Snel antwoord: Een aanbiedingsbrief heeft acht dingen nodig: functietitel, bij wie de kandidaat rapporteert, startdatum, werkplek, uren, loon en hoe vaak het wordt uitbetaald, eventuele proeftijd, en een datum om te antwoorden. De meeste sjablonen stoppen daar. Voeg een tweede, kort blok toe over de eerste dag, want hoe laat je moet komen en welke deur je moet nemen is wat de persoon echt bezighoudt.
Hier is het sjabloon, daarna het deel dat bijna niemand opneemt.
Het sjabloon voor een aanbiedingsbrief
Kopieer dit naar je e-mailprogramma en vul de haakjes in.
Onderwerp: Jouw aanbod van [Company]
Hallo [voornaam],
We willen je de functie van [Job title] bij [Company] aanbieden.
DE FUNCTIE
Functietitel: [Titel]
Rapporteert aan: [Naam, functietitel]
Startdatum: [Datum]
Werkplek: [Adres, of remote, of hybride met het aantal dagen op kantoor]
Uren: [40 per week, maandag tot vrijdag, 09:00 tot 17:00]
LOON EN VOORWAARDEN
Salaris: [Bedrag] per [jaar, maand of uur], uitbetaald [maandelijks] op [datum]
Bonus of andere: [Bedrag en hoe het wordt verdiend, of "geen"]
Vakantie: [Dagen per jaar]
Proeftijd: [Duur en opzegtermijn tijdens de proeftijd, of "geen"]
Opzegtermijn: [Na de proeftijd]
OM TE ACCEPTEREN
Antwoord op deze e-mail vóór [datum], dan stuur ik het contract.
Heb je vóór die tijd vragen, bel me dan op [telefoonnummer].
[Jouw naam]
[Jouw functietitel]Dat is het juridische en commerciële deel, en het moet ongeveer zo kort blijven. Lange aanbiedingsbrieven beschermen je niet. Het contract doet dat.
Het deel dat de meeste sjablonen voor aanbiedingsbrieven overslaan
Waar kandidaten zich na het ja-woord zorgen over maken, is niet de opzegtermijn maar de eerste ochtend. Bijna elk sjabloon op internet laat dat volledig weg, zodat de nieuwe medewerker twee weken lang zit te denken hoe laat hij moet komen en of iedereen een pak draagt.
Plak dit onder het aanbod, of stuur het als tweede e-mail zodra ze hebben geaccepteerd.
JE EERSTE DAG, [Datum]
Kom aan om: [Tijd]
Waar: [Volledig adres]
Welke deur: [Hoofdingang aan [straat], niet het hek bij de parkeerplaats]
Wie je opvangt: [Naam] staat vanaf [tijd] aan de receptie
Als je verdwaalt: bel [naam] op [telefoonnummer]
Wat aan te trekken: [Jeans en een T-shirt is hier normaal, niemand draagt een pak]
Meenemen: [Identiteitskaart, bankgegevens, al het andere dat we van je nodig hebben]
Lunch: [Wij betalen het, of hier gaan mensen eten]
Het programma: [Laptop instellen, een rondleiding, lunch met het team.
In week één hoef je niets op te leveren.]Het kost vier minuten om te schrijven, en het haalt in één keer elke kleine onbekende weg. Een nieuwe baan beginnen is al stressvol genoeg. Je hoeft er niet nog een speurtocht naar de juiste ingang bovenop te zetten.
Er is bewijs dat dit deel van het proces het vaakst misgaat. In Enboarder’s 2025 HR Leader Survey was de belangrijkste reden waarom nieuwe medewerkers binnen 90 dagen vertrokken niet-overeenkomende verwachtingen, met 30,3 %. Daarna kwamen culturele match met 19,5 % en de onboardingervaring zelf met 17,4 %. Verwachtingen ontstaan door wat je opschreef. Als je niets noteerde over de echte functie en de echte eerste dag, vult de nieuwe medewerker de leemte in met een gok.
Wat de wet je verplicht op schrift te zetten
De regels verschillen per land, en de aanbiedingsbrief is niet altijd het document dat aan die regels voldoet.
| Waar | Wat is verplicht | Wanneer |
|---|---|---|
| Europese Unie | Schriftelijke informatie over de essentiële aspecten van de functie onder Richtlijn (EU) 2019/1152: werkplek, aard van het werk, loon, werkrooster | Binnen één week na de eerste werkdag |
| Europese Unie | Startsalaris of salarisrange die aan de sollicitant wordt meegedeeld, en geen vragen naar hun huidige loon, onder Richtlijn (EU) 2023/970 | In de vacaturetekst of vóór het eerste sollicitatiegesprek |
| Verenigd Koninkrijk | ”Principal statement of employment particulars” (het hoofdoverzicht van arbeidsvoorwaarden), inclusief loon, uren, vakantie, werkplek en proeftijd | Op de eerste dag van het dienstverband |
| Verenigde Staten | Geen federale eis voor een aanbiedingsbrief. De meeste bevatten at-will-taal en een startdatum | Niet van toepassing |
Twee dingen om te weten. Richtlijn (EU) 2019/1152 geldt sinds augustus 2022, dus de verplichting tot schriftelijke voorwaarden in de Europese Unie is geen nieuws en je doet dat waarschijnlijk al. Richtlijn (EU) 2023/970 is de nieuwe. De lidstaten hadden tot 7 juni 2026 om die om te zetten, en slechts een handvol heeft dat op tijd gehaald. De nationale regels waar jij zit kunnen dus nog maar net van kracht worden. De veilige zet is om de range nu toch al te publiceren.
Als je in meer dan één land aanwerft, onderhoud dan geen universeel sjabloon. Houd er één per land en laat elk één keer door een lokale jurist lezen.
Betekent een betere aanbiedingsbrief dat meer mensen ja zeggen?
Een duidelijkere aanbiedingsbrief helpt marginaal, maar hij beslist het antwoord niet. Ashby’s 2026 Recruiting Operations Benchmarks, gebaseerd op 54 miljoen sollicitaties voor 93.000 vacatures van januari 2021 tot maart 2026, zetten de conversie in de aanbiedingsfase op 81 %. Aanbevolen kandidaten accepteren voor 89 % bij zakelijke functies en 84 % bij technische functies, terwijl zelf opgespoorde kandidaten bij technische functies terugvallen naar 76 %.
Bij Canvider-klanten ligt de acceptatie van aanbiedingen rond 79 %. Dat is normaal. Het is geen bewijs dat de software kandidaten overtuigt, en dat gaan we ook niet doen alsof. Wat dat getal beweegt: een loon dat overeenkomt met wat je adverteerde, een proces dat niet zes weken duurde, en een aanwervende manager die de kandidaat aardig vond. De brief hoeft vooral geen verrassing te introduceren.
De verrassing is het echte risico. Als het salaris in de brief lager is dan de range in de vacature, of de uren zijn anders, of er verschijnt een proeftijd die niemand had genoemd, dan heb je een geaccepteerd aanbod omgezet in een onderhandeling. Lees de brief naast je eigen vacaturetekst voordat je hem verstuurt.
Stuur eerst het mondelinge aanbod
Bel, doe het aanbod hardop en krijg een reactie voordat er iets op papier staat. Op dat gesprek leer je dingen die je nooit uit een e-mailantwoord haalt, zoals of ze nog in een ander proces zitten en welk bedrag ze eigenlijk hoopten te krijgen.
Stuur de brief dan dezelfde dag, terwijl het gesprek nog vers is. Als je hem die dag niet kunt schrijven, stuur dan een e-mail van twee regels die zegt dat het volledige aanbod morgen komt. Stilte na een mondeling aanbod is hoe goede kandidaten de e-mail van het andere bedrijf opnieuw gaan lezen.
Nog een paar gewoonten die de kleine moeite waard zijn:
- Zet een echte datum als antwoorddeadline, niet “binnen een week”
- Noem één persoon als contact en geef een telefoonnummer, geen gedeelde inbox
- Zeg wat er daarna gebeurt, zodat het contract niet als verrassing komt
- Noteer de verzenddatum en de deadline ergens waar je team bij kan, zodat niemand er hoeft naar te vragen
Dat laatste is waar een applicant tracking system (ATS) voor dient. Canvider houdt de aanbiedingsfase op hetzelfde bord als al het andere, zodat de brief, de deadline en het antwoord bij de rest van het kandidaatsdossier staan, en niet in de verzonden map van één persoon. Meer daarover in aanwerving na de aanbiedingsfase automatiseren.
Als je nog moet beslissen wie het aanbod krijgt, behandelt hoe je beslist wie het aanbod krijgt de debriefing. En zodra ze accepteren, pakt de onboarding-checklist voor nieuwe medewerkers het op waar deze brief eindigt.
Als de kandidaat terugkomt met een tegenaanbod van de huidige werkgever, zie wat je doet wanneer een kandidaat een tegenaanbod krijgt.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Hoe schrijf je een eenvoudige aanbiedingsbrief?
Zet er acht dingen in: functietitel, bij wie de kandidaat rapporteert, startdatum, werkplek, uren, loon en hoe vaak het wordt uitbetaald, proeftijd en opzegtermijn, en een datum om te antwoorden. Voeg daarna een kort tweede blok toe over de eerste dag. Twee schermen in totaal zijn voor de meeste kleine bedrijven genoeg.
Is een aanbiedingsbrief juridisch bindend?
Dat hangt af van waar je bent. In de Verenigde Staten is een aanbiedingsbrief meestal geen contract en staat er doorgaans dat de functie 'at will' is. In de Europese Unie vereist Richtlijn (EU) 2019/1152 schriftelijke voorwaarden binnen één week na de eerste werkdag, dus wat je schrijft wordt meestal onderdeel van de deal. Laat een lokale jurist je sjabloon één keer lezen en gebruik het daarna opnieuw.
Hoeveel tijd geef ik een kandidaat om een aanbod te accepteren?
Drie tot vijf werkdagen voor de meeste functies, en noem de datum in plaats van 'een week'. Een deadline die nooit wordt afgedwongen leert kandidaten dat je data los zijn. Als ze om meer tijd vragen omdat een ander proces afloopt, geef die tijd dan en zet de nieuwe datum op schrift.
Moet ik het salaris in de vacature zetten?
In de Europese Unie wel, of in elk geval vóór het eerste sollicitatiegesprek. Richtlijn (EU) 2023/970 verplicht werkgevers om sollicitanten het startsalaris of de salarisrange te melden in de vacaturetekst of vóór het eerste gesprek, en verbiedt het om naar hun huidige loon te vragen. Lidstaten hadden tot 7 juni 2026 om het in nationaal recht om te zetten, en verschillende lopen nog achter.