Kandidaters samtycke, lagringstider, information om AI-användning, kontroll av uppladdningar och hastighetsbegränsningar: så skyddar Canvider kandidatdata säkert och i enlighet med regelverket.
Kandidater väljer att bli kvar för framtida roller.
Varför den finns Håller lagringen i talangpoolen laglig och samtyckesbaserad.
Enligt GDPR / RODO och liknande regelverk kräver lagring av någons data efter att rollen de sökt har stängts en rättslig grund, och uttryckligt samtycke är den renaste tillgängliga. Att fråga vid ansökan — medan kandidaten är engagerad och syftet är uppenbart — ger betydligt högre andel samtycken än att försöka få samtycke månader senare. Canvider verkställer sedan svaret mekaniskt: kandidater som inte samtyckt utesluts från talangpoolen och från enklickshänvisning, så att en enskild rekryterare inte av misstag kan skapa ett efterlevnadsproblem.
Så använder du den
Kandidaterna väljer detta i ansökningsformuläret när de söker.
Öppna en sökandes detaljsida.
Leta efter "Not open to future opportunities" eller "No consent for future opportunities" i profilen.
Kandidater utan samtycke utesluts från talangpoolen och enklickshänvisning.
Samtyckande kandidater läggs till i poolen när vakansen stängs eller arkiveras.
Bra att veta
Kontrollera samtyckesindikatorn innan du kontaktar en tidigare kandidat om en ny roll.
Manuellt tillagda kandidater och massuppladdade CV:n har inte gett samtycke, eftersom de aldrig såg formuläret.
Utan samtycke kan du fortfarande kontakta någon — du måste bara göra det direkt i stället för via talangpoolsfunktionerna.
Samtycke är det som gör talangpoolen till en tillgång i stället för en belastning, så det är värt att hålla formulärets formulering tydlig.
Förklaring i produkten om hur sourcad data hanteras.
Varför den finns Sätter förväntningar och ansvar innan du använder sourcing.
Sourcing är den del av rekryteringen som mest sannolikt skapar ett juridiskt eller etiskt problem, eftersom den rör personer som aldrig kontaktade dig och inte har godkänt något. Att lägga förklaringen direkt på sidan där datan visas — i stället för i ett policydokument som ingen öppnar — gör att rekryterare faktiskt stöter på den i rätt ögonblick. Den tar upp tre saker som är värda att ta till sig: resultaten är tillfälliga förhandsvisningar snarare än poster, LinkedIn-data kommer via ditt egna konto enligt LinkedIns villkor, och ansvaret för lämplig användning är ditt.
Så använder du den
Öppna sidan "Discover People".
Läs panelen "Privacy & how this data works" överst.
Notera att resultaten är tillfälliga förhandsvisningar, inte databasposter.
Notera att LinkedIn-resultat kommer från ditt egna anslutna konto.
Använd förhandsvisningar endast för legitim rekrytering och respektera plattformens villkor.
Bra att veta
Sourcade förhandsvisningar raderas automatiskt efter 48 timmar — Canvider bygger ingen permanent databas över personer som aldrig sökt.
LinkedIn-resultat hämtas via ditt egna konto, så LinkedIns användarvillkor gäller dig direkt.
Använd sourcad data endast för äkta rekrytering; export eller återanvändning är där team hamnar i problem.
Värt att läsa en gång tillsammans med hela teamet i stället för att anta att alla har gjort det.
Meddelande i appen om gränserna för AI-analys av kandidater.
Varför den finns Påminner rekryterare om att människor fattar det slutliga beslutet.
Automatiserat beslutsfattande om personer regleras allt mer, och i flera jurisdiktioner har kandidater rätt att inte bli underkända enbart av en algoritm. Utöver den juridiska situationen finns en praktisk: AI-poängsättning är verkligen användbar för rangordning och verkligen opålitlig i gränsfallen, särskilt för okonventionella karriärer, karriäravbrott eller CV:n skrivna på ett andra språk — exakt de kandidater som en mångfaldig pipeline är beroende av. Friskrivningen står där poängen visas, eftersom det är i det ögonblicket påminnelsen behövs.
Så använder du den
Öppna någon sökandes flik Overview.
Läs friskrivningstexten under "Candidate Summary".
Notera att AI stödjer men inte ersätter mänskligt omdöme.
Verifiera kandidatens uppgifter själv innan du beslutar.
Läs "FAQ on Data & AI Usage" på sidan Legal Documents för mer.
Bra att veta
Underkänn aldrig en kandidat enbart på en AI-poäng — granska CV:t innan något negativt beslut.
AI-poängsättning är minst tillförlitlig för icke-traditionella bakgrunder, karriäravbrott och CV:n skrivna på ett andra språk.
Om en kandidat frågar om AI användes för att bedöma hen är FAQ on Data & AI Usage dokumentet att hänvisa till.
Att dokumentera ditt eget resonemang i interna kommentarer är det som visar att en människa fattade beslutet.
Kandidatdata rensas 30 dagar efter att en vakans har tagits bort.
Varför den finns Begränsar hur länge kandidatdata finns kvar efter att en roll har upphört.
Dataskyddsprinciper kräver att personuppgifter inte sparas längre än syftet kräver, och när en vakans verkligen är borta har ansökningarna kopplade till den inget återstående syfte. Automatisk rensning verkställer detta utan att det är beroende av att någon kommer ihåg det. Fördröjningen på 30 dagar är en medveten kompromiss mellan efterlevnad och verklighet — den skyddar dig mot ett oavsiktligt borttagande samtidigt som den garanterar att datan inte finns kvar på obestämd tid. Behandla det som en nedräkning: allt du behöver för journaler måste exporteras inom det fönstret.
Så använder du den
Öppna jobbets detaljsida och klicka på "Change Vacancy Status".
Välj "Deleted" och bekräfta — detta kan inte ångras.
Vakansen markeras som borttagen direkt och blir otillgänglig.
Efter 30 dagar tas tillhörande kandidat- och ansökningsdata bort automatiskt.
Exportera allt du behöver för journaler innan lagringsfönstret löper ut.
Bra att veta
Borttagning är omedelbar och oåterkallelig från gränssnittet; endast datarensningen fördröjs med 30 dagar.
Exportera analys och alla poster du behöver behålla innan du tar bort, inte under de 30 dagarna då du kanske glömmer.
Använd Archived i stället för Deleted för roller du bara vill få undan — arkivering behåller historiken och matar talangpoolen.
Det här är också mekanismen som stödjer ett verkligt löfte till kandidater om att "radera vår data".
Uppladdningar valideras efter typ, signatur och storlek.
Varför den finns Blockerar skadliga filer som är maskerade som CV:n.
Ett ATS är ett ovanligt attraktivt mål för filbaserade attacker, eftersom det är ett av få affärssystem som bjuder in främlingar att ladda upp dokument. Den klassiska tekniken är en skadlig fil som döpts om med ett ofarligt filnamnstillägg, vilket är varför det inte räcker att bara kontrollera tillägget. Canvider granskar den faktiska filsignaturen — de magiska byten i början av filen — så att en omdöpt körbar fil avvisas oavsett vad den påstår sig vara. Storleksgränserna tjänar ett andra syfte: att skydda tjänsten mot överbelastningsattacker via uppladdningar.
Så använder du den
Ladda upp filer som vanligt via Bulk Upload CVs, Add Candidate eller fliken Files.
Canvider kontrollerar MIME-typ och magiska byte, inte bara filnamnstillägget.
Filer som överskrider storleksgränsen (2–10 MB beroende på uppladdningen) avvisas.
Läs felmeddelandet och ladda upp en giltig fil igen om den avvisas.
Bra att veta
Att byta namn på en fil till .pdf tar den inte förbi kontrollen — innehållet i sig granskas.
Gränserna ligger mellan 2 MB och 10 MB beroende på uppladdningspunkten; fliken Files tillåter upp till 10 MB.
En avvisad legitim fil är oftast för stor eller faktiskt ett annat format än namnet antyder.
Detta körs på varje uppladdningsväg — massuppladdning av CV, manuellt tillagd kandidat, ansökningsfiler och profilbilder.
Begränsar inloggnings- och API-förfrågningar per klient.
Varför den finns Förhindrar brute force och missbruk genom automatiserad trafik.
Varje internetvänd applikation får ständig automatisk trafik — skript för credential stuffing, skrapare och sårbarhetsskannrar som hela tiden söker efter svagheter, helt oberoende av något du gör. Hastighetsbegränsning är det trubbiga, effektiva försvaret: legitim användning närmar sig aldrig dessa gränser, medan automatiserat missbruk är beroende av volym och blir oanvändbart utan den. Den kompletterar kontolåsning, som skyddar ett enskilt konto, genom att skydda hela tjänsten från en klient som attackerar många konton samtidigt.
Så använder du den
Alltid aktiv — ingen konfiguration behövs.
Inloggningsförsök begränsas till 5 per timme och klient.
API-förfrågningar begränsas till 100 per timme.
Om du når en gräns, vänta tills fönstret har återställts och försök igen.
Bra att veta
Inloggning begränsas till 5 försök per timme och klient; API:t till 100 förfrågningar per timme.
Vanlig mänsklig användning når aldrig dessa gränser — att nå en brukar betyda ett skript eller en felkonfigurerad integration.
Relevant om du bygger mot MCP-API:t: designa för taket på 100 per timme i stället för att polla aggressivt.
Detta är skilt från kontolåsning, som låser ett konto i 30 minuter efter 5 misslyckade försök.