Sincronizar el correo de reclutamiento con tu sistema de seguimiento de candidatos (ATS) significa que un buzón de trabajo sigue vinculado al registro del candidato. Conecta Google o Microsoft en Settings → Integrations, en el nivel de empleador 2 o superior. El correo que envías desde Canvider sale de tu dirección y aparece en Sent. Las respuestas llegan a la pestaña Emails de la candidatura. Las nuevas candidaturas siguen llegando a través de las URLs de empleo y de los portales que apuntan a Canvider, además de PostJobFree mediante People → Refresh Applicants. Ese es el ciclo. El correo es la forma de comunicarte. El ATS es donde vive el registro de contratación.
Así lo veo yo: tu buzón es comunicación. No es un segundo ATS.
¿Por qué falla contratar desde una bandeja compartida?
Porque un buzón personal o compartido se creó para mensajes, no para un proceso de selección. He visto a equipos pequeños usar jobs@ como formulario de candidatura, reenviar currículums a Slack y perder el hilo cuando alguien se pone enfermo. El candidato sigue pensando que se ha postulado. Tu responsable de contratación sigue preguntando «¿hemos respondido?».
Hay tres fallos que aparecen una y otra vez.
El primero es la visibilidad. Si la conversación vive en la carpeta Enviados de una persona, el resto del equipo no puede ver la última respuesta sin preguntar. Las fases, las notas y las valoraciones están en otro sitio, o en ninguno.
El segundo es la durabilidad. Los empleadores de EE. UU. sujetos a las normas de la EEOC suelen conservar los registros de personal y de empleo, incluidos los formularios de candidatura, durante un año desde el registro o la acción relacionada. Las directrices de la ICO del Reino Unido sobre limitación del plazo de conservación (UK GDPR) indican que no debes conservar los registros de selección de candidatos no seleccionados más tiempo del plazo de reclamación sin una razón empresarial clara, y que debes poder justificar lo que conservas. Nada de eso es más fácil cuando la mitad de la historia queda enterrada en un buzón que nadie archivó a propósito. Para una visión práctica para pymes sobre el tiempo de conservación, consulta cuánto tiempo conservar las candidaturas según el RGPD (GDPR) y el RODO.
El tercero es el volumen. Un análisis de Scoutify de 2026 sobre más de 24.000 candidaturas ya resueltas encontró que cerca de la mitad nunca recibió una respuesta humana. Es una medición del silencio desde el lado del candidato, no un estudio de laboratorio sobre «adjuntos de Gmail perdidos». Aun así, coincide con lo que veo desde el lado del empleador cuando la candidatura y la respuesta viven en sitios distintos: la gente espera y luego se va.
Una única lista de candidatos con el correo adjunto a cada candidatura soluciona el problema de visibilidad. El resto de este artículo explica cómo configurarlo sin fingir que el correo es tu ATS.
¿Qué significa realmente sincronizar el correo de reclutamiento?
Los proveedores mezclan tres funciones distintas bajo una misma frase.
La sincronización de buzón es la captura bidireccional del correo de reclutadores y candidatos en el perfil correcto: lo que envías, lo que responden, en la línea temporal de la candidatura.
La entrada de candidaturas es cómo entra una persona nueva en el proceso de selección: formulario de empleo, URL de candidatura de un portal, widget, alta manual o un canal con nombre propio como PostJobFree.
Las plantillas y el envío masivo son cómo redactas y envías a escala. Pueden funcionar aunque el buzón no esté conectado.
La sincronización del correo de reclutamiento, hecha con honestidad, es sobre todo la primera función. No es «cada currículum que llega a jobs@ se convierte en un candidato puntuado». La ayuda de los propios proveedores describe el mismo patrón. La ayuda sobre sincronización bidireccional de JobScore, por ejemplo, solo adjunta mensajes que coinciden con direcciones de correo que ya están en los registros de candidatos, y solo después de que el usuario lo active. Eso es comunicación dentro de un registro, no una segunda página de empleo.
Si quieres la parte de entrada desde portales, centralizar candidaturas de varios portales de empleo es el artículo hermano. Si quieres usar LinkedIn como canal y no como una segunda bandeja de entrada, consulta cómo sincronizar LinkedIn con tu ATS.
¿Cómo conectas tu buzón de trabajo a Canvider?
Ve a Settings → Integrations y conecta Google o Microsoft mediante OAuth de Unipile. Elige un proveedor de correo y calendario por empleador. Inicias sesión con Google o Microsoft. Canvider nunca maneja esa contraseña.
Esto requiere el nivel de empleador 2 o superior. Planes públicos actuales: Simple gratuito, Pro desde €80, Enterprise desde €200. El plan gratuito no incluye la sincronización con Gmail ni con Outlook.
Una vez conectado, obtienes:
- Enviar correo a los candidatos desde tu dirección de trabajo real en lugar de solo desde
notifications@canvider.com - Sincronización del calendario, además de enlaces de Meet en Google o de Teams en Microsoft
- Sincronización de correo bidireccional: el correo enviado desde Canvider a través del buzón conectado aparece en Enviados; las respuestas de los candidatos se incorporan a la candidatura mediante los webhooks de Unipile y la sincronización del buzón
Sin la integración también puedes enviar. Los mensajes salen desde notifications@canvider.com. Eso es unidireccional. No hay sincronización de buzón, así que las respuestas no aparecerán en la pestaña Emails de la misma forma.
Uso diario con una cuenta conectada:
- Abre el candidato → pestaña Emails.
- Usa Template, Custom o AI Draft.
- Envía desde el buzón conectado.
- Revisa Incoming en History. Espera al webhook, o actualiza si tienes prisa.
El estado de lectura del correo recibido es común a toda la empresa, así que el equipo ve lo que se abrió en Canvider.
Para las palabras exactas que envías, mantén las invitaciones a entrevista claras en cuanto a zona horaria, enlace y reprogramación, y envía los correos de rechazo tras la entrevista el mismo día en que tomes la decisión. La sincronización no arregla una invitación pobre ni un no tardío.
¿Cómo llegan las candidaturas al ATS si el correo no es el formulario de candidatura?
A través de la URL de candidatura, no esperando a que alguien reenvíe un PDF.
La vía principal es tu página de empleo y tus formularios de Canvider, más las URLs de candidatura de los portales que apuntan a Canvider. Las candidaturas de la página de empleo, el widget de inserción, Workloupe, la carga masiva y las altas manuales ya llegan dentro de la aplicación. Refresh Applicants no las vuelve a importar.
El canal con nombre para candidaturas por correo es PostJobFree. Después de publicar por esa vía, ejecuta People → Refresh Applicants con una cadencia regular. Canvider analiza el correo de PostJobFree (PDF más OCR, y cartas de presentación cuando las hay). El origen aparece como PostJobFree. La sincronización de candidatos de LinkedIn funciona igual: esos candidatos llegan mediante la misma acción de Refresh cuando el puesto se publicó a través de la integración con LinkedIn. Eso no es sincronización de Gmail.
Lo que no incluimos:
- Un producto de bandeja de contratación compartida
- Reenviar todo a Canvider como funcionalidad
- Candidaturas por correo a un alias de la empresa como vía principal
- Un importador genérico que convierta «cada CV enviado a jobs@» en un puesto
Si un tablón o un anuncio gratuito pide un destino para las candidaturas, pega la URL de Canvider. Para ideas de distribución gratuita, consulta dónde publicar ofertas de empleo gratis. Mantén la conversación en el correo si quieres. Mantén la candidatura en el ATS.
¿Qué se sincroniza y qué se queda en Gmail u Outlook?
| Qué | En Canvider | Notas |
|---|---|---|
| Correo saliente enviado desde Canvider a través del buzón conectado | Sí | También aparece en Enviados de tu proveedor |
| Respuestas de los candidatos a ese correo | Sí, en la pestaña Emails de la candidatura | Mediante webhooks de Unipile y sincronización del buzón |
| Resto de tu buzón personal o compartido | No | Se queda en Gmail u Outlook |
| Candidatos de la página de empleo / widget / Workloupe / manual / carga masiva | Ya están en Canvider | Refresh no los vuelve a importar |
| Candidatos de PostJobFree | Sí, mediante Refresh Applicants | Canal de correo analizado |
| Candidatos de LinkedIn en puestos publicados con la integración | Sí, mediante Refresh Applicants | No es sincronización de buzón |
| Cada CV enviado a jobs@ | No | Sin análisis genérico de alias |
| Google y Microsoft a la vez | No | Un proveedor por empleador |
| Sincronización de buzón en Free / Simple / Starter | No | Solo notifications@ |
Esa tabla es el producto tal cual es. Prefiero que lo tengas en cuenta desde la primera semana a que descubras una bandeja compartida que falta en la tercera.
Las plantillas de correo personalizadas y la comunicación masiva del puesto siguen funcionando sin Unipile. Pierdes el envío personal y la captura bidireccional, no la posibilidad de escribir a las personas del proceso de selección.
¿Y la retención cuando el correo de los candidatos acaba en un único lugar?
Tener el correo asociado a la candidatura te ayuda a responder «¿qué dijimos?». También hace que la retención sea real y no accidental.
La guía de limitación del almacenamiento de la ICO es clara: conserva los datos personales solo mientras los necesites para tu finalidad, documenta los plazos estándar y revísalos. Su ejemplo de selección indica a los empleadores que no conserven los registros de candidatos no seleccionados más allá de la ventana legal de reclamación sin una razón empresarial clara. En Francia, la CNIL publicó un référentiel de conservación para RR. HH. el 2 de abril de 2026, que cubre la contratación entre otras actividades. Es soft law, útil como lista de comprobación, no un salvoconducto.
Nada de eso requiere que una funcionalidad llamada «borrado automático a los 180 días» sea cierta. Sí requiere que el registro de contratación, incluidos los correos que importan, viva en un lugar donde puedas encontrarlo y borrarlo después a propósito. Una pestaña Emails sincronizada gana a tres bandejas personales para ese fin.
Esto no es asesoramiento jurídico. Si contratas en EE. UU. y en la UE, escribe la regla de conservación y cúmplela.
¿Qué deberías hacer esta semana?
- Si estás en el nivel 2 o superior, conecta Google o Microsoft en Settings → Integrations y envíate un correo de prueba a ti mismo.
- Prefiere el buzón conectado para enviar a los candidatos, así Enviados y la candidatura quedan alineados.
- Apunta las URLs de candidatura de tu página de empleo y de los portales a Canvider. Deja de recoger candidaturas nuevas solo en
jobs@. - Si usas PostJobFree o la publicación con la integración de LinkedIn, pon People → Refresh Applicants con una cadencia fija.
- Usa las plantillas y el envío masivo desde el puesto cuando necesites volumen. Mantén las invitaciones y los rechazos breves y a tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sincronizo el correo de reclutamiento con mi ATS?
Conecta un buzón de trabajo para que los mensajes que envíes desde el ATS aparezcan en Enviados y las respuestas de los candidatos lleguen a la candidatura. En Canvider eso significa Settings and Integrations, y después Google o Microsoft en el nivel de empleador 2 o superior. Apunta las URLs de candidatura de los portales de empleo y de tu página de empleo a Canvider para que las nuevas candidaturas lleguen a una única lista. Usa People y Refresh Applicants para PostJobFree y los candidatos de LinkedIn. No consideres una bandeja compartida jobs@ como tu sistema de seguimiento de candidatos.
¿Canvider convierte cada correo a jobs@ en una candidatura?
No. No hay una bandeja de contratación compartida, ni un camino de reenviar-todo-a-Canvider, ni un análisis genérico de cada currículum enviado por correo a un alias de la empresa para convertirlo en un puesto. Las nuevas candidaturas llegan a través del formulario de empleo de Canvider y de las URLs de candidatura de los portales que apuntan a Canvider. PostJobFree es el canal de correo a candidatura identificado, y esos candidatos llegan cuando ejecutas People y Refresh Applicants.
¿Puedo sincronizar Gmail u Outlook en el plan gratuito?
No. La sincronización bidireccional del buzón requiere el nivel de empleador 2 o superior. En Free, Simple o Starter sigues enviando desde notifications@canvider.com, y las plantillas y la comunicación masiva siguen funcionando. Lo que no tienes es la alineación con Enviados ni las respuestas entrantes en la candidatura desde tu buzón personal.
¿Un buzón conectado es una copia completa de mi bandeja de entrada dentro de Canvider?
No. Canvider guarda los correos salientes que envías desde el producto y las respuestas entrantes a esa candidatura. El resto de tu buzón de Gmail u Outlook se queda en Gmail u Outlook. Conectas Google o Microsoft, no ambos a la vez para el mismo empleador.