Kort antwoord: Een vacatureaanvraag is een interne vraag om toestemming om een functie te creëren of in te vullen. Kandidaten zien ze nooit. Voor een team van 10 tot 50 personen houd je ze tot één pagina: functietitel, soort tewerkstelling, loonvork, waarom je deze plaats nodig hebt, wanneer je wilt dat iemand start, en wie goedkeuring geeft.
Vroeger behandelde ik aanwerving als een gesprek. Iemand zei dat we hulp nodig hadden, iemand anders plaatste een vacature, en de loonadministratie kwam er later achter. Zo werf je aan zonder plan.
Naar mijn mening is de aanvraag het plan. Het is geen papierwerk om het papierwerk. Het is het moment waarop je beslist of de plaats echt is.
Wat is een vacatureaanvraag?
Het is een interne vraag. Een manager of oprichter vraagt toestemming om een nieuwe plaats open te stellen of een bestaande plaats opnieuw in te vullen. Hr-woordenlijsten en aanwervingsgidsen beschrijven hetzelfde kernidee: de aanvraag geeft toestemming om aan te werven; het is niet de advertentie die kandidaten lezen.
Gangbare velden:
- Functietitel en team
- Soort tewerkstelling (voltijds, deeltijds, contract)
- Loonvork of budgetband
- Verantwoording (waarom nu, wat breekt als je wacht)
- Gewenst startmoment
- Goedkeurder (eigenaar, finance, of beide)
Dat volstaat voor de meeste kleine bedrijven.
Vacatureaanvraag versus functiebeschrijving versus vacaturetekst
Mensen halen die door elkaar. Het zijn drie verschillende documenten.
| Document | Doelgroep | Doel |
|---|---|---|
| Vacatureaanvraag | Intern | Toestemming en budget om aan te werven |
| Functiebeschrijving | Intern (en later ook kandidaten) | Taken, vaardigheden, verwachtingen |
| Vacaturetekst | Extern | De openbare advertentie na goedkeuring |
Keur eerst de aanvraag goed. Rond daarna de beschrijving af. Publiceer dan de vacaturetekst. Als je naar de vacaturetekst springt, werf je aan voordat iemand heeft ingestemd met het bestaan van de plaats.
Als de beschrijving klaar is, schrijf ze dan duidelijk. Onze gids over hoe JobCraft betere functiebeschrijvingen schrijft behandelt die stap.
Een vacatureaanvraag van één pagina voor teams van 10 tot 50
Kopieer dit naar een document of formulier. Vul elke regel in voordat iemand kandidaten zoekt.
VACATUREAANVRAAG (één pagina)
Functietitel:
Team / manager:
Soort tewerkstelling: voltijds / deeltijds / contract
Locatie / remote:
Loonvork (of budgetband):
Type functie: nieuwe functie / vervanging
Vervangt (bij vervanging):
Waarom we deze functie nu nodig hebben (3 tot 5 regels):
Wat gebeurt er als we 90 dagen wachten:
Gewenste startdatum:
Vereiste vaardigheden (max. 5):
Pluspunten (max. 3):
Verantwoordelijke voor de aanwerving:
Goedkeurder finance / oprichter:
Datum ingediend:
Beslissing: goedgekeurd / afgewezen / herzien
Datum van beslissing:
Opmerkingen:Eén eigenaar. Eén handtekening van finance of de oprichter. Geen commissie van vijf personen.
Waarom kleine teams dit nog steeds nodig hebben
Zonder aanvraag krijg je:
- Vacatures die werden geplaatst terwijl niemand ze had begroot
- Twee managers die voor hetzelfde gat aanwerven
- Sollicitatiegesprekken die stoppen wanneer de oprichter zegt: wacht, we kunnen dit niet betalen
Met een kort formulier vang je dat op voordat kandidaten tijd investeren. Bepaal na goedkeuring hoeveel kandidaten je moet interviewen, zodat de zoektocht een duidelijk eindpunt heeft.
Wil je de aanvraag, de vacaturetekst en de pipeline op één plek, probeer dan Canvider gratis.
Wat ik deze week zou doen
- Plaats het formulier van één pagina op je gedeelde schijf.
- Verplicht het voor elke openbare vacaturetekst.
- Houd de goedkeuringsketen tot maximaal twee personen.
Dat is het hele systeem. Bewust eenvoudig.
Plan je meerdere functies voor het jaar, zet ze dan in één aanwervingsplan. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, houd je een korte intakevergadering met de aanwervende manager voordat je de vacature plaatst.
Veelgestelde vragen
Wat is een vacatureaanvraag?
Een vacatureaanvraag is een interne vraag om toestemming om een functie te creëren of in te vullen. Ze omvat meestal de functietitel, het soort tewerkstelling, de loonvork, de verantwoording, het gewenste startmoment en wie moet goedkeuren. Kandidaten zien de aanvraag nooit.
Hoe verschilt een vacatureaanvraag van een functiebeschrijving?
De aanvraag vraagt toestemming en budget. De functiebeschrijving somt taken en vereisten op. Je keurt eerst de aanvraag goed en schrijft of finaliseert daarna de beschrijving.
Hoe verschilt een vacatureaanvraag van een vacaturetekst?
De vacaturetekst is de externe advertentie waarop kandidaten solliciteren, en die wordt pas na goedkeuring gepubliceerd. De aanvraag blijft binnen het bedrijf en start die goedkeuring.
Hebben kleine teams van 10 tot 50 personen een formele aanvraag nodig?
Ja, maar houd het licht. Eén pagina, een duidelijke eigenaar en een goedkeuring van finance of de oprichter volstaan. Als je deze stap overslaat, duiken ongeplande personeelsbezetting en onverwachte loonkosten op.