Rekrytointisähköpostin synkronointi hakijaseurantajärjestelmän (ATS) kanssa tarkoittaa, että yksi työpostilaatikko pysyy kiinni hakijan tietueessa. Yhdistä Google tai Microsoft kohdassa Settings → Integrations työnantajatasolla 2 tai korkeammalla. Canviderista lähettämäsi posti lähtee omasta osoitteestasi ja näkyy Sent-kansiossa. Vastaukset kirjautuvat hakemuksen Emails-välilehdelle. Uudet hakemukset tulevat yhä uran sivujen ja työpaikkasivustojen hakulinkkien kautta, jotka osoittavat Canvideriin, sekä PostJobFree-hakemukset kohdasta People → Refresh Applicants. Siinä koko kierto. Sähköposti on tapa puhua. ATS on paikka, johon rekrytointitieto tallentuu.
Tapani ajatella asiaa on tämä: postilaatikkosi on viestintää. Se ei ole toinen ATS.
Miksi rekrytointi jaetusta postilaatikosta epäonnistuu?
Koska henkilökohtainen tai jaettu postilaatikko on rakennettu viesteille, ei putkelle. Olen nähnyt pienten tiimien käyttävän jobs@-osoitetta hakulomakkeena, välittävän CV:itä Slackiin ja menettävän keskustelun, kun joku on sairaana. Hakija luulee silti hakeneensa. Esimiehesi kysyy silti: ”vastattiinko?”
Kolme virhetilannetta toistuu.
Ensimmäinen on näkyvyys. Jos keskustelu elää yhden ihmisen Sent-kansiossa, muu tiimi ei näe viimeistä vastausta ilman kysymistä. Vaiheet, muistiinpanot ja pisteytykset ovat jossain muualla, tai eivät missään.
Toinen on säilyvyys. Yhdysvaltalaiset työnantajat, joihin sovelletaan EEOC-sääntöjä, säilyttävät yleensä henkilöstö- ja työsuhdetietueita, hakulomakkeet mukaan lukien, yhden vuoden ajan tietueesta tai siihen liittyvästä toimenpiteestä. Ison-Britannian GDPR:n säilytysrajoituksia koskeva ICO-ohje sanoo, ettei epäonnistuneiden hakijoiden rekrytointitietoja pidä säilyttää kauemmin kuin vaatimusaika ilman selkeää liiketoiminnallista perustetta, ja että sinun pitää pystyä perustelemaan, mitä säilytät. Mikään tästä ei helpotu, kun puolet tarinasta on haudattu postilaatikkoon, jota kukaan ei arkistoinut tarkoituksella. Käytännönläheinen näkökulma pk-yrityksen säilytysaikaan on kuinka kauan hakemuksia säilytetään GDPR:n ja RODO:n mukaan.
Kolmas on määrä. Scoutifyn vuoden 2026 tarkastelu yli 24 000 loppuun käsitellystä hakemuksesta havaitsi, että noin puolet ei koskaan saanut ihmisen vastausta. Tämä on hakijan puolelta tehty mittaus hiljaisuudesta, ei laboratoriotutkimus ”kadonneista Gmail-liitteistä”. Silti se vastaa sitä, mitä näen työnantajan puolella, kun hakeminen ja vastaaminen tapahtuvat eri paikoissa: ihmiset odottavat, ja sitten he lähtevät.
Yksi hakijalista, jossa posti on kiinni hakemuksessa, korjaa näkyvyysongelman. Loppu tästä kirjoituksesta kertoo, miten se otetaan käyttöön ilman, että esitetään sähköpostia ATS:nä.
Mitä rekrytointisähköpostin synkronointi oikeasti tarkoittaa?
Myyjät sekoittavat kolme eri tehtävää yhden fraasin alle.
Postilaatikon synkronointi on kaksisuuntainen tallennus rekrytoijan ja hakijan viesteistä oikealle profiilille: mitä lähetät, mitä hakija vastaa, hakemuksen aikajanalla.
Hakemusten vastaanotto on tapa, jolla uusi henkilö tulee putkeen: uran lomake, työpaikkasivuston hakulinkki, widget, manuaalinen lisäys tai nimetty kanava kuten PostJobFree.
Mallipohjat ja joukkolähetys ovat tapa kirjoittaa ja toimittaa viestejä suuressa mittakaavassa. Ne voivat toimia silloinkin, kun postilaatikkoa ei ole yhdistetty.
Rehellisesti tehtynä rekrytointisähköpostin synkronointi on enimmäkseen ensimmäinen tehtävä. Se ei ole ”jokainen jobs@-osoitteeseen tuleva CV muuttuu pisteytetyksi hakijaksi”. Alan ohjeet kuvaavat saman kuvion. Esimerkiksi JobScoren kaksisuuntaisen synkronoinnin ohje liittää viestejä vain sellaisiin sähköpostiosoitteisiin, jotka ovat jo ehdokastiedoissa, ja vain jos käyttäjä on valinnut sen. Se on viestintää tietueella, ei toinen uran sivu.
Jos haluat hakupuolen vastaanoton, useista työpaikkasivustoista kerättyjen hakemusten keskittäminen on sisarpostaus. Jos haluat LinkedInin putkena eikä toisena postilaatikkona, katso miten synkronoit LinkedInin ATS:n kanssa.
Miten yhdistät työpostilaatikkosi Canvideriin?
Mene kohtaan Settings → Integrations ja yhdistä Google tai Microsoft Unipile OAuth -kirjautumisen kautta. Valitse yksi posti- ja kalenteripalvelu työnantajaa kohden. Kirjaudut sisään Googlella tai Microsoftilla. Canvider ei koskaan käsittele salasanaasi.
Tämä vaatii työnantajatason 2 tai korkeamman. Nykyiset julkiset paketit: Simple Free, Pro alkaen 80 €, Enterprise alkaen 200 €. Ilmaisessa paketissa ei ole Gmail- tai Outlook-synkronointia.
Yhdistämisen jälkeen saat:
- Lähetä hakijoille viestejä oikeasta työosoitteestasi sen sijaan, että lähettäisit vain osoitteesta
notifications@canvider.com - Kalenterisynkronoinnin sekä Meet-linkit Googlessa tai Teams-linkit Microsoftissa
- Kaksisuuntaisen sähköpostisynkronoinnin: Canviderista yhdistetyn postilaatikon kautta lähetetty posti näkyy Sent-kansiossa, ja hakijoiden vastaukset tallentuvat hakemukselle Unipile-webhookien ja postilaatikon synkronoinnin kautta
Ilman integraatiota voit silti lähettää. Viestit lähtevät osoitteesta notifications@canvider.com. Se on yksisuuntaista. Postilaatikkoa ei synkronoida, joten vastaukset eivät ilmesty Emails-välilehdelle samalla tavalla.
Päivittäinen käyttö yhdistetyllä tilillä:
- Avaa hakija → Emails-välilehti.
- Käytä Template-, Custom- tai AI Draft -vaihtoehtoa.
- Lähetä yhdistetystä postilaatikosta.
- Seuraa History-kohdan Incoming-osaa. Odota webhookia tai päivitä, jos et malta odottaa.
Saapuneen postin lukutila on koko yrityksen yhteinen, joten tiimi näkee, mitä on avattu Canviderissa.
Itse sanoihin, joita lähetät: pidä haastattelukutsut selkeinä aikavyöhykkeen, linkin ja uudelleenajoituksen suhteen, ja lähetä hylkäysviestit haastattelun jälkeen samana päivänä, kun päätös on tehty. Synkronointi ei korjaa ohutta kutsua tai myöhäistä kieltävää viestiä.
Miten hakemukset päätyvät ATS:ään, jos sähköposti ei ole hakulomake?
Hakulinkin kautta, ei toivomalla, että joku välittää PDF-tiedoston eteenpäin.
Ensisijainen reitti on Canviderin uran sivu ja lomakkeet sekä työpaikkasivustojen hakulinkit, jotka osoittavat Canvideriin. Careers-sivu, upotettava widget, Workloupe, joukkolataus ja manuaaliset lisäykset tulevat jo sovellukseen. Refresh Applicants ei tuo niitä uudelleen.
Nimetty sähköposti–hakemus-kanava on PostJobFree. Kun olet julkaissut sen kautta, aja People → Refresh Applicants säännöllisesti. Canvider jäsentää PostJobFree-sähköpostin (PDF ja OCR, saatekirjeet mukaan lukien, kun niitä on). Lähteeksi näkyy PostJobFree. LinkedIn-hakijoiden synkronointi toimii samalla tavalla: nämä hakijat tulevat samasta Refresh-toiminnosta, kun työpaikka on julkaistu LinkedIn-integraation kautta. Se ei ole Gmail-synkronointia.
Mitä emme toimita:
- Jaettua rekrytointipostilaatikkoa tuotteena
- Kaikki-eteenpäin-lähetystä Canvideriin ominaisuutena
- Sisäänrakennettua sähköpostilla hakemista yrityksen osoitteeseen pääasiallisena hakureittinä
- Yleistä ”jokainen jobs@-osoitteeseen lähetetty CV jäsennetään avoimeen paikkaan” -tuojaa
Jos ilmoituspalvelu tai ilmainen ilmoitus pyytää hakukohdetta, liitä Canviderin osoite. Ilmaisia jakelu-ideoita varten katso mihin työpaikat voi ilmoittaa ilmaiseksi. Pidä keskustelu sähköpostissa, jos haluat. Pidä hakemus ATS:ssä.
Mitä synkronoituu ja mikä jää Gmailiin tai Outlookiin?
| Mitä | Canviderissa | Huomiot |
|---|---|---|
| Canviderista yhdistetyn postilaatikon kautta lähetetty posti | Kyllä | Näkyy myös palveluntarjoajan Sent-kansiossa |
| Hakijan vastaukset siihen postiin | Kyllä, hakemuksen Emails-välilehdellä | Unipile-webhookien ja postilaatikon synkronoinnin kautta |
| Henkilökohtaisen tai jaetun postilaatikon muu sisältö | Ei | Pysyy Gmailissa tai Outlookissa |
| Careers-, widget-, Workloupe-, manuaaliset ja joukkolatauksen hakijat | Ovat jo Canviderissa | Refresh ei tuo niitä uudelleen |
| PostJobFree-hakijat | Kyllä, Refresh Applicantsin kautta | Jäsennetty sähköpostikanava |
| LinkedIn-hakijat integraation kautta julkaistuilla työpaikoilla | Kyllä, Refresh Applicantsin kautta | Ei postilaatikon synkronointia |
| Jokainen jobs@-osoitteeseen tuleva CV | Ei | Ei yleistä osoitteen jäsentämistä |
| Google ja Microsoft yhdessä | Ei | Yksi palveluntarjoaja työnantajaa kohden |
| Ilmainen / Simple / Starter: postilaatikon synkronointi | Ei | Vain notifications@ |
Tämä taulukko kuvaa rehellisesti, mitä tuote tekee. Mieluummin suunnittelet sen ensimmäisellä viikolla kuin huomaat puuttuvan jaetun postilaatikon kolmannella.
Mallipohjat ja joukkoviestintä työpaikalla toimivat yhä ilman Unipileä. Menetät henkilökohtaisen lähetyksen ja kaksisuuntaisen tallennuksen, et kykyä viestiä putken ihmisille.
Entä säilytys, kun hakijoiden posti vihdoin on yhdessä paikassa?
Postin liittäminen hakemukseen auttaa vastaamaan kysymykseen ”mitä me sanoimme?”. Se tekee säilyttämisestä myös todellista, ei sattumanvaraista.
ICO:n säilytysrajoituksia koskeva ohje on selvä: säilytä henkilötietoja vain niin kauan kuin tarvitset niitä tarkoitukseen, dokumentoi vakioajat ja tarkista ne. Sen rekrytointiesimerkki kehottaa työnantajia olemaan säilyttämättä epäonnistuneiden hakijoiden tietoja vaatimusajan jälkeen ilman selkeää liiketoiminnallista perustetta. Ranskassa CNIL julkaisi 2. huhtikuuta 2026 HR-säilytysviitekehyksen (référentiel), joka kattaa muun muassa rekrytoinnin. Pehmeää sääntelyä, hyödyllinen tarkistuslista, ei vapaakortti.
Mikään tästä ei vaadi tuotetta nimeltä ”poista automaattisesti 180 päivän kuluttua” toimiakseen. Se vaatii, että rekrytointitieto, mukaan lukien tärkeät sähköpostit, asuu paikassa, josta löydät sen ja voit poistaa sen tarkoituksella myöhemmin. Synkronoitu Emails-välilehti voittaa kolme henkilökohtaista postilaatikkoa siinä.
Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa. Jos rekrytoit Yhdysvalloissa ja EU:ssa, kirjaa säilytyssääntö ylös ja noudata sitä.
Mitä teet tällä viikolla?
- Jos olet tasolla 2 tai korkeammalla, yhdistä Google tai Microsoft kohdassa Settings → Integrations ja lähetä testiviesti itsellesi.
- Käytä ensisijaisesti yhdistettyä postilaatikkoa hakijoille lähetettäessä, jotta Sent ja hakemus pysyvät linjassa.
- Ohjaa uran ja työpaikkasivustojen hakulinkit Canvideriin. Lopeta uusien hakemusten kerääminen pelkästään jobs@-osoitteeseen.
- Jos käytät PostJobFreeta tai LinkedIn-integraation julkaisua, aseta People → Refresh Applicants kiinteälle aikataululle.
- Käytä mallipohjia ja joukkolähetystä työpaikalta, kun tarvitset volyymia. Pidä kutsut ja hylkäykset lyhyinä ja ajoissa.
Kokeile Canvideria ilmaiseksi.
Usein kysytyt kysymykset
Miten synkronoin rekrytointisähköpostin ATS:ään?
Yhdistä yksi työpostilaatikko, jotta Canviderista lähettämäsi viestit menevät Sent-kansioon ja hakijoiden vastaukset päätyvät hakemukselle. Canviderissa tämä tehdään kohdassa Settings ja Integrations valitsemalla Google tai Microsoft työnantajatasolla 2 tai korkeammalla. Ohjaa työpaikkasivustojen ja uran sivujen hakulinkit Canviderin osoitteeseen, jotta uudet hakemukset tulevat yhteen listaan. Käytä People- ja Refresh Applicants -toimintoa PostJobFree- ja LinkedIn-hakijoille. Älä käsittele jaettua jobs@-postilaatikkoa hakijaseurantajärjestelmänäsi.
Muuntaako Canvider jokaisen jobs@-osoitteeseen lähetetyn sähköpostin hakemukseksi?
Ei. Yhteistä rekrytointipostilaatikkoa, kaikki-eteenpäin-lähetystä Canvideriin tai yleistä jobs@-osoitteeseen lähetettyjen CV-tiedostojen tuontia avoimeen paikkaan ei ole. Uudet hakemukset tulevat Canviderin uralomakkeen ja työpaikkasivustojen hakulinkkien kautta, jotka osoittavat Canvideriin. PostJobFree on nimetty kanava sähköpostista hakemukseksi, ja nämä hakijat saapuvat, kun ajat People- ja Refresh Applicants -toiminnon.
Voinko synkronoida Gmailin tai Outlookin ilmaisella paketilla?
Et. Kaksisuuntainen postilaatikon synkronointi vaatii työnantajatason 2 tai korkeamman. Ilmaisella, Simple- tai Starter-paketilla lähetät yhä osoitteesta notifications@canvider.com, ja mallipohjat sekä joukkoviestintä toimivat edelleen. Et kuitenkaan saa Sent-kohdistusta tai saapuvia vastauksia hakemukselle henkilökohtaisesta postilaatikostasi.
Onko yhdistetty postilaatikko koko saapuneiden kansiosi kopio Canviderissa?
Ei. Canvider tallentaa tuotteesta lähettämäsi lähtevät viestit ja niihin saapuvat vastaukset hakemuksella. Loppu Gmail- tai Outlook-postilaatikostasi pysyy Gmailissa tai Outlookissa. Yhdistät Googlen tai Microsoftin, et molempia samalle työnantajalle yhtä aikaa.