Kurz gesagt: Eine ATS-Migration (Bewerbermanagementsystem) scheitert an Daten und offenen Stellen, nicht am Logo. Ein CSV-Export ist keine Migration. Rechnen Sie damit, Stellen neu anzulegen, Phasen umzuordnen und laufende Lebensläufe als PDF-Dateien zu übertragen. Betreiben Sie beide Systeme etwa zwei Wochen parallel, mit einem Rückfallpunkt. Schalten Sie nicht am Freitag um und hoffen einfach, dass es klappt.
Ich sehe jeden Monat dieselbe Falle. Ein Gründer exportiert eine Tabelle, kündigt den alten Zugang und stellt dann fest, dass die Lebensläufe nie mitgekommen sind. Der Wechsel ist gescheitert, weil niemand geplant hat, was kaputtgehen kann.
Warum scheitert die ATS-Migration an Daten und offenen Stellen?
Weil das Logo der einfache Teil ist. Der schwierige Teil sind die verknüpften Daten und die laufenden Recruiting-Vorgänge.
Ihr altes System verknüpft Personen mit Bewerbungen, Phasen, Dateien, Notizen und Interviews. Eine flache CSV-Datei löst diese Verknüpfungen auf. Eltern- und Kindzeilen passen nicht mehr zusammen. Der Phasenverlauf wird zu einer einzigen Spalte. Bewertungsbögen und E-Mail-Verläufe verschwinden oft. Anbieter, die Ihnen temporäre Anhang-URLs mitgeben, machen es noch schlimmer: Greenhouse dokumentiert signierte Lebenslauf-URLs, die nach etwa sieben Tagen ablaufen. Wer den Link statt der Datei speichert, verliert den Lebenslauf deshalb häufig.
Offene Stellen scheitern auf die andere Art. Pipelines, Screening-Fragen, E-Mail-Vorlagen und Job-Board-Verbindungen sind Konfiguration, keine Exportzeilen. Sie müssen neu aufgebaut werden. Wer so tut, als gäbe es eine Komplettmigration mit einem Klick, glaubt an eine Umstellung in einer Woche, die es so nicht gibt.
Lehnen Sie „Exportieren und hoffen“ klar ab. Hoffnung ist keine Checkliste.
Was bricht bei einem typischen ATS-Export?
Fast jedes ATS liefert eine CSV-Datei. Was darin steht, ist enger, als die meisten erwarten.
Meist unproblematisch:
- Name, E-Mail und Telefonnummer der Bewerber
- Beworbene Stelle und Bewerbungsdatum
- Aktuelle Phase
- Tags und einfache benutzerdefinierte Felder
Meist ein Problem:
- Lebenslauf- und Portfoliodateien. Oft ein separater Massenexport, manchmal nur über ein Support-Ticket. Fragen Sie danach zuerst.
- E-Mail-Verläufe. Korrespondenz im alten ATS wandert in der Regel nicht mit. Bewahren Sie sie in Ihrem E-Mail-System auf, wenn sie wichtig ist.
- Interviewbewertungen und Feedback. Lassen sich selten Feld für Feld zwischen Produkten zuordnen.
- Phasenverlauf und Zeitstempel. Sie behalten vielleicht die aktuelle Phase, verlieren aber den Weg dorthin.
- Notizen. Oft ein zusammengeführter Textblock pro Bewerber statt datierter Einträge.
- Einwilligungen und Screening-Antworten. Formularantworten und die Einwilligung für künftige Stellen gehen bei einer reinen Dateiübergabe meist verloren.
Stellen Sie Ihrem aktuellen Anbieter zwei Fragen schriftlich, bevor Sie irgendwo anders unterschreiben: Kann ich Lebenslaufdateien gesammelt als echte Dateien exportieren, und welche Felder enthält der Bewerberexport?
Sollten Sie die gesamte Bewerberhistorie migrieren?
Meist nicht.
Die meisten alten Datensätze sind veraltete Kontaktdaten zu Stellen, die Sie nicht noch einmal ausschreiben. Nach der DSGVO brauchen Sie außerdem eine Rechtsgrundlage und eine Aufbewahrungsfrist. Den Zeitrahmen finden Sie in unserem Leitfaden zur Aufbewahrung nach DSGVO. Das ist keine Rechtsberatung.
Übertragen Sie drei Dinge:
- Aktive Pipelines. Alle, die gerade in einem laufenden Prozess sind. Unverzichtbar.
- Ernsthafte Zweitplatzierte. Menschen, die Sie heute anrufen würden. Oft weniger als fünfzig.
- Die Einstellungen der letzten 12 Monate. Nützlich für die Kontinuität im Reporting und für Empfehlungen.
Alles andere geht in eine datierte CSV-Datei plus ein Lebenslaufarchiv in Ihrem eigenen Speicher.
Was kann Canvider heute übernehmen?
Seien wir klar, was das Produkt kann. Genau hier versprechen Anbieter oft zu viel.
Canvider kann übernehmen:
- Bulk Upload CVs: nur PDF, auf eine Stelle. Die Bewertung ist ein separater Schritt.
- Add Candidate Manually: eine Person nach der anderen mit E-Mail, Telefon und Lebenslauf.
- Refresh Applicants: Bewerbungen per E-Mail über PostJobFree sowie LinkedIn-Bewerber für Stellen, die über die LinkedIn-Integration von Canvider veröffentlicht wurden.
Canvider kann nicht übernehmen:
- Eine CSV- oder ATS-Export-Importfunktion für Stellen, Pipeline-Verläufe oder Notizen aus Greenhouse, Lever oder ähnlichen Tools
- Bulk-Uploads, die kein PDF sind (Word- und Bilddateien werden abgelehnt)
- Eine automatische Umordnung alter Phasen, Bewertungsbögen oder E-Mail-Verläufe
- Eine Komplettmigration mit einem Klick für fünf Jahre Historie
Planen Sie also, offene Stellen neu anzulegen, Phasen von Hand umzuordnen und zu akzeptieren, dass Screening-Antworten bei Bulk-Uploads und manuell hinzugefügten Bewerbern fehlen, die Einwilligung für den TalentPool bei manuell hinzugefügten Bewerbern fehlt und Notizen nicht importiert werden. Verbinden Sie Google- oder Microsoft-Mail, LinkedIn, Portale, Karriereseite oder Workloupe sowie My Brand erneut.
Wenn für ein neues Konto die Reihenfolge der Einrichtung wichtiger ist als die Umstellung, führt Sie der Implementierungsleitfaden für die ersten 48 Stunden durch den ersten Tag.
ATS-Migrations-Checkliste: Zwei-Wochen-Praxisplan
Das ist ein Praxisplan für ein kleines Team, keine Service-Level-Vereinbarung und kein Versprechen einer Umstellung ohne Ausfallzeit. Lassen Sie das alte ATS für neue Bewerbungen aktiv, bis die Rückfallprüfungen bestanden sind.
Rückfallpunkt (am Tag 0 notieren): Wenn die Stichproben an Tag 14 fehlschlagen (fehlende Lebensläufe, falsche Bewerbungs-URLs auf den Job-Boards, Hiring Manager können kein Feedback hinterlassen), senden Sie keine neuen Bewerbungen mehr an Canvider. Behalten Sie das alte System als aktives Bewerbungsziel, bis diese drei Punkte behoben sind. Kündigen Sie den alten Vertrag erst, wenn der Rückfallpunkt geklärt ist.
Woche 1: Einrichtung, neu anlegen, PDF-Bulk-Upload
| Tag | Das tun Sie | Erledigt, wenn |
|---|---|---|
| 1 | Anmelden, Unternehmensprofil, Karriereseite | Karriere-URL öffnet sich |
| 2 | My Brand, E-Mail-Vorlagengerüst, echte Pipeline-Phasen | Phasen entsprechen Ihrer Art einzustellen |
| 3 bis 4 | Jede offene Stelle neu anlegen; CriteriaMatch-Muss-Kriterien; Beschreibungsvorlagen | Jede laufende Stelle existiert mit gleichem Titel und Standort |
| 5 | LinkedIn und E-Mail verbinden, wenn Ihr Tarif es erlaubt; Portale neu verbinden | Verbindungen funktionieren, oder die geführte manuelle LinkedIn-Veröffentlichung ist bereit |
| 6 bis 7 | PDF-Lebensläufe per Bulk Upload den richtigen Stellen zuordnen; Einzelfälle mit Add Candidate Manually; bewerten oder analysieren | Zehn Stichproben: Name, E-Mail, PDF, Phase |
Importieren Sie in der ersten Woche keine alte Historie. Nur aktive Pipelines.
Bauen Sie die Screening-Kriterien neu auf, bevor Sie das System fluten. In Canvider sind das CriteriaMatch, bis zu fünf harte Kriterien pro Stelle. Vage alte Phasen in einen neuen Zugang zu kopieren, bringt nichts. Wahrscheinlich war es das Problem, dass Manager nicht mehr ins System schauen, das den Wechsel ausgelöst hat.
Woche 2: Job-Boards, Gewohnheit für Refresh Applicants, alte Bewerbungen schließen
| Tag | Das tun Sie | Erledigt, wenn |
|---|---|---|
| 8 bis 9 | Stellen auf Job-Boards mit der Canvider-Bewerbungs-URL veröffentlichen (LinkedIn: Bewerber auf einer externen Website verwalten) | Jeder öffentliche Bewerben-Button führt zu Canvider |
| 10 | Refresh Applicants täglich für PostJobFree und integrierte LinkedIn-Bewerber ausführen | Das Team kennt den Button und prüft einmal am Tag |
| 11 | Hiring Manager einladen; eine laufende Stelle für Feedback | Mindestens ein Hiring Manager hat Feedback hinterlassen, ohne dass nachgefasst werden musste |
| 12 | Vorlagen für Absagen und Interview-E-Mails fertigstellen | Vorlagen werden aus dem verbundenen Postfach gesendet |
| 13 bis 14 | Neue Bewerbungen nur noch an Canvider; altes ATS nur noch zum Lesen für Archive | Altes System nimmt keine neuen Bewerbungen an; Rückfallprüfungen bestanden |
Für Details zur LinkedIn-Veröffentlichung siehe wie Sie eine Stelle über Ihr ATS auf LinkedIn veröffentlichen. Die entscheidende Einstellung ist nach wie vor die externe Bewerbungs-URL, nicht das Veröffentlichen „auf LinkedIn“.
Archivieren Sie dann das alte System und zahlen Sie zum Ende der Laufzeit nicht mehr. Das Archiv bleibt in Ihrer Hand.
Was sollten Sie am 15. Tag prüfen?
- Ist jeder aktive Bewerber mit einem Lebenslauf angekommen? Prüfen Sie zehn Datensätze, nicht nur einen.
- Haben Hiring Manager Feedback hinterlassen, ohne nachgefasst werden zu müssen? Genau deswegen haben Sie meist gewechselt.
- Können Sie noch begründen, warum Sie letztes Quartal jemanden abgelehnt haben? Falls nicht, hat Ihre Entscheidungshistorie die Umstellung nicht überstanden.
Wenn eine Antwort Nein lautet, nutzen Sie den Rückfallpunkt. Schließen Sie die Lücke. Tun Sie nicht so, als wäre die Umstellung abgeschlossen.
Umstieg auf Canvider ohne Wunschdenken
Simple ist kostenlos, ohne Kreditkarte, mit zwei Stellenausschreibungen pro Jahr und einem Nutzer. Das reicht, um die erste Woche mit einer echten Stelle zu fahren. Pro kostet 80 € im Monat für bis zu 10 Stellenausschreibungen pro Monat und 5 Nutzer. Der TalentPool ist für Menschen gedacht, die künftigen Angeboten zugestimmt haben, nicht als Ablage für jede manuell hinzugefügte Person.
Wir versprechen keine Komplettmigration mit einem Klick, keine Ausfallfreiheit, keine automatische rechtliche Aufbewahrung und keine Bulk-Uploads ohne PDF. Wir versprechen einen klaren Weg: Stellen neu anlegen, die aktiven Personen per PDF-Bulk-Upload übernehmen, anbinden, was Sie brauchen, und zwei Wochen parallel laufen lassen.
Sie sind noch unentschlossen? Starten Sie mit dem besten ATS für Kleinunternehmen 2026 oder vergleichen Sie mit Greenhouse für SMB-Teams.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine ATS-Migrations-Checkliste?
Eine kurze Liste, was kaputtgeht, was Sie von Hand neu anlegen, und ein Tag-für-Tag-Parallelbetrieb mit einem Rückfallpunkt. Es ist kein Import mit einem Klick. Planen Sie Lebenslaufdateien, offene Stellen, Pipeline-Phasen, Notizen und Integrationen, bevor Sie den alten Vertrag kündigen.
Verliere ich Bewerberdaten, wenn ich das ATS wechsle?
Ein Teil ja, und Sie sollten planen, welcher Teil. Name, E-Mail, Rolle, Phase und Bewerbungsdatum lassen sich meist in eine CSV-Datei exportieren. Lebenslaufdateien, E-Mail-Verläufe, Interviewbewertungen, Phasenverlauf und datierte Notizen überstehen die Umstellung meist nicht vollständig. Entscheiden Sie vorher, was Sie brauchen.
Kann Canvider meinen Greenhouse- oder Lever-Export importieren?
Nein. Canvider bietet keinen CSV- oder ATS-Export-Importer für Stellen, Pipeline-Verläufe oder Notizen aus Greenhouse, Lever oder ähnlichen Tools. Sie legen offene Stellen neu an, ordnen die Phasen zu und laden dann Lebensläufe als PDF per Bulk Upload auf jede Stelle hoch oder fügen Einzelfälle mit Add Candidate Manually hinzu.
Wie lange dauert eine ATS-Migration für ein kleines Team?
Für ein Team mit etwa 10 bis 300 Personen ist zwei Wochen ein realistischer Praxisplan, wenn Sie altes und neues System parallel laufen lassen. Es ist keine Service-Level-Vereinbarung. Woche eins ist Einrichtung, Stellen neu anlegen und PDF-Bulk-Upload. Woche zwei sind Job-Boards, Refresh Applicants, Hiring Manager und das Schließen des alten Systems für neue Bewerbungen.