleem wordt.
Hoe stel je het budget vast?
Splits het in twee bedragen: de loonkost en de kost van werving.
De loonkost is wat de financiën interesseert. Dat is de salarisrange maal het aantal maanden dat de persoon dit jaar in dienst is, plus werkgeverslasten en voordelen.
De kost van werving is kleiner, maar het is het deel dat dit plan wel beheert. Reken de uitgaven voor vacaturesites, eventuele bureaukosten, aanbrengpremies, beoordelingstools en je applicant tracking system (ATS) mee. Vergeet de tijd van je team niet, want dat is meestal het grootste deel. Onze gids over kost per aanwerving bevat een uitgewerkt voorbeeld.
Hoe prioriteer je als je niet iedereen kunt aannemen?
Gebruik de prioriteitskolom eerlijk. Een plan waarin alles prioriteit 1 is, is een verlanglijstje.
Een eenvoudige test voor elke functie: wat gebeurt er als deze persoon drie maanden te laat begint?
- Als omzet of een lancering vertraagt, is het prioriteit 1.
- Als het team onder druk staat maar het redt, is het prioriteit 2.
- Als er niets verandert, is het prioriteit 3, of het is nog geen functie.
Vervangingen voor mensen die net ontslag hebben genomen, krijgen vaak voorrang. Dat is prima, maar werk het plan dan bij, zodat de andere data ook verschuiven.
Hoe vermijd je dat interviewers overbelast raken?
Tel de interviewuren per maand op over alle openstaande functies.
Als je CTO in maart in vier selectiepanels zit, is dat 15 tot 20 uur interviews plus debriefings. Ergens anders zal iets dan schuiven, meestal de snelheid van feedback, en trage feedback is hoe je kandidaten verliest.
Oplossingen:
- Spreid de openzettingsdatums zodat niemand aan meer dan twee zoektochten tegelijk deelneemt.
- Gebruik een gestructureerd interview met een scorecard, zodat meer mensen consistent kunnen interviewen. Zie wat een gestructureerd interview is.
- Spreek de interviewfasen af in een intakegesprek voordat je elke functie opent.
Hoe vaak moet je het plan bijwerken?
Maandelijks, in 15 minuten. Wijzig statussen, verschuif data en voeg functies toe of schrap ze.
Een plan dat zes maanden oud is, is erger dan geen plan, want mensen vertrouwen op de verkeerde data.
Van plan naar openstaande vacatures
Wanneer een functie de datum ‘open op’ bereikt, zijn de volgende stappen een duidelijke aanvraag tot aanwerving en een vacaturetekst. Zie wat een aanvraag tot aanwerving is en het volledige wervingsproces in 10 stappen.
Zodra de vacatures live staan, houdt een ATS de werkelijke cijfers bij, zodat het plan van volgend jaar werkelijke invultijden gebruikt in plaats van een nationaal mediaan. In Canvider toont de analysepagina de doorlooptijd tot aanwerving, openstaande posities en aanwervingen per afdeling, en kun je die naar Excel exporteren om naast je plan te leggen.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Wat moet een wervingsplan bevatten?
Per functie: de functietitel, waarom ze nodig is, de gewenste startdatum, de datum waarop je de vacature moet openen, de salarisrange, het totale wervingsbudget, wie de zoektocht trekt, wie interviewt en het belangrijkste wervingskanaal. Voeg een prioriteit toe, zodat je weet wat je schrapt als het geld of de tijd tekortschiet.
Hoe ver vooruit moet je een aanwerving plannen?
Reken terug vanaf de startdatum. Het benchmarkrapport van SHRM uit 2026 meldt een mediaan van 39 dagen tussen het openen van een niet-leidinggevende functie en een aanvaarde offerte. Daarna moeten de meeste kandidaten nog opzeggen, wat twee weken tot drie maanden of meer kan duren, afhankelijk van het land en het contract. Dat betekent dat je de meeste vacatures twee tot drie maanden voor je de persoon nodig hebt, moet openen.
Hebben kleine bedrijven een wervingsplan nodig?
Ja, zelfs een kort plan. Zonder plan worden vacatures open gezet als reactie op een crisis, concurreren verschillende zoektochten om dezelfde interviewers in dezelfde maand, en worden budgetbeslissingen één aanwerving per keer genomen. Eén pagina per jaar volstaat voor de meeste teams tot 100 personen.