Kort antwoord: Een intakegesprek met de hiring manager is een gesprek van 30 tot 45 minuten voordat een vacature wordt geplaatst. De persoon die de zoektocht leidt en de hiring manager spreken af welke must-haves, interviewfases, loonrange en tijdslijn gelden. Als zoektochten vastlopen, is dat meestal omdat dit gesprek is overgeslagen. Gebruik de 15 vragen hieronder en eindig met een samenvatting van één pagina die jullie allebei goedkeuren.
Waarom is het intakegesprek belangrijk?
Omdat de twee personen die het meest moeten akkoordgaan, vaak pas in week vier ontdekken dat ze dat niet doen.
Veelvoorkomende signalen van een overgeslagen intake:
- De recruiter stuurt tien kandidaten en de manager wijst ze allemaal af
- Na de eerste interviews duiken nieuwe eisen op
- De loonrange blijkt te laag nadat het eerste aanbod is geweigerd
- Elke interviewer test iets anders
- Niemand weet wie de eindbeslissing neemt
Al die problemen zijn in één gesprek goedkoper op te lossen dan tijdens een zoektocht van zes weken.
De 15 intakevragen
Groepeer ze in vijf blokken. Noteer de antwoorden meteen in de samenvattingssjabloon aan het einde.
De functie
- Welk probleem lost deze aanwerving op? Als het antwoord “we hebben meer handen nodig” is, dring dan aan op het concrete werk.
- Hoe ziet succes eruit na 90 dagen en na 12 maanden? Concrete resultaten, geen eigenschappen.
- Is dit een nieuwe functie of een vervanging? Bij een vervanging: wat moet er anders zijn dan bij de vorige persoon?
Het profiel
- Wat zijn de drie tot vijf must-haves? Dingen waarvoor je iemand zou afwijzen als die ze niet heeft. Als er tien zijn, zijn de meeste nice-to-haves.
- Welke eisen zijn vaardigheden en welke zijn proxy’s? “5 jaar ervaring” en “diploma vereist” zijn proxy’s. Vraag welke vaardigheid ze vertegenwoordigen. Zie competentiegericht aanwerven.
- Wat zijn de nice-to-haves? Schrijf ze op, zodat ze nooit als reden tot afwijzing worden gebruikt.
- Wie in het huidige team is een goed voorbeeld van deze functie die goed wordt uitgevoerd? En waarom?
Het proces
- Welke interviewfases zijn er? Screening, eerste interview, werkproef, eindgesprek. Minder fases is meestal beter.
- Wie interviewt in elke fase, en wat beoordeelt elke persoon? Elke interviewer krijgt een andere vaardigheid. Geen dubbele dekking.
- Wie neemt de eindbeslissing? Eén naam.
- Hoe snel geef je feedback na elk interview? Spreek 24 uur af. Trage feedback is de meest voorkomende reden waarom goede kandidaten afhaken.
Loon en aanbod
- Hoe ziet de loonrange eruit, en hoe vast ligt die? Publiceer ze als dat kan. In de EU verplichten de regels voor loontransparantie dat steeds vaker. Zie de EU-richtlijn loontransparantie.
- Wat is nog onderhandelbaar? Startdatum, thuiswerkdagen, functietitel, aandelen.
Tijdslijn en sourcing
- Wanneer moet deze persoon beginnen? Reken terug vanaf die datum. Het benchmarkrapport van SHRM voor 2026 meldt een mediane time-to-fill van 39 dagen voor niet-uitvoerende functies, vóór opzeggingstermijnen.
- Waar denk je dat de juiste mensen zitten? Referrals, een specifieke community, een concurrent, een jobboard. Hiring managers weten dat vaak beter dan wie ook.
Wat moet je afspreken voordat je de kamer verlaat?
Schrijf een samenvatting van één pagina en stuur die dezelfde dag nog door.
| Item | Afgesproken |
|---|---|
| Functietitel (zoals kandidaten die zoeken) | |
| Waarom de functie bestaat | |
| Succes na 90 dagen | |
| Must-haves (3 tot 5) | |
| Nice-to-haves | |
| Loonrange | |
| Interviewfases en interviewers | |
| Wat elke interviewer beoordeelt | |
| Uiteindelijke beslisser | |
| Feedbacktermijn na interviews | |
| Gewenste startdatum | |
| Openingsdatum | |
| Belangrijkste sourcingkanalen | |
| Frequentie van opvolging |
Vraag de hiring manager om te antwoorden met “akkoord”. Dat antwoord is nuttig in week drie, wanneer de eisen beginnen te verschuiven.
Hoe ga je om met een hiring manager die alles wil?
Laat de hiring manager rangschikken.
Leg de volledige lijst voor en vraag: “Als je er maar drie kunt hebben, welke drie zijn dat?” Vraag daarna: “Zou je een verder perfecte kandidaat afwijzen omdat nummer vier ontbreekt?” Als het antwoord nee is, is het een nice-to-have.
Een andere nuttige zet is vroeg kalibreren op echte profielen. Stuur na de eerste paar dagen drie tot vijf cv’s en vraag om ja of nee met één zin uitleg. Zo komen verborgen eisen boven water voordat je honderd mensen hebt gescreend.
Wat gebeurt er na het intakegesprek?
Zet de samenvatting dezelfde week nog om in de vacaturetekst en de selectiecriteria.
- De must-haves worden je screeningscriteria en knock-outvragen. Zie hoe sollicitatievragenlijsten tijd besparen.
- De vacature focust op de resultaten na 90 dagen en de must-haves. Zie vacaturetekst vs. functiebeschrijving.
- De interviewfases worden je scorecard. Zie de sjabloon voor interviewscorecards.
In Canvider komen twee hiervan rechtstreeks overeen met functies. De must-haves kunnen in CriteriaMatch worden ingevoerd als tot 5 geschreven criteria waaraan elke sollicitant wordt getoetst. En de vacature kan starten vanuit JobCraft, dat een beschrijving opstelt op basis van de functiegegevens die je invult. Beide zijn maar zo goed als het intakegesprek dat eraan voorafgaat.
Wanneer moet je opnieuw een intakegesprek houden?
Plan een kort kalibratiegesprek als een van deze dingen gebeurt:
- Na twee weken screening is niemand door het eerste interview gekomen
- De hiring manager wijst de meeste kandidaten af om een reden die niet in de samenvatting staat
- Het eerste aanbod wordt geweigerd vanwege het loon
- De functie zelf verandert
Het duurt 15 minuten en het redt meestal de zoektocht.
Voor het volledige traject van intake tot onboarding, zie het aanwervingsproces in 10 stappen.
Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.
Veelgestelde vragen
Wat is een intakegesprek met de hiring manager?
Een intakegesprek is een gesprek van 30 tot 45 minuten tussen wie de zoektocht leidt en de hiring manager, voordat de vacature wordt geplaatst. Ze spreken af waarom de functie bestaat, welke must-have-vaardigheden nodig zijn, welke interviewfases er zijn, wie interviewt, de loonrange en de tijdslijn.
Wie moet aanwezig zijn op een intakegesprek?
De hiring manager en de persoon die de zoektocht leidt, of dat nu een recruiter, HR of een operationeel verantwoordelijke is. Voeg de uiteindelijke beslisser toe als dat iemand anders is. Houd het klein; meer dan vier personen maakt er een debat van.
Wat moet er uit een intakegesprek komen?
Een samenvatting van één pagina: doel van de functie, drie tot vijf must-haves, nice-to-haves, loonrange, interviewfases met namen, beslisser, streefdata en hoe vaak jullie elkaar opvolgen. Beide personen moeten er schriftelijk mee akkoord gaan.