Snel antwoord: Een interne vacature (in het Verenigd Koninkrijk heet dat meestal een internal job advert) laat huidige medewerkers weten dat er een functie open staat, vóór of naast de externe zoekactie. Gebruik een kort sjabloon: functietitel, manager, doel, taken, vereist versus gewenst, voorwaarden, hoe je solliciteert, deadline en contactpersoon. Voor kleine teams is ongeveer vijf tot zeven werkdagen op één kanaal voldoende.
Ik heb interne vacatures gezien die drie alinea’s enthousiasme bevatten en nul feiten. Mensen kunnen niet solliciteren op gevoelens. Naar mijn mening verdienen interne vacatures dezelfde duidelijkheid als die je externe kandidaten geeft, alleen met minder marketing.
Kopieer dit sjabloon voor een interne vacature
INTERNE VACATURE
Functietitel:
Afdeling / manager:
Locatie (kantoor / remote / hybride):
Doel van de functie (2 tot 4 regels):
Kerntaken (kies 3 tot 7):
1.
2.
3.
4.
5.
Vereist (must-have):
-
-
-
Gewenst (nice to have):
-
-
Loonschaal (als je team loonbandbreedtes deelt):
Voorwaarden (anciënniteit, team, regels over locatie):
Hoe solliciteren (e-mail, formulier of ATS-link):
Deadline (datum en uur, tijdzone):
Contactpersoon voor vragen:
Datum van publicatie:Vul elk veld in dat je kunt. Lege verplichte regels zijn de manier waarop zwakke kandidaten ongemerkt in interviews belanden.
Praktische richtlijnen voor teams van 10 tot 50
Dit zijn gangbare gewoonten in kleine teams, geen verzonnen wettelijke regels. Controleer de plaatselijke arbeidsregels als je twijfelt.
Venster: Ongeveer vijf tot zeven werkdagen intern, vóór of samen met de externe publicatie. Eén duidelijke deadline is beter dan een open ‘misschien’.
Kanaal: Eén plek, meer niet. Slack plus e-mail plus een uitgeprint blad op de koelkast maakt drie versies van de waarheid.
Toestemming van de manager om te solliciteren: Vereis die niet. Mensen moeten vrij hun hand kunnen opsteken. Komen ze op de shortlist, breng dan de huidige manager op de hoogte zodat de bezetting gepland kan worden.
Interne kandidaten die niet geselecteerd worden: Stuur een echt antwoord. Koppel het aan de behoeften van de functie. Onze patronen voor afwijzingsmails na een interview werken ook voor interne kandidaten, met één aanpassing: wees voorbereid op een vervolgvraag op de gang, dus hou notities bij.
Het proces zonder gedoe uitvoeren
- Plaats het sjabloon in je ene kanaal.
- Verzamel sollicitaties in één inbox of ATS-weergave.
- Screen in eerste instantie alleen op de vereiste punten.
- Nodig uit met een duidelijke uitnodigingsmail voor een interview.
- Scoor iedereen op hetzelfde blad met een scorecardsjabloon voor interviews.
- Beslis, vertel het eerst aan de interne kandidaten, en ga daarna eventueel extern.
Dezelfde vragen. Dezelfde scorecard. Geen speciale snelweg omdat iemand al twee bureaus verderop zit. Vertrouwdheid is geen bewijs.
Wat je zegt wanneer een interne kandidaat het niet krijgt
Houd het kort en waar:
“We hebben gekozen voor iemand met meer diepgaande [vaardigheid]. Bedankt voor je sollicitatie. We praten graag met je over groeikansen als dat nuttig is.”
Verzin geen toekomstige functie om het nee te verzachten. Lege beloftes zijn erger dan een heldere beslissing.
Waarom dit sjabloon genoeg is
Je hebt geen beleidsnota van 12 pagina’s over mobiliteit nodig om mensen eerlijk te behandelen. Je hebt een duidelijke vacature nodig, een vast venster, vrij solliciteren en eerlijke uitkomsten.
Als je interne en externe sollicitanten in één pipeline wilt, probeer Canvider gratis.
Plaats hem. Sluit hem af op de deadline. Beslis met notities. Dat is de hele cyclus.
Veelgestelde vragen
Wat moet een interne vacature bevatten?
Functietitel, afdeling en manager, locatie, doel, drie tot zeven taken, vereiste versus gewenste vaardigheden, loonschaal als je die deelt, wie mag solliciteren, hoe je solliciteert, deadline en een contactpersoon.
Hoe lang moet een interne vacature open blijven?
Voor kleine teams is ongeveer vijf tot zeven werkdagen op één kanaal een praktische richtlijn, geen wet. Langer alleen als je schriftelijk beleid dat voorschrijft.
Hebben werknemers toestemming van hun manager nodig om te solliciteren?
Naar mijn mening niet. Laat mensen vrij solliciteren. Breng de huidige manager op de hoogte als iemand op de shortlist staat, en niet al vóór iemand op 'solliciteren' klikt.
Wat zeg je tegen interne kandidaten die niet geselecteerd zijn?
Geef een echt antwoord dat past bij de functie, geen vage complimenten. Het best laat je het weten op de dag dat je beslist. Stilte schaadt het vertrouwen sneller dan een duidelijk nee.