Kort antwoord: Een ATS-migratie (applicant tracking system) faalt op data en openstaande vacatures, niet op het logo. Een CSV-export is geen migratie. Reken erop vacatures opnieuw aan te maken, pipelinefasen opnieuw toe te wijzen en live cv’s als pdf-bestanden te verplaatsen. Laat beide systemen ongeveer twee weken naast elkaar draaien met een terugvalregel. Schakel niet op vrijdag over en hoop op het beste.
Ik zie elke maand dezelfde valkuil. Een oprichter exporteert een spreadsheet, zegt de oude licentie op en ontdekt dat de cv’s nooit zijn overgekomen. De overstap mislukte omdat niemand had gepland wat zou breken.
Waarom faalt een ATS-migratie op data en openstaande vacatures?
Omdat het logo het makkelijke deel is. Het moeilijke deel is de relationele data en het lopende wervingswerk.
Je oude ATS bewaart mensen die gekoppeld zijn aan sollicitaties, fasen, bestanden, notities en interviews. Een platte CSV maakt daar één vlak bestand van. Ouder- en kinderrijen passen niet meer op elkaar. Fasegeschiedenis wordt één kolom. Scorecards en threads verdwijnen vaak. Leveranciers die je tijdelijke bijlage-URL’s meegeven maken het erger: Greenhouse heeft gedocumenteerd dat ondertekende cv-URL’s na ongeveer zeven dagen verlopen, dus de link opslaan in plaats van het bestand is een veelvoorkomende manier om het cv kwijt te raken.
Openstaande vacatures falen op een andere manier. Pipelines, screeningsvragen, e-mailsjablonen en boardverbindingen zijn configuratie, geen exportrijen. Die bouw je opnieuw op. Als je doet alsof er een volledige migratie met één klik bestaat, koop je een fantasie van een omschakeling van een week.
Verzet je krachtig tegen “exporteren en hopen”. Hopen is geen checklist.
Wat breekt er in een typische ATS-export?
Bijna elke ATS levert een CSV. Wat erin zit, is beperkter dan mensen verwachten.
Meestal in orde:
- Naam, e-mail, telefoonnummer van de kandidaat
- Functie waarvoor gesolliciteerd werd en sollicitatiedatum
- Huidige fase
- Tags en eenvoudige aangepaste velden
Meestal een probleem:
- Cv- en portfoliobestanden. Vaak een aparte bulkexport, soms een supportticket. Vraag hier eerst naar.
- E-mailthreads. Correspondentie binnen de oude ATS verhuist over het algemeen niet. Bewaar die in je echte mailsysteem als het belangrijk is.
- Interviewscorecards en feedback. Die mappen zelden veld voor veld tussen producten.
- Fasegeschiedenis en tijdstempels. Je houdt misschien de huidige fase, maar verliest het traject dat ernaartoe leidde.
- Notities. Vaak één samengevoegde tekstblob per kandidaat in plaats van gedateerde items.
- Toestemming en screeningsantwoorden. Formulierantwoorden en toestemming voor toekomstige vacatures reizen meestal niet mee met een bestandsoverdracht.
Stel je huidige leverancier twee vragen schriftelijk voordat je ergens anders tekent: kan ik cv-bestanden in bulk als echte bestanden exporteren, en welke velden zitten er in de kandidaatexport?
Moet je je volledige kandidaatgeschiedenis migreren?
Meestal niet.
De meeste historische gegevens zijn verouderde contactgegevens bij functies die je niet opnieuw gaat openstellen. Onder de GDPR en RODO heb je ook een rechtsgrond en een bewaartermijn nodig. Zie onze GDPR- en RODO-bewaarhandleiding voor de termijnen, geen juridisch advies.
Migreer drie zaken:
- Actieve pipelines. Iedereen die nu in een lopend proces zit. Niet onderhandelbaar.
- Echte reservekandidaten. Mensen die je vandaag nog zou bellen. Vaak minder dan vijftig.
- De laatste 12 maanden aan aanwervingen. Nuttig voor de continuïteit van de rapportering en voor referrals.
Al het andere gaat naar een gedateerde CSV plus een cv-archief in je eigen opslag.
Wat kan Canvider vandaag opnemen?
Wees duidelijk over het product. Hier beloven leveranciers vaak te veel.
Canvider kan opnemen:
- Bulk Upload CVs: enkel pdf, naar een vacature. Scoren is een aparte stap.
- Add Candidate Manually: één persoon per keer, met e-mail, telefoon en cv.
- Refresh Applicants: sollicitaties per e-mail via PostJobFree, plus LinkedIn-sollicitanten voor vacatures die zijn gepubliceerd via de LinkedIn-integratie van Canvider.
Canvider kan niet opnemen:
- Een CSV- of ATS-exportimporteur voor vacatures, pipelinegeschiedenis of notities van Greenhouse, Lever of gelijkaardige tools
- Bulkuploads die geen pdf zijn (Word en afbeeldingen worden geweigerd)
- Automatische hertoewijzing van oude fasen, scorecards of e-mailthreads
- Een volledige migratie met één klik van vijf jaar geschiedenis
Plan dus om openstaande vacatures opnieuw aan te maken, fasen met de hand opnieuw toe te wijzen, en te accepteren dat screeningsantwoorden ontbreken voor bulk- en handmatige toevoegingen, dat toestemming voor de Talent Pool ontbreekt bij handmatige toevoegingen, en dat notities niet worden geïmporteerd. Verbind Google- of Microsoft-mail, LinkedIn, portalen, careers of Workloupe opnieuw, en My Brand.
Als de volgorde van de installatie voor een nieuw account belangrijker is dan de overstap zelf, dan loopt de implementatiegids van 48 uur je door de eerste dag.
ATS-migratiechecklist: oefenplan van twee weken
Dit is een oefenplan voor een klein team, geen service level agreement en geen belofte van nul downtime. Laat de oude ATS live voor nieuwe sollicitaties tot de terugvalcontroles slagen.
Terugvalregel (schrijf dit op dag 0): Als de steekproeven op dag 14 falen (ontbrekende cv’s, verkeerde apply-URL’s op boards, hiring managers kunnen geen feedback achterlaten), stop dan met het sturen van nieuwe sollicitaties naar Canvider. Houd het oude systeem als live sollicitatiebestemming tot die drie punten zijn opgelost. Zeg het oude contract niet op zolang de terugvalregel niet vrij is.
Week 1: instellen, opnieuw aanmaken, pdf-bulk
| Dag | Doe dit | Klaar wanneer |
|---|---|---|
| 1 | Aanmelden, bedrijfsprofiel, careers-pagina | Careers-URL opent |
| 2 | My Brand, skelet van e-mailsjablonen, echte pipelinefasen | Fasen komen overeen met hoe je aanwerft |
| 3 tot 4 | Elke openstaande vacature opnieuw aanmaken; CriteriaMatch-must-haves; sjablonen voor vacatureteksten | Elke live functie bestaat met dezelfde titel en locatie |
| 5 | LinkedIn en mail verbinden als je abonnement dat ondersteunt; portalen opnieuw verbinden | Verbindingen werken, of de handmatige LinkedIn-begeleiding is klaar |
| 6 tot 7 | Bulk Upload pdf-cv’s naar de juiste vacatures; Add Candidate Manually voor de rare gevallen; scoren of analyseren | Tien steekproeven: naam, e-mail, pdf, fase |
Migreer geen oude historiek in week één. Enkel actieve pipelines.
Herbouw de screeningscriteria voordat je het systeem overspoelt. In Canvider gaat het om CriteriaMatch, tot vijf harde criteria per vacature. Oude vage fasen in een nieuw account kopiëren, lost niets op. Waarschijnlijk was het het feit dat managers stopten met inloggen wat je deed overstappen.
Week 2: boards, Refresh-routine, oude sollicitaties sluiten
| Dag | Doe dit | Klaar wanneer |
|---|---|---|
| 8 tot 9 | Plaats op boards met de Canvider-apply-URL (LinkedIn: beheer sollicitanten op een externe website) | Elke openbare sollicitatieknop komt in Canvider terecht |
| 10 | Klik dagelijks op Refresh Applicants voor PostJobFree en de geïntegreerde LinkedIn | Team kent de knop en kijkt één keer per dag |
| 11 | Nodig hiring managers uit; één live functie voor feedback | Minstens één HM liet een opmerking achter zonder dat hij moest worden nagebeld |
| 12 | Sjablonen voor afwijzings- en interview-e-mails afwerken | Sjablonen worden verzonden vanuit de verbonden mailbox |
| 13 tot 14 | Nieuwe sollicitaties enkel naar Canvider; oude ATS alleen-lezen voor archieven | Oud systeem neemt geen nieuwe sollicitaties meer aan; terugvalcontroles slagen |
Voor details over LinkedIn-vacatures, zie hoe je een vacature op LinkedIn plaatst vanuit je ATS. De cruciale instelling blijft de externe apply-URL, niet “op LinkedIn”.
Archiveer daarna het oude systeem en stop met betalen aan het einde van de looptijd. Koude opslag blijft van jou.
Wat moet je controleren op dag 15?
- Is elke actieve kandidaat aangekomen met een cv in de bijlage? Controleer tien records, niet één.
- Hebben hiring managers feedback gegeven zonder dat ze moesten worden nagebeld? Dat is meestal waarom je wilde overstappen.
- Kun je nog uitleggen waarom je iemand vorig kwartaal hebt afgewezen? Zo niet, dan heeft je beslissingsgeschiedenis de overstap niet overleefd.
Als een antwoord nee is, gebruik dan de terugvalregel. Los de lacune op. Doe niet alsof de omschakeling klaar is.
Overstappen naar Canvider zonder de fantasie
Simple is gratis, zonder creditcard, met twee vacatures per jaar en één gebruiker. Dat is genoeg om week één uit te voeren met een echte functie. Pro kost €80 per maand voor maximaal 10 vacatures per maand en 5 gebruikers. TalentPool is bedoeld voor mensen die toestemming hebben gegeven voor toekomstige vacatures, niet voor een dump van elke handmatige toevoeging.
We beloven geen migratie met één klik, geen nul downtime, geen automatische wettelijke bewaring en geen niet-pdf-bulkuploads. We beloven een duidelijk pad: vacatures opnieuw aanmaken, de actieve mensen in pdf-bulk uploaden, verbind opnieuw wat je nodig hebt, en twee weken parallel draaien.
Nog aan het kiezen? Begin met de beste ATS voor kleine bedrijven in 2026, of vergelijk met Greenhouse voor kmo-teams.
Veelgestelde vragen
Wat is een ATS-migratiechecklist?
Een korte lijst van wat zal breken, wat je met de hand opnieuw aanmaakt, en een dag-voor-dag parallelle werking met een terugvalregel. Het is geen import met één klik. Plan voor cv-bestanden, openstaande vacatures, pipelinefasen, notities en integraties voordat je het oude contract opzegt.
Verlies ik kandidaatgegevens als ik van ATS wissel?
Je verliest een deel ervan, en je moet vooraf bepalen welk deel. Naam, e-mail, functie, fase en sollicitatiedatum worden meestal wel naar CSV geëxporteerd. Cv-bestanden, e-mailthreads, interviewscorecards, fasegeschiedenis en gedateerde notities blijven meestal niet intact behouden. Bepaal wat je nodig hebt voordat je begint.
Kan Canvider mijn Greenhouse- of Lever-export importeren?
Nee. Canvider biedt geen CSV- of ATS-exportimporteur voor vacatures, pipelinegeschiedenis of notities van Greenhouse, Lever of gelijkaardige tools. Je maakt openstaande vacatures opnieuw aan, wijst de fasen opnieuw toe, en uploadt daarna cv's als pdf in bulk naar elke vacature, of gebruikt Add Candidate Manually voor losse gevallen.
Hoe lang duurt een ATS-migratie voor een klein team?
Voor een team van ongeveer 10 tot 300 mensen is twee weken een realistisch oefenplan als je oud en nieuw parallel laat draaien. Het is geen service level agreement. Week één is instellen, vacatures opnieuw aanmaken en pdf-bulkupload. Week twee zijn boards, Refresh Applicants, hiring managers en het oude systeem sluiten voor nieuwe sollicitaties.