Respuesta rápida: La migración de un ATS (sistema de seguimiento de candidatos) falla en los datos y en las ofertas abiertas, no en el logotipo. Una exportación CSV no es una migración. Prepárate para recrear ofertas, reasignar fases y mover los currículums activos como archivos PDF. Ejecuta ambos sistemas unas dos semanas con una línea de vuelta atrás. No cambies de sistema un viernes y esperes que salga bien.
Veo la misma trampa cada mes. Una persona fundadora exporta una hoja de cálculo, cancela la licencia antigua y descubre que los currículums nunca llegaron. El cambio fracasó porque nadie planificó lo que se iba a romper.
¿Por qué falla la migración de un ATS en los datos y en las ofertas abiertas?
Porque el logotipo es la parte fácil. La difícil son los datos relacionales y el trabajo de contratación en curso.
Tu ATS antiguo guarda personas vinculadas a solicitudes, fases, archivos, notas y entrevistas. Un CSV plano lo aplana todo. Las filas padre e hijo dejan de coincidir. El historial de fases se convierte en una sola columna. Las fichas de evaluación y los hilos suelen desaparecer. Los proveedores que te entregan URLs temporales de adjuntos lo empeoran: Greenhouse tiene documentado que sus URLs firmadas de currículums caducan en unos siete días, así que guardar el enlace en lugar del archivo es una forma habitual de perder el CV.
Las ofertas abiertas fallan de la otra manera. Los procesos, las preguntas de preselección, las plantillas de correo y las conexiones con portales son configuración, no filas de una exportación. Hay que reconstruirlos. Si finges que existe una migración completa de un clic, estás comprando la fantasía de un cambio de una semana.
Rechaza con firmeza el «exporta y confía». La esperanza no es una lista de verificación.
¿Qué se rompe en una exportación típica de un ATS?
Casi todos los ATS te dan un CSV. Lo que contiene es más limitado de lo que la gente espera.
Normalmente bien:
- Nombre, correo y teléfono del candidato
- Puesto al que se postuló y fecha de solicitud
- Fase actual
- Etiquetas y campos personalizados sencillos
Normalmente un problema:
- Archivos de currículum y portafolio. A menudo es una exportación masiva aparte, a veces un ticket de soporte. Pregunta por esto primero.
- Hilos de correo. La correspondencia dentro del ATS antiguo generalmente no se traslada. Guárdala en tu sistema de correo real si importa.
- Fichas de evaluación y feedback de entrevistas. Rara vez se corresponden campo a campo entre productos.
- Historial de fases y marcas de tiempo. Puedes conservar la fase actual pero perder el camino que llevó hasta ella.
- Notas. A menudo es un bloque de texto fusionado por candidato en lugar de entradas con fecha.
- Consentimientos y respuestas de preselección. Las respuestas de formularios y el consentimiento para futuras oportunidades normalmente no viajan con una simple descarga de archivo.
Antes de firmar con otro proveedor, haz a tu proveedor actual dos preguntas por escrito: ¿puedo exportar los currículums en masa como archivos reales y qué campos incluye la exportación de candidatos?
¿Deberías migrar todo tu historial de candidatos?
Normalmente no.
La mayoría de los registros históricos son datos de contacto obsoletos de puestos que no volverás a convocar. Según el RGPD (GDPR) y el RODO, también necesitas una base jurídica y un plazo de conservación. Consulta nuestra guía de conservación RGPD y RODO para el plazo, no como asesoramiento jurídico.
Migra tres cosas:
- Procesos activos. Cualquier persona que esté ahora mismo en un proceso abierto. Innegociable.
- Segundos clasificados de verdad. Personas a las que llamarías hoy. Suelen ser menos de cincuenta.
- Las contrataciones de los últimos 12 meses. Útiles para la continuidad de los informes y las referencias.
Todo lo demás va a un CSV con fecha y a un archivo de currículums en tu propio almacenamiento.
¿Qué puede recibir Canvider hoy?
Sé claro sobre el producto. Aquí es donde los proveedores prometen de más.
Canvider puede recibir:
- Bulk Upload CVs: solo PDF, en una oferta. La puntuación es un paso aparte.
- Add Candidate Manually: una persona cada vez, con correo, teléfono y CV.
- Refresh Applicants: solicitudes por correo de PostJobFree más candidatos de LinkedIn para las ofertas publicadas a través de la integración de LinkedIn de Canvider.
Canvider no puede recibir:
- Un importador de CSV o de exportaciones de ATS para ofertas, historial de procesos o notas de Greenhouse, Lever o herramientas similares
- Subidas masivas que no sean PDF (se rechazan Word e imágenes)
- Reasignación automática de fases antiguas, fichas de evaluación o hilos de correo
- Migración completa de un clic de cinco años de historial
Así que planifica recrear las ofertas abiertas, reasignar las fases a mano y asume que faltan las respuestas de preselección en las altas masivas y manuales, falta el consentimiento de Talent Pool en las altas manuales y las notas no se importan. Vuelve a conectar el correo de Google o de Microsoft, LinkedIn, los portales, la página de empleo o Workloupe, y My Brand.
Si el orden de configuración de una cuenta nueva importa más que la mudanza, la guía de implementación de 48 horas recorre el primer día.
Lista de verificación para migrar de ATS: plan práctico de dos semanas
Este es un plan práctico para un equipo pequeño, no un acuerdo de nivel de servicio ni una promesa de cero tiempo de inactividad. Mantén el ATS antiguo activo para las nuevas solicitudes hasta que pasen las comprobaciones de vuelta atrás.
Línea de vuelta atrás (escríbela el día 0): Si las comprobaciones aleatorias del día 14 fallan (faltan currículums, las URLs de solicitud de los portales son incorrectas, los responsables de contratación no pueden dejar feedback), deja de enviar nuevas solicitudes a Canvider. Mantén el sistema antiguo como destino activo de solicitudes hasta que se corrijan esos tres puntos. No canceles el contrato antiguo hasta que la línea de vuelta atrás esté despejada.
Semana 1: configuración, recreación y subida masiva de PDF
| Día | Haz esto | Listo cuando |
|---|---|---|
| 1 | Regístrate, perfil de la empresa, página de empleo | La URL de empleo se abre |
| 2 | My Brand, esqueleto de plantillas de correo, fases reales del proceso | Las fases coinciden con tu forma de contratar |
| 3 a 4 | Recrea cada oferta abierta; requisitos imprescindibles de CriteriaMatch; plantillas de descripción | Cada puesto activo existe con el mismo título y ubicación |
| 5 | Conecta LinkedIn y el correo si tu plan lo permite; vuelve a conectar los portales | Las conexiones funcionan, o LinkedIn manual guiado está listo |
| 6 a 7 | Sube por lotes los CV en PDF a las ofertas correctas; Add Candidate Manually para los casos raros; puntúa o analiza | Diez comprobaciones: nombre, correo, PDF, fase |
No importes historial antiguo en la primera semana. Solo procesos activos.
Reconstruye los criterios de preselección antes de saturar el sistema. En Canvider eso es CriteriaMatch, hasta cinco criterios obligatorios por oferta. Copiar fases antiguas y vagas en un inicio de sesión nuevo no arregla nada. Probablemente fue que los responsables dejaran de iniciar sesión lo que te hizo cambiar.
Semana 2: tableros, hábito de Refresh y cierre de las solicitudes antiguas
| Día | Haz esto | Listo cuando |
|---|---|---|
| 8 a 9 | Publica en los tableros con la URL de solicitud de Canvider (LinkedIn: gestionar candidatos en un sitio web externo) | Cada botón público de solicitud lleva a Canvider |
| 10 | Usa Refresh Applicants a diario para PostJobFree y LinkedIn integrado | El equipo conoce el botón y lo revisa una vez al día |
| 11 | Invita a los responsables de contratación; un puesto activo para feedback | Al menos un responsable dejó un comentario sin que se lo recordaran |
| 12 | Termina las plantillas de correo de rechazo y de entrevista | Las plantillas se envían desde el buzón conectado |
| 13 a 14 | Nuevas solicitudes solo en Canvider; el ATS antiguo solo de lectura para archivo | El sistema antiguo no recibe nuevas solicitudes; las comprobaciones de vuelta atrás pasan |
Para más detalle sobre la publicación en LinkedIn, consulta cómo publicar una oferta en LinkedIn desde tu ATS. El ajuste crítico sigue siendo la URL de solicitud externa, no «en LinkedIn».
Después, archiva el sistema antiguo y deja de pagar al final del período. El almacenamiento de archivo sigue siendo tuyo.
¿Qué deberías comprobar el día 15?
- ¿Llegó cada candidato activo con su currículum adjunto? Comprueba diez registros, no uno.
- ¿Dejaron los responsables de contratación feedback sin que se lo reclamaran? Normalmente es por esto por lo que cambiaste.
- ¿Sigues pudiendo responder por qué rechazaste a alguien el trimestre pasado? Si no, tu historial de decisiones no sobrevivió.
Si alguna respuesta es no, usa la línea de vuelta atrás. Corrige el hueco. No finjas que el cambio está terminado.
Cambiar a Canvider sin la fantasía
Simple es gratis, sin tarjeta de crédito, con dos ofertas al año y un usuario. Suficiente para hacer la primera semana con un puesto real. Pro cuesta €80/mes por hasta 10 ofertas al mes y 5 usuarios. TalentPool es para personas que dieron su consentimiento para futuras oportunidades, no un volcado de cada alta manual.
No prometemos una migración completa de un clic, cero tiempo de inactividad, conservación legal automática ni subidas masivas que no sean PDF. Prometemos un camino claro: recrear las ofertas, subir en PDF por lotes a las personas activas, volver a conectar lo que necesites y ejecutar en paralelo durante dos semanas.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una lista de verificación para migrar de ATS?
Una lista corta de lo que se romperá, de lo que vuelves a crear a mano y de una ejecución en paralelo día a día con una línea de vuelta atrás. No es una importación de un clic. Planifica los archivos de currículums, las ofertas abiertas, las fases del proceso, las notas y las integraciones antes de cancelar el contrato anterior.
¿Perderé datos de candidatos si cambio de ATS?
Perderás algunos, y debes planificar cuáles. El nombre, el correo, el puesto, la fase y la fecha de solicitud normalmente se exportan a CSV. Los archivos de currículum, los hilos de correo, las fichas de evaluación de entrevista, el historial de fases y las notas con fecha normalmente no sobreviven intactos. Decide qué necesitas antes de empezar.
¿Puede Canvider importar mi exportación de Greenhouse o Lever?
No. Canvider no ofrece un importador de CSV ni de exportaciones de otros ATS para ofertas, historial de procesos o notas de Greenhouse, Lever o herramientas similares. Vuelves a crear las ofertas abiertas, reasignas las fases y después subes los CV en PDF por lotes a cada oferta con Bulk Upload CVs, o añades candidatos uno a uno con Add Candidate Manually.
¿Cuánto tarda una migración de ATS para un equipo pequeño?
Para un equipo de unas 10 a 300 personas, dos semanas es un plan práctico realista si ejecutas el sistema antiguo y el nuevo en paralelo. No es un acuerdo de nivel de servicio. La primera semana es configuración, recrear ofertas y la subida masiva de PDF. La segunda, tableros, Refresh Applicants, responsables de contratación y cerrar el sistema antiguo solo a nuevas solicitudes.