Att synka rekryterings-e-post med ditt rekryteringssystem (ATS) innebär att en arbetsinkorg hålls kopplad till kandidatposten. Anslut Google eller Microsoft under Settings → Integrations på employer tier 2 eller högre. E-post du skickar från Canvider går ut från din adress och syns i Sent. Svar hamnar på ansökans Emails-flik. Nya ansökningar kommer fortfarande in via karriär- och jobbportalers ansöknings-URL:er som pekar mot Canvider, plus PostJobFree via People → Refresh Applicants. Så fungerar loopen. E-post är hur du pratar. ATS:et är där rekryteringsdokumentationen finns.
Så här tänker jag: din inkorg är kommunikation. Den är inte ett andra ATS.
Varför misslyckas rekrytering från en delad inkorg?
Eftersom en personlig eller delad inkorg byggdes för meddelanden, inte för en pipeline. Jag har sett småteam köra jobs@ som ansökningsformulär, vidarebefordra CV:n till Slack och tappa tråden när någon är sjuk. Kandidaten tror fortfarande att de har ansökt. Din rekryterande chef frågar fortfarande: ”Svarade vi?”
Tre felkällor återkommer hela tiden.
Den första är synlighet. Om samtalet ligger i en persons Sent-mapp kan resten av teamet inte se det senaste svaret utan att fråga. Steg, anteckningar och poäng ligger någon annanstans, eller ingenstans.
Den andra är beständighet. US-arbetsgivare som omfattas av EEOC:s regler behåller i allmänhet personal- och anställningsuppgifter, inklusive ansökningsformulär, i ett år från uppgiften eller den relaterade åtgärden. ICO:s vägledning om lagringsbegränsning i UK GDPR säger att man inte bör behålla rekryteringsuppgifter för icke framgångsrika sökande längre än preskriptionstiden för eventuella anspråk utan ett tydligt affärsmässigt skäl, och att man ska kunna motivera vad man behåller. Ingen av delarna blir enklare när halva historien ligger begravd i en brevlåda som ingen arkiverade med avsikt. För en praktisk SMB-bild av hur länge ansökningar ska sparas enligt GDPR och RODO, se hur länge man ska spara jobbansökningar enligt GDPR och RODO.
Den tredje är volym. Scoutifys genomgång 2026 av mer än 24 000 avslutade ansökningar visade att ungefär hälften aldrig fick ett mänskligt svar. Det är en mätning av tystnad från kandidatsidan, inte en laboratoriestudie av ”förlorade Gmail-bilagor”. Ändå stämmer det med vad jag ser från arbetsgivarsidan när ansökan och svaren ligger på olika ställen: folk väntar, och sedan går de.
En kandidatlista med e-post kopplad till ansökan löser synlighetsproblemet. Resten av inlägget handlar om hur du ställer in det utan att låtsas att e-post är ditt ATS.
Vad innebär egentligen synkronisering av rekryterings-e-post?
Leverantörer blandar ihop tre olika uppgifter under en och samma fras.
Synk av inkorgen är tvåvägsinsamling av e-post från rekryterare och kandidater på rätt profil: vad du skickar, vad de svarar, på ansökans tidslinje.
Intag av ansökningar är hur en ny person kommer in i pipelinen: karriärformulär, jobbportalens ansöknings-URL, widget, manuell tillägg eller en namngiven kanal som PostJobFree.
Mallar och massutskick är hur du skriver och levererar i skala. De kan fungera även när inkorgen inte är kopplad.
Synk av rekryterings-e-post, gjord ärligt, handlar främst om det första uppdraget. Det handlar inte om att ”varje CV som kommer till jobs@ blir en poängsatt sökande”. Branschens hjälpdokumentation beskriver samma mönster. JobScores tvåvägssynk, till exempel, kopplar bara meddelanden som matchar e-postadresser som redan finns på kandidatposter, och först efter att användaren har valt det. Det är kommunikation på en post, inte en andra karriärsida.
Om du vill ha intagssidan för jobbportaler är samla ansökningar från flera jobbportaler det syskoninlägget. Om du vill använda LinkedIn som en kanal i stället för en andra inkorg, se hur du synkar LinkedIn med ditt ATS.
Hur kopplar du din arbetsinkorg till Canvider?
Gå till Settings → Integrations och anslut Google eller Microsoft via Unipile OAuth. Välj en e-post- och kalenderleverantör per arbetsgivare. Du loggar in med Google eller Microsoft. Canvider hanterar aldrig det lösenordet.
Detta kräver employer tier 2 eller högre. Publika planer idag: Simple gratis, Pro från €80, Enterprise från €200. Gratisplanen inkluderar inte Gmail- eller Outlook-synk.
När det är kopplat får du:
- Skicka kandidat-e-post från din riktiga arbetsadress i stället för bara
notifications@canvider.com - Kalendersynk, plus Meet-länkar på Google eller Teams-länkar på Microsoft
- Tvåvägs e-postsynk: e-post som skickas från Canvider via den kopplade inkorgen visas i Sent. Kandidaternas svar tas in på ansökan via Unipile-webhooks och inkorgssynk
Utan integrationen kan du fortfarande skicka. Meddelanden går från notifications@canvider.com. Det är enkelriktat. Det finns ingen inkorgssynk, så svar landar inte på Emails-fliken på samma sätt.
Dagligt arbete med ett kopplat konto:
- Öppna kandidaten → fliken Emails.
- Använd Template, Custom eller AI Draft.
- Skicka från den kopplade inkorgen.
- Kolla History för Incoming. Vänta på webhooken, eller uppdatera om du är otålig.
Lässtatus på inkommande e-post gäller för hela företaget, så teamet ser vad som har öppnats i Canvider.
För själva formuleringarna du skickar: håll intervjuinbjudningar tydliga med tidszon, länk och ombokning, och skicka avslagsmejl efter intervju samma dag som du fattar beslutet. Synk löser inte en tunn inbjudan eller ett sent nej.
Hur kommer ansökningar in i ATS:et om e-post inte är ansökningsformuläret?
Via ansöknings-URL:en, inte genom att hoppas att någon vidarebefordrar en PDF.
Primär väg: din Canvider-karriärsida och dina formulär, plus ansöknings-URL:er från jobbportaler som pekar mot Canvider. Karriärsidan, inbäddad widget, Workloupe, massuppladdning och manuella tillägg kommer redan in i appen. Refresh Applicants importerar inte om dem.
Namngiven kanal för e-post till ansökan: PostJobFree. När du har publicerat på det sättet, kör People → Refresh Applicants i ett fast schema. Canvider tolkar PostJobFree-mejlet (PDF plus OCR, personliga brev när de finns med). Källan visas som PostJobFree. LinkedIn-ansökningssynk fungerar på samma sätt: de sökande kommer via samma Refresh-åtgärd när tjänsten publicerades via LinkedIn-integrationen. Det är inte Gmail-synk.
Det vi inte levererar:
- En produkt för delad rekryteringsinkorg
- Vidarebefordra-allt-till-Canvider som funktion
- Inbyggd ansökan via e-post till en företagsadress som huvudsaklig ansökningsväg
- En generisk importör som tolkar varje CV som skickas till jobs@ till en tjänst
Om en jobbportal eller gratis annons kräver en ansökningsadress, klistra in Canvider-URL:en. För idéer om gratis spridning, se var du kan annonsera jobb gratis. Håll gärna konversationen i e-post om du vill. Håll ansökan i ATS:et.
Vad synkas och vad stannar i Gmail eller Outlook?
| Vad | I Canvider | Anteckningar |
|---|---|---|
| Utgående e-post som skickas från Canvider via kopplad inkorg | Ja | Visas också i din leverantörs Sent |
| Kandidaternas svar på det mejlet | Ja, på ansökans Emails-flik | Via Unipile-webhooks och inkorgssynk |
| Resten av din personliga eller delade inkorg | Nej | Stannar i Gmail eller Outlook |
| Karriär / widget / Workloupe / manuella / massuppladdade sökande | Finns redan i Canvider | Refresh importerar dem inte igen |
| PostJobFree-sökande | Ja, via Refresh Applicants | Tolkad e-postkanal |
| LinkedIn-sökande på jobb publicerade via integrationen | Ja, via Refresh Applicants | Inte e-postsynk |
| Varje CV till jobs@ | Nej | Ingen generell adresstolkning |
| Google och Microsoft tillsammans | Nej | En leverantör per arbetsgivare |
| Free / Simple / Starter e-postsynk | Nej | Endast notifications@ |
Den tabellen är den ärliga produkten. Jag föredrar att du planerar kring den redan första veckan än att upptäcka en saknad delad inkorg i vecka tre.
Egna e-postmallar och massutskick på jobbet fungerar fortfarande utan Unipile. Du förlorar personligt utskick och tvåvägsinsamling, inte möjligheten att meddela personer i pipelinen.
Vad händer med lagringen när kandidat-e-post äntligen hamnar på ett ställe?
Att lägga e-post på ansökan hjälper dig att svara på ”vad sa vi?”. Det gör också lagringstiden verklig i stället för slumpmässig.
ICO:s vägledning om lagringsbegränsning är tydlig: behåll personuppgifter bara så länge du behöver dem för ditt syfte, dokumentera standardperioder och granska. Dess rekryteringsexempel säger att arbetsgivare inte ska behålla uppgifter om icke framgångsrika sökande längre än det lagstadgade preskriptionsfönstret utan ett tydligt affärsmässigt skäl. I Frankrike publicerade CNIL den 2 april 2026 en HR-referens om lagringstider som omfattar rekrytering, bland andra aktiviteter. Mjuk rätt, användbar som checklista, inte en fribiljett.
Inget av detta kräver att en produktfunktion med namnet ”automatisk radering efter 180 dagar” stämmer. Det kräver att rekryteringsposten, inklusive e-post som spelar roll, finns på ett ställe där du kan hitta den och senare radera den medvetet. En synkad Emails-flik slår tre personliga inkorgar för det ändamålet.
Det här är inte juridisk rådgivning. Om du rekryterar i USA och EU, skriv ner lagringsregeln och håll dig till den.
Vad ska du göra den här veckan?
- Om du är på tier 2 eller högre, anslut Google eller Microsoft under Settings → Integrations och skicka ett testmejl till dig själv.
- Använd helst den kopplade inkorgen för utskick till kandidater, så att Sent och ansökan stämmer överens.
- Peka ansöknings-URL:er från karriärsidan och jobbportaler mot Canvider. Sluta samla nya ansökningar enbart i
jobs@. - Om du använder PostJobFree eller LinkedIn-integrationens publicering, lägg People → Refresh Applicants på ett fast schema.
- Använd mallar och massutskick från jobbet när du behöver volym. Håll inbjudningar och avslag korta och i tid.
Vanliga frågor
Hur synkar jag rekryterings-e-post med mitt ATS?
Anslut en arbetsinkorg så att meddelanden du skickar från ATS:et hamnar i Sent och kandidaternas svar hamnar på ansökan. I Canvider innebär det Settings och Integrations, sedan Google eller Microsoft på employer tier 2 eller högre. Peka ansöknings-URL:er från jobbportaler och karriärsidor mot Canvider så att nya ansökningar hamnar i en lista. Använd People och Refresh Applicants för PostJobFree och LinkedIn-sökande. Behandla inte en delad jobs@-inkorg som ditt rekryteringssystem.
Gör Canvider om varje e-post till jobs@ till en ansökan?
Nej. Det finns ingen delad rekryteringsinkorg, ingen väg för att vidarebefordra allt till Canvider och ingen generisk tolkning av varje CV som skickas till en företagsadress till en vakans. Nya ansökningar kommer via ditt Canvider-karriärformulär och ansöknings-URL:er från jobbportaler som pekar mot Canvider. PostJobFree är den namngivna kanalen för e-post till ansökan, och de sökande kommer in när du kör People och Refresh Applicants.
Kan jag synka Gmail eller Outlook på gratisplanen?
Nej. Tvåvägs-synk av inkorgen kräver employer tier 2 eller högre. På Free, Simple eller Starter skickar du fortfarande från notifications@canvider.com, och mallar och massutskick fungerar fortfarande. Du får bara inte Sent-synk eller inkommande svar på ansökan från din personliga inkorg.
Är en kopplad inkorg en fullständig kopia av min inkorg i Canvider?
Nej. Canvider lagrar utgående e-post som du skickar från produkten och inkommande svar på den ansökan. Resten av din Gmail- eller Outlook-inkorg stannar i Gmail eller Outlook. Du kopplar Google eller Microsoft, inte båda samtidigt för samma arbetsgivare.