Kort antwoord: Kost per aanwerving = (interne wervingskosten + externe wervingskosten) ÷ aantal aanwervingen in dezelfde periode. De Society for Human Resource Management (SHRM) meldde in april 2022 dat de gemiddelde Amerikaanse kost per aanwerving bijna $4.700 bedroeg. Het salaris en de voordelen van de nieuwe medewerker zijn niet inbegrepen. De meeste kleine teams onderschatten het omdat ze de grootste kost weglaten: hun eigen tijd.
Wat is de formule voor de kost per aanwerving?
De kost per aanwerving is de totale wervingsuitgave gedeeld door het totaal aantal aanwervingen, voor één periode.
Cost per hire = (Internal costs + External costs) / Total hiresDit is de structuur die gebruikt wordt in de ANSI/SHRM-standaard voor kost per aanwerving, gepubliceerd in 2012. Het doel van die standaard was bedrijven dezelfde zaken te laten tellen, zodat de cijfers vergelijkbaar zijn.
Kies een periode die lang genoeg is om meerdere aanwervingen te hebben. Een kwartaal werkt voor de meeste kleine teams. Een maand met één aanwerving geeft een getal dat weinig betekent.
Wat telt als interne en externe kosten?
Interne kosten zijn wat je binnen het bedrijf uitgeeft. Externe kosten zijn wat je aan externe partijen betaalt.
| Interne kosten | Externe kosten |
|---|---|
| Tijd van recruiter of HR besteed aan werving | Advertenties op vacaturesites en gesponsorde berichten |
| Tijd van hiring manager en interviewers | Agentuurvergoedingen voor werving |
| Applicant tracking system (ATS) en andere wervingssoftware | Achtergrondcontroles en referentiediensten |
| Referralbonussen voor medewerkers | Tools voor beoordeling en testen |
| Wervingsevenementen die je zelf organiseert | Reis- en verhuiskosten van kandidaten |
| Employer branding voor werving | Kosten voor loopbaanbeurzen |
Wat niet meetelt:
- Het salaris, de voordelen en aandelen van de nieuwe medewerker
- Onboarding en opleiding na de startdatum
- Algemene bedrijfsmarketing die niet over werving gaat
Hoe reken je de tijd van je team mee?
Gebruik uren maal een volledige uurkost. Dit is de post die de meeste kleine bedrijven overslaan, en meestal is het de grootste.
- Schat per betrokken persoon de uren per aanwerving. Screening, planning, interviews, debriefings, aanbodgesprekken.
- Vermenigvuldig met hun uurkost. Salaris gedeeld door werkuren is voldoende. Je hebt geen loonadministratie-precisie nodig.
- Tel het op bij de interne kosten.
Heeft niemand een speciale recruiter, dan is het de tijd van de oprichter en managers. Het blijft echte kost. Een uur dat een oprichter besteedt aan het lezen van cv’s is een uur dat niet naar verkoop of product gaat.
Uitgewerkt voorbeeld
Hier is een voorbeeld voor een bedrijf met 40 medewerkers over één kwartaal. De cijfers zijn verzonnen ter illustratie.
Aanwervingen in het kwartaal: 4
Interne kosten
| Item | Berekening | Kost |
|---|---|---|
| Tijd hiring manager | 4 aanwervingen × 15 uur × $60 | $3.600 |
| Tijd interviewers | 4 aanwervingen × 8 uur × $50 | $1.600 |
| Eindinterviews oprichter | 4 aanwervingen × 2 uur × $100 | $800 |
| ATS-abonnement | 3 maanden × €80 (ongeveer $90) | $270 |
| Referralbonus | 1 × $1.000 | $1.000 |
| Totaal interne kosten | $7.270 |
Externe kosten
| Item | Kost |
|---|---|
| Gesponsorde vacatureposts | $1.200 |
| Achtergrondcontroles | 4 × $50 = $200 |
| Totaal externe kosten | $1.400 |
Kost per aanwerving = ($7.270 + $1.400) / 4 = $2.168
Let op waar het geld naartoe ging. Software was ongeveer 3 % van het totaal. Mensentijd was ongeveer 69 %. Dat is normaal voor kleine teams, en het is de reden waarom het terugbrengen van uren per aanwerving meestal meer bespaart dan het terugbrengen van tooluitgaven.
Wat is de gemiddelde kost per aanwerving?
Het cijfer van SHRM van bijna $4.700, afkomstig uit benchmarkdata die in april 2022 werd gemeld, wordt nog steeds het vaakst geciteerd voor de VS. Zie het als een referentiepunt, niet als een doel.
De benchmarking van SHRM voor 2026, gebaseerd op data van meer dan 4.600 organisaties, zegt dat de kost per aanwerving voor niet-leidinggevenden relatief stabiel is gebleven, terwijl de kost per aanwerving voor leidinggevenden sterk is gestegen. SHRM publiceert de volledige cijfers niet buiten de ledenrapporten.
Waarom het gemiddelde een zwak doel is voor jou:
- Het mengt bedrijven die voor elke functie met agentuurs werken met bedrijven die dat nooit doen.
- Het mengt leidinggevende en niet-leidinggevende functies, tenzij je naar de splitsing kijkt.
- Veel bedrijven tellen interne tijd niet consistent mee, dus hun gerapporteerde cijfers zijn te laag.
Vergelijk jezelf met jezelf. Kost per aanwerving dit kwartaal versus vorig kwartaal, en engineering-aanwervingen versus aanwervingen voor support.
Hoe verlaag je de kost per aanwerving?
Pak eerst de grootste post aan. Voor de meeste kleine teams is dat tijd, en daarna agentuurs.
- Verkort de screeningstijd. Elk cv met de hand lezen is de grootste tijdrover. AI-scoring of duidelijke screeningsvragen kunnen die terugbrengen zonder iemand over te slaan.
- Stop met plannen via e-mail. Heen-en-weer-mailen over interviewtijdslots kost uren per aanwerving. Zelfplanningslinks lossen dat op.
- Verbeter je vacature voordat je betaalt om die te promoten. Een zwakke advertentie trekt meer sollicitanten aan die niet passen, en dat kost meer screeningstijd. Zie hoe lang een functieomschrijving moet zijn.
- Gebruik referrals goed. Een referralbonus is vaak goedkoper dan een agentuurvergoeding. Zie werknemersreferralprogramma’s voor kleine teams.
- Hergebruik eerdere kandidaten. Sterke reserves uit de vorige zoekopdracht kosten niets om te contacteren, als ze daarmee instemmen.
- Verkort de tijd tot aanwerving. Een lang proces betekent meer interviewrondes, meer herplanningen en meer kandidaten die verloren gaan aan snellere aanbiedingen. Zie 5 manieren om de tijd tot aanwerving te verkorten.
Kan een ATS de kost per aanwerving voor je berekenen?
Gedeeltelijk. Wees voorzichtig met elke tool die beweert dat volledig te doen. Een ATS kent aanwervingen, bronnen en tijdlijnen. Hij kent je agentuurfacturen niet en weet niet wat het uur van een manager kost.
De analytics van Canvider tonen aanwervingen binnen een periode, tijd tot aanwerving, het aanvaardingspercentage van aanbiedingen en welke bronnen aanwervingen opleverden. Ze houden geen uitgaven bij. De praktische aanpak is de analytics naar Excel te exporteren en die te combineren met je kostengegevens. Zo krijg je de kost per aanwerving en de kost per aanwerving per bron, wat aangeeft welke kanalen het echt waard zijn om voor te betalen.
Eén metriek is niet genoeg
De kost per aanwerving beloont goedkope werving, niet goede werving. Combineer hem met de tijd tot aanwerving en een maatstaf voor de vraag of de aanwervingen goed uitpakten. Voor de bredere set, lees wervingsmetrieken die verder gaan dan de tijd tot aanwerving.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken je de kost per aanwerving?
Tel alle interne wervingskosten op (tijd van recruiter en interviewers, tools, referralbonussen) en alle externe kosten (vacatures, agentuurvergoedingen, achtergrondcontroles, reiskosten) over een bepaalde periode. Deel het totaal door het aantal aanwervingen in dezelfde periode.
Wat is de gemiddelde kost per aanwerving?
De Society for Human Resource Management (SHRM) meldde in april 2022 dat de gemiddelde kost per aanwerving in de VS bijna $4.700 bedroeg. De benchmarking van SHRM voor 2026 zegt dat de kosten voor niet-leidinggevende functies relatief stabiel zijn gebleven, terwijl de kost per aanwerving voor leidinggevenden sterk is gestegen. Je eigen cijfer telt meer dan het gemiddelde.
Is het salaris inbegrepen in de kost per aanwerving?
Nee. Het salaris en de voordelen van de nieuwe medewerker zijn geen onderdeel van de kost per aanwerving. Die meet wat het heeft gekost om de persoon te vinden en aan te werven, niet wat het kost om hem of haar in dienst te houden.
Wat is een goede kost per aanwerving voor een kmo?
Er bestaat geen universeel goed getal. Een kmo die vooral aanwerft via de eigen carrièrepagina en referrals kan ver onder het SHRM-gemiddelde blijven, terwijl een bedrijf dat voor senior functies met agentuurs werkt er ver boven kan zitten. Volg de trend en splits die op per type functie in plaats van een benchmark na te jagen.