Snabbt svar: En ATS-migrering (applicant tracking system) misslyckas med data och öppna jobb, inte med logotypen. CSV-export är ingen migrering. Räkna med att återskapa jobb, mappa om steg och flytta levande CV:n som PDF-filer. Kör båda systemen i ungefär två veckor med en återställningsgräns. Byt inte över på en fredag och hoppas på det bästa.
Jag ser samma fälla varje månad. En grundare exporterar ett kalkylblad, säger upp den gamla licensen och upptäcker att CV:na aldrig kom med. Bytet misslyckades för att ingen planerade vad som skulle gå sönder.
Varför misslyckas ATS-migrering med data och öppna jobb?
För att logotypen är den enkla delen. Den svåra delen är relationsdata och pågående rekryteringsarbete.
Ditt gamla ATS håller personer kopplade till ansökningar, steg, filer, anteckningar och intervjuer. En platt CSV plattar till det. Över- och underordnade rader slutar matcha. Stegshistoriken blir en enda kolumn. Bedömningsmallar och trådar försvinner ofta. Leverantörer som ger dig tillfälliga bilagelänkar gör det värre: Greenhouse har dokumenterat signerade CV-länkar som går ut efter cirka sju dagar, så att spara länken i stället för filen är ett vanligt sätt att förlora CV:t.
Öppna jobb misslyckas på andra sättet. Pipelines, screeningfrågor, e-postmallar och jobbportalskopplingar är konfiguration, inte exportrader. Du bygger upp dem igen. Om du låtsas att en fullständig migrering med ett klick finns köper du en veckolång fantasi om bytet.
Säg ifrån kraftigt mot ”exportera och hoppas”. Hopp är ingen checklista.
Vad går sönder i en typisk ATS-export?
Nästan alla ATS ger dig en CSV. Det den innehåller är smalare än folk tror.
Brukar fungera:
- Kandidatens namn, e-post, telefon
- Roll som sökts och ansökningsdatum
- Aktuellt steg
- Taggar och enkla anpassade fält
Brukar vara ett problem:
- CV- och portföljfiler. Ofta en separat bulkexport, ibland ett supportärende. Fråga om detta först.
- E-posttrådar. Korrespondens inuti det gamla ATS:et flyttas i allmänhet inte. Behåll den i ditt riktiga e-postsystem om den är viktig.
- Bedömningsmallar och feedback för intervjuer. Mappas sällan fält för fält mellan produkter.
- Stegshistorik och tidsstämplar. Du kan behålla det aktuella steget men förlora vägen dit.
- Anteckningar. Ofta en sammanslagen textbit per kandidat i stället för daterade poster.
- Samtycke och screeningsvar. Svar på formulär och samtycke till framtida möjligheter följer vanligtvis inte med när en fil släpps över.
Ställ två frågor skriftligen till din nuvarande leverantör innan du skriver under någon annanstans: kan jag exportera CV-filer i bulk som riktiga filer, och vilka fält ingår i kandidatexporten?
Ska du migrera hela din kandidathistorik?
Oftast inte.
De flesta historiska poster är inaktuella kontaktuppgifter för roller du inte kommer att köra igen. Enligt GDPR och RODO behöver du också en rättslig grund och en lagringstid. Se vår guide om lagringstid enligt GDPR och RODO för tidsfristerna, inte juridisk rådgivning.
Migrera tre saker:
- Aktiva pipelines. Alla som just nu befinner sig i en pågående process. Inget förhandlingsbart.
- Verkliga tvåa-kandidater. Personer du skulle ringa idag. Ofta färre än femtio.
- De senaste 12 månaderna av anställningar. Användbart för kontinuitet i rapporteringen och för rekommendationer.
Allt annat går till en daterad CSV-fil plus ett CV-arkiv i din egen lagring.
Vad kan Canvider ta emot idag?
Var tydlig med produkten. Det är här leverantörer lovar för mycket.
Canvider kan ta emot:
- Bulk Upload CVs: endast PDF, till ett jobb. Poängsättning är ett separat steg.
- Add Candidate Manually: en person i taget med e-post, telefon och CV.
- Refresh Applicants: e-postansökningar från PostJobFree plus LinkedIn-sökande för jobb som publicerats via Canviders LinkedIn-integration.
Canvider kan inte ta emot:
- En CSV- eller ATS-exportimporterare för jobb, pipelinehistorik eller anteckningar från Greenhouse, Lever eller liknande verktyg
- Bulkuppladdningar av annat än PDF (Word och bilder avvisas)
- Automatisk omkartläggning av gamla steg, bedömningsmallar eller e-posttrådar
- En fullständig migrering med ett klick av fem års historik
Planera därför att återskapa öppna jobb, mappa om steg för hand, och acceptera att screeningsvar saknas vid bulk- och manuella tillägg, samtycke till Talent Pool saknas vid manuella tillägg, och anteckningar importeras inte. Koppla åter Google- eller Microsoft-mejl, LinkedIn, jobbportaler, karriärsidor eller Workloupe, och My Brand.
Om installationsordningen för ett nytt konto är viktigare än flytten, går 48-timmarsguiden för implementering igenom första dagen.
Checklista för ATS-migrering: tvåveckors övningsplan
Det här är en övningsplan för ett litet team, inte ett serviceavtal och inget löfte om noll driftstopp. Håll det gamla ATS:et igång för nya ansökningar tills återställningskontrollerna är godkända.
Återställningsgräns (skriv ner den på dag 0): Om stickprov på dag 14 misslyckas (saknade CV:n, felaktiga ansöknings-URL:er på jobbportaler, rekryteringsansvariga kan inte lämna feedback), sluta skicka nya ansökningar till Canvider. Behåll det gamla systemet som den aktiva ansökningsdestinationen tills dessa tre punkter är åtgärdade. Säg inte upp det gamla avtalet förrän återställningsgränsen är klar.
Vecka 1: installation, återskapa, PDF-bulk
| Dag | Gör det här | Klart när |
|---|---|---|
| 1 | Registrera dig, företagsprofil, karriärsida | Karriär-URL:en öppnas |
| 2 | My Brand, skelett för e-postmall, riktiga pipelinesteg | Stegen matchar hur du rekryterar |
| 3 till 4 | Återskapa varje öppet jobb; CriteriaMatch-krav; mallar för beskrivningar | Varje aktiv roll finns med samma titel och plats |
| 5 | Koppla LinkedIn och mejl om din nivå stödjer det; koppla åter portaler | Anslutningarna fungerar, eller guidad manuell LinkedIn är redo |
| 6 till 7 | Bulk Upload PDF-CV:n till rätt jobb; Add Candidate Manually för udda fall; poängsätt eller analysera | Tio stickprov: namn, e-post, PDF, steg |
Importera inte gammal historik i vecka ett. Endast aktiva pipelines.
Bygg upp screeningkriterierna igen innan du översvämmar systemet. I Canvider är det CriteriaMatch, upp till fem hårda kriterier per jobb. Att kopiera vaga gamla steg till en ny inloggning löser ingenting. Det var troligen chefer som slutade logga in som fick dig att byta.
Vecka 2: jobbportaler, vana med Refresh, stäng gamla ansökningar
| Dag | Gör det här | Klart när |
|---|---|---|
| 8 till 9 | Publicera på jobbportaler med Canvider-ansöknings-URL:en (LinkedIn: hantera sökande på en extern webbplats) | Varje publik ansökningsknapp hamnar i Canvider |
| 10 | Uppdatera sökande dagligen för PostJobFree och integrerad LinkedIn | Teamet känner till knappen och kontrollerar en gång om dagen |
| 11 | Bjud in rekryteringsansvariga; en levande roll för feedback | Minst en rekryteringsansvarig har lämnat en kommentar utan att behöva påminnas |
| 12 | Färdigställ mallar för avslag och intervjumejl | Mallarna skickas från den kopplade inkorgen |
| 13 till 14 | Nya ansökningar endast till Canvider; gamla ATS endast läsbart för arkiv | Gamla systemet tar inte emot nya ansökningar; återställningskontrollerna är godkända |
För detaljer om LinkedIn-publicering, se hur du publicerar ett jobb på LinkedIn från ditt ATS. Den avgörande inställningen är fortfarande extern ansöknings-URL, inte ”på LinkedIn”.
Arkivera sedan det gamla systemet och sluta betala när avtalsperioden tar slut. Kall lagring förblir din.
Vad ska du kontrollera på dag 15?
- Kom varje aktiv kandidat in med ett CV bifogat? Kontrollera tio poster, inte en.
- Lämnade rekryteringsansvariga feedback utan att behöva jagas? Det är oftast därför du bytte.
- Kan du fortfarande svara på varför du avslog någon förra kvartalet? Om inte har din beslutshistorik inte överlevt.
Om något svar är nej, använd återställningsgränsen. Åtgärda luckan. Låtsas inte att övergången är klar.
Byt till Canvider utan fantasin
Simple är gratis, utan kreditkort, med två annonser per år och en användare. Tillräckligt för att köra vecka ett på en riktig roll. Pro kostar €80/månad för upp till 10 annonser per månad och 5 användare. TalentPool är till för personer som samtyckt till framtida möjligheter, inte en dump av varje manuellt tillägg.
Vi lovar inte en fullständig migrering med ett klick, noll driftstopp, automatisk juridisk lagring eller bulk av annat än PDF. Vi lovar en tydlig väg: återskapa jobb, PDF-bulk för de levande kandidaterna, koppla åter det du behöver, och kör parallellt i två veckor.
Väljer du fortfarande? Börja med det bästa ATS för små företag 2026, eller jämför med Greenhouse för team i små och medelstora företag.
Vanliga frågor
Vad är en checklista för ATS-migrering?
En kort lista över vad som kommer att gå sönder, vad du återskapar för hand och en dag-för-dag-parallellkörning med en återställningsgräns. Det är ingen import med ett klick. Planera för CV-filer, öppna jobb, pipelinesteg, anteckningar och integrationer innan du säger upp det gamla avtalet.
Förlorar jag kandidatdata om jag byter ATS?
Du kommer att förlora en del, och du bör planera för vilken del. Namn, e-post, roll, steg och ansökningsdatum brukar gå att exportera till CSV. CV-filer, e-posttrådar, bedömningsmallar för intervjuer, stegshistorik och daterade anteckningar brukar inte överleva intakta. Bestäm vad du behöver innan du börjar.
Kan Canvider importera min Greenhouse- eller Lever-export?
Nej. Canvider erbjuder ingen CSV- eller ATS-exportimporterare för jobb, pipelinehistorik eller anteckningar från Greenhouse, Lever eller liknande verktyg. Du återskapar öppna jobb, mappar om steg och laddar sedan upp CV:n som PDF i bulk till varje jobb med Bulk Upload CVs, eller lägger till enskilda personer med Add Candidate Manually.
Hur lång tid tar en ATS-migrering för ett litet team?
För ett team med cirka 10 till 300 personer är två veckor en realistisk övningsplan om du kör gammalt och nytt parallellt. Det är inget serviceavtal. Vecka ett är installation, återskapa jobb och PDF-bulk. Vecka två är jobbportaler, Refresh Applicants, rekryteringsansvariga och att stänga det gamla systemet för nya ansökningar.