Kort antwoord: Een volledig wervingsproces heeft tien stappen: de functie bepalen, afstemmen met de hiring manager, de vacature schrijven, kandidaten zoeken, screenen, interviewen, finalisten beoordelen, referenties nagaan, het aanbod doen en onboarden. Over al die stappen heen loopt nog één taak: elke kandidaat laten weten waar hij of zij staat. De benchmarks van SHRM voor 2026 zetten de mediane time to fill voor niet-leidinggevende functies op 39 dagen.
Deze gids geeft één korte sectie per stap, met een link naar een dieper artikel waar we er een hebben.
Stap 1: De functie bepalen
Schrijf vóór er iets wordt geplaatst op waarom de functie bestaat en hoe succes eruitziet na zes maanden.
Beantwoord vier vragen:
- Welk probleem lost deze aanwerving op?
- Wat zal die persoon in de eerste 90 dagen in handen hebben?
- Wat zijn de drie tot vijf must-have vaardigheden? Niet tien.
- Wat is het budget, inclusief het salarisbereik?
In grotere bedrijven wordt dit een formele vacatureaanvraag. Kleine teams kunnen het op één pagina doen. Zie wat een vacatureaanvraag is voor een lichte versie.
Stap 2: Afstemmen met de hiring manager
Laat de hiring manager en wie het proces leidt in één vergadering afspreken over de criteria, de interviewfasen en de tijdlijn.
Dit is de intakevergadering, en als je ze overslaat, lopen zoekacties het vaakst vertraging op. Als de persoon die cv’s screent en de persoon die de eindbeslissing neemt andere dingen willen, merk je dat pas in week vier. Onze gids voor de intakevergadering met de hiring manager bevat de vragen die je kunt stellen.
Werf je dit jaar meerdere functies aan, zet ze dan in één wervingsplan, zodat ze niet dezelfde interviewers in dezelfde maand nodig hebben.
Stap 3: De vacature schrijven
Schrijf een vacature die de functie verkoopt aan de juiste persoon en de verkeerde persoon laat afhaken.
Een vacaturetekst is niet hetzelfde als een interne functiebeschrijving. De vacature is marketing. De functiebeschrijving is documentatie. Zie vacaturetekst versus functiebeschrijving voor het verschil.
Praktische regels:
- Gebruik de functietitel die mensen echt zoeken. Zie hoe je een functietitel kiest.
- Houd het leesbaar. Zie hoe lang een functiebeschrijving moet zijn.
- Vermeld het salarisbereik. In de EU betekent de Pay Transparency Directive dat werkgevers kandidaten het loon of het loonbereik moeten geven vóór het interview, zodra de nationale wetgeving van toepassing is, en de vacature is de eenvoudigste plek om dat te doen.
Stap 4: Kandidaten zoeken
Plaats waar je kandidaten al kijken, en vraag daarna in je netwerk.
- Gratis en betaalde jobboards. Begin met waar je gratis vacatures plaatst.
- Je eigen careerspagina. Zie hoe je een careerspagina bouwt die converteert.
- Referrals van medewerkers. Zie referralprogramma’s voor kleine teams.
- Eerdere kandidaten die ermee hebben ingestemd opnieuw gecontacteerd te worden.
- Rechtstreekse benadering voor moeilijke functies. Zie passief zoeken met een kmo-budget.
Zorg dat elk kanaal sollicitanten naar één plek stuurt. Sollicitaties die verspreid zitten over een inbox, LinkedIn en een spreadsheet raken kwijt.
Stap 5: Sollicitaties screenen
Snij de lijst bij tot de mensen die het waard zijn om mee te praten, snel en volgens dezelfde criteria voor iedereen.
Gebruik twee filters, in deze volgorde:
- Knock-outvragen voor echte must-haves zoals een werkvergunning of woonplaats. Hou ze bij drie of minder. Elke extra vraag zorgt ervoor dat mensen de sollicitatie niet afmaken.
- Cv-review tegen de criteria uit stap 1. Niet tegen een onderbuikgevoel.
Daarna volgt een korte telefonische of videoscreening. Zie telefoonscreeningsvragen die echt filteren.
Stap 6: Interviewen
Stel elke kandidaat dezelfde kernvragen en beoordeel hen op dezelfde schaal.
Dat is een gestructureerd interview, en onderzoek rangschikt het consequent onder de meest voorspellende selectiemethodes. Zie wat een gestructureerd interview is, onze gedragsgerichte sollicitatievragen en het scorecardsjabloon voor interviews.
Beslis vooraf of je één-op-één gesprekken houdt of een paneelinterview. Voeg geen rondes toe om je gerust te voelen.
Stap 7: De finalisten beoordelen
Vergelijk je top twee of drie naast elkaar aan de hand van de criteria, met bewijs uit de interviews en, waar het past, een korte werkproef.
Een werkproef laat zien hoe iemand het werk echt doet. Hou ze kort en betaal voor alles wat lang is. Vergelijk daarna de finalisten op één plek. Zie kandidaten vergelijken zonder spreadsheet.
Stap 8: Referenties en achtergrond nagaan
Verifieer wat je hebt gehoord bij mensen die met de kandidaat hebben samengewerkt, en voer alle controles uit die de functie wettelijk vereist.
Zie vragen voor referentiecontroles. Als je achtergrondchecks uitvoert, houd daar dan rekening mee in je tijdlijn. Zie hoe lang een achtergrondcheck duurt.
Stap 9: Het aanbod doen
Bel eerst, stuur daarna dezelfde dag het schriftelijke aanbod met een duidelijke deadline.
De sjabloonbrief voor een aanbod beschrijft wat erin moet staan. Als de kandidaat door zijn huidige werkgever wordt teruggehaald, lees dan wat je doet wanneer een kandidaat een tegenaanbod krijgt.
Stap 10: Onboarden
Plan de eerste week vóór de startdatum, zodat de nieuwe medewerker niet wordt begroet door een laptop die niet werkt.
Zie onboarding van nieuwe medewerkers na het ATS.
De stap die door alle andere heen loopt: de lus sluiten
Elke kandidaat die op een willekeurige stap afhaakt, moet een duidelijk antwoord krijgen.
Stilte komt vaak voor. In het Candidate Experience Report van Greenhouse van mei 2024 zei 52 % van de werkzoekenden dat ze tijdens een interviewproces zonder antwoord waren gelaten. Het schaadt je volgende zoekactie, want kandidaten praten met elkaar. Gebruik e-mailsjablonen voor werving en stuur afwijzingsmails na interviews op de dag dat je beslist.
Waar een ATS past
Een applicant tracking system (ATS) vervangt geen van deze stappen. Het houdt ze op één plek, zodat er niets tussen wegvalt.
In Canvider lopen stap 3 tot en met 9 in één werkruimte: JobCraft stelt de vacaturetekst op, de careerspagina en de jobboardlinks verzamelen sollicitaties, AI-scoring rangschikt cv’s ten opzichte van de functie, interviewplanning boekt gesprekken, en statusmails gaan uit wanneer kandidaten van fase veranderen. Analytics laten daarna zien hoe lang een aanwerving duurt en waar kandidaten afhaken.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de stappen van het wervingsproces?
Een volledig wervingsproces heeft tien stappen: de functie bepalen, afstemmen met de hiring manager, de vacature schrijven, kandidaten zoeken, sollicitaties screenen, interviewen, finalisten beoordelen, referenties nagaan, het aanbod doen en onboarden. Elke afgewezen kandidaat op de hoogte houden loopt parallel met al die stappen.
Hoe lang duurt het wervingsproces?
De recruitmentbenchmarks van SHRM voor 2026 geven een mediane time to fill van 39 kalenderdagen voor niet-leidinggevende functies. Kleine teams met een snel en gestructureerd proces kunnen dat verslaan. Senior- en specialistische functies duren meestal langer.
Wat is de belangrijkste stap in de werving?
De functie bepalen en de criteria afspreken voordat je de vacature plaatst. Bijna elk later probleem, van een stroom ongeschikte sollicitaties tot een evaluatiemoment waarop niemand het eens is, gaat terug naar een functie die nooit duidelijk was gedefinieerd.