Sorterbar tabell över alla sökande för alla dina jobb.
Varför den finns Arbetslistan som rekryterare använder för att hantera kandidater.
Det är här rekryterare tillbringar större delen av sin dag. Jobbsidorna är till för att hantera tjänster; People är till för att hantera människor, och det är medvetet en tät, sorterbar tabell i stället för en kortvy, eftersom genomströmningen väger tyngre än utseendet när du arbetar dig igenom tvåhundra ansökningar. Sortering är det underskattade: sortera på Score för att sålla efter kvalitet, på ansökningsdatum för att skydda kandidatupplevelsen för de äldsta ansökningarna, eller på Status för att se vad som har fastnat. Listan är också startpunkten för varje massåtgärd, och där finns den verkliga tidsbesparingen.
Varför den finns Hittar en specifik kandidat direkt på namn.
Det vanligaste avbrottet i en rekryterares dag är att en anställande chef frågar om en namngiven person, oftast när du håller på med något annat. Filter är fel verktyg för det, eftersom du vet exakt vem du letar efter. Sökningen är den direkta vägen: skriv in namnet, hitta personen, svara på frågan. Den fungerar över alla jobb, vilket spelar roll, eftersom personen som frågar ofta inte minns vilken tjänst kandidaten sökte.
Så använder du den
Öppna People-sidan.
Klicka på fältet "Search applicants..." högst upp.
Skriv kandidatens namn eller andra uppgifter.
Tryck på Enter eller klicka på sökknappen.
Töm fältet och sök igen för att återställa.
Bra att veta
Sökningen omfattar alla dina jobb samtidigt, så du behöver inte veta vilken roll personen sökte.
Delvisa namn fungerar, vilket är användbart när ett namn stavas olika i CV och i e-post.
Sökningen hittar bara sökande. För personer som hittats men inte har sökt, använd Discover People.
Kombinera med filter när ett vanligt namn ger flera träffar.
Filtrera sökande efter position, status, plats, datum och kriterier.
Varför den finns Minskar hundratals sökande till en hanterbar kortlista.
Filter gör en oöverskådlig lista till en arbetskö, och varje filter motsvarar en konkret rekryteringsfråga: Position för "låt mig jobba med den här tjänsten", Status för "vem väntar på mig", Datum för "vem har väntat för länge", Plats för verkligheten kring arbetstillstånd och flytt. Reglaget "Meets all criterias" är det kraftfullaste av dem. Tillsammans med AI-kriteriekontrollen ger det en omedelbar, enhetligt bedömd kortlista. Filter är dessutom skyddet för massåtgärder: filtrera först, kontrollera listan och agera sedan.
Så använder du den
Öppna People-sidan.
Välj ett jobb i rullgardinsmenyn "Position".
Välj ett värde i rullgardinsmenyn "Status".
Välj ett värde i rullgardinsmenyn "Candidate Location".
Välj ett intervall i rullgardinsmenyn "Application Date".
Slå på "Meets all criterias" för att bara visa kandidater som uppfyller varje kriterium.
Klicka på "Clear all filters" för att återställa.
Bra att veta
"Meets all criterias" fungerar först när kriterier har definierats för jobbet och matchningen har körts.
Filter kombineras, så ett tomt resultat beror oftast på att du filtrerat för hårt, inte på att pipelinen är tom.
Filtrera alltid på Position innan en massändring av status eller ett massmejl. Det är det viktigaste skyddet mot att agera på fel grupp.
"Clear all filters" är det första du bör prova när listan ser oväntat kort ut.
Ändra ansökningsstatus för många kandidater samtidigt.
Varför den finns Flyttar hela grupper genom pipelinen med en åtgärd.
Pipelines ruttnar i kanterna. Efter att en tjänst har tillsatts ligger dussintals kandidater kvar i "Review" för evigt, eftersom det tar tjugo minuter att avsluta var och en för sig, klickarbete som aldrig riktigt hamnar högst upp på någons lista, och de här personerna väntar på ett svar som aldrig kommer. Massuppdateringen gör det ärliga alternativet till det enkla. Det valfria aviseringsreglaget är det som gör en bokföringsåtgärd till god kandidatupplevelse: samma klick som städar din pipeline kan tala om för femtio personer var de står.
Så använder du den
Öppna People-sidan och använd de filter du behöver.
Bocka i kryssrutan på varje kandidatrad du vill ta med.
Massåtgärdsfältet visas och anger antalet valda.
Slå eventuellt på "Send notification email".
Välj det nya värdet i rullgardinsmenyn "Change status to...".
Klicka på "Apply".
Bra att veta
Kontrollera antalet i massåtgärdsfältet innan du tillämpar. Det är din sista bekräftelse på omfattningen.
Med "Send notification email" på skickas riktiga e-postmeddelanden till riktiga personer. Ett skickat meddelande kan inte ångras.
Filtrera först på Position så att du inte av misstag flyttar kandidater från en orelaterad tjänst.
Att massavvisa med aviseringen påslagen är det vänligaste du kan göra för kandidatupplevelsen.
Ta bort flera valda kandidater permanent i ett steg.
Varför den finns Rensar skräp- eller dubbletter av ansökningar snabbt.
Öppna ansökningsformulär drar till sig skräp: bottar, testinlämningar, uppenbar spam och dubbletter från kandidater som klickade på "ansök" tre gånger. Om de ligger kvar förvränger de varje siffra du rapporterar, eftersom konverteringsgrader som beräknas över falska ansökningar är meningslösa. Massradering finns just för den städningen. Det är inte verktyget för att avvisa riktiga kandidater: en avvisad kandidat ska ha en status och en post, både för dina analyser och för ditt eget skydd om ett beslut någon gång ifrågasätts.
Så använder du den
Öppna People-sidan.
Bocka i kryssrutan för varje kandidat du vill radera.
Klicka på "Delete Selected" i massåtgärdsfältet.
Bekräfta raderingen när du uppmanas.
Kandidaterna försvinner från listan.
Bra att veta
Radering är permanent. Ansökan, dess filer och historiken är borta.
Använd den bara för spam, tester och dubbletter. Riktiga kandidater som du tackar nej till bör i stället få status avvisad, så att de finns kvar i dina analyser och i talangpoolen.
Raderade kandidater försvinner från analyserna, och det är exakt därför som radering av riktiga sökande förvränger din rapportering.
Kontrollera antalet valda två gånger innan du bekräftar. Det finns inget återställningssteg.
Hämta nya ansökningar från kopplad e-post och LinkedIn.
Varför den finns Importerar ansökningar som kommit in utanför Canvider-formuläret.
Inte alla sökande kommer via din karriärsida. Vissa jobbportaler levererar ansökningar som e-post med CV bifogat, och LinkedIn behåller sina sökande tills de hämtas. De här kandidaterna är i praktiken osynliga tills någon importerar dem, och en ansökan som ligger oläst i en vecka är oftast en förlorad kandidat. Uppdateringen sköter hämtningen med ett klick: den tolkar e-postmeddelandena, extraherar PDF-CV:t (med OCR som reserv för skannade dokument) och kör AI-extraktion för att skapa en riktig, strukturerad ansökan i stället för ett meddelande i inkorgen.
Så använder du den
Öppna People-sidan.
Klicka på "Refresh Applicants" i sidhuvudet.
Vänta medan knappen visar "Processing...".
Canvider läser PostJobFree-ansökningsmejl, extraherar PDF-CV:n och kör AI-extraktion.
LinkedIn-sökande från jobb som publicerats via integrationen synkroniseras också.
Läs framgångsmeddelandet som visar hur många ansökningar som skapades.
Bra att veta
Gör detta till en daglig vana om du publicerar på PostJobFree eller LinkedIn. Inget från de kanalerna kommer fram förrän du uppdaterar.
LinkedIn-synkroniseringen omfattar bara jobb som publicerats via integrationen.
Skannade CV:n som bara finns som bild går genom OCR, vilket är långsammare och mindre träffsäkert än en PDF med text.
Bekräftelsemeddelandet visar hur många ansökningar som skapades. Noll betyder helt enkelt att inget nytt har kommit in.
Skapa en enskild ansökan genom att själv ladda upp ett CV.
Varför den finns Lägger in referenser och offline-kandidater i pipelinen.
De bästa kandidaterna kommer ofta via de minst strukturerade vägarna: en medarbetarreferens, ett samtal på en konferens, ett CV som en vän till CTO:n har vidarebefordrat. Dessa personer skulle annars följas upp i någons inkorg, vara osynliga för din process och saknas i din rapportering, vilket är anledningen till att refererade kandidater ofta får sämre uppföljning än främlingar som använde formuläret. Om du lägger till dem här hamnar de i samma pipeline som alla andra, med samma poängsättning, statusar och analyser. Du anger bara e-post, telefon och CV:t. AI:n extraherar resten.
Så använder du den
Öppna People-sidan.
Klicka på "Add Candidate".
Välj den "Position" som kandidaten ska kopplas till.
Ange kandidatens "Email".
Ange kandidatens "Phone".
Ladda upp CV-filen.
Skicka in. Övriga uppgifter extraheras automatiskt ur CV:t av AI.
Bra att veta
Namn, erfarenhet och kompetenser extraheras ur CV:t, så du behöver inte skriva in dem.
Manuellt tillagda kandidater har inte gett samtycke till framtida möjligheter, så de hamnar inte i talangpoolen.
De har inga svar på screeningfrågor, eftersom de aldrig såg ansökningsformuläret.
Att lägga in referenser här i stället för att spåra dem via e-post är det som gör rapporteringen om rekryteringskälla ärlig.
Varför den finns Återanvänder en stark kandidat för en bättre passande roll.
Kandidater söker ofta fel jobb. De väljer titeln de känner igen, eller den enda lediga tjänsten de såg, och en stark senior sökande hamnar i en junior-annons. Att avvisa personen eftersom annonsen inte stämmer slösar bort en verklig möjlighet, men att skriva in hela ansökan på nytt för en annan roll är ett friktionsmoment som ingen har tid för. Hänvisningen kopierar kandidaten till det bättre passande jobbet och tar med interna anteckningar, så att den mottagande rekryteraren ärver sammanhanget i stället för att börja från noll.
Så använder du den
Öppna sökandens detaljsida.
Klicka på "More actions" och sedan på "Refer to Position".
Välj jobbet i fältet "Select Target Position".
Läs noteringen. En dubblerad ansökan skapas och interna anteckningar kopieras.
Klicka på "Refer Candidate".
Bra att veta
Detta skapar en andra ansökan. Den ursprungliga finns kvar, så avsluta den med en lämplig status.
Interna kommentarer kopieras över, så granska dem först om de innehåller något tjänstespecifikt.
Berätta för kandidaten att du flyttar dem. Systemet skapar posten, inte samtalet.
Den AI-drivna funktionen "Suggested Position" kan identifiera sådana möjligheter åt dig automatiskt.
Ta bort en enskild ansökan och dess data permanent.
Varför den finns Uppfyller raderingsbegäranden och tar bort felaktiga poster.
Detta finns främst av ett juridiskt skäl: enligt GDPR och liknande regelverk kan en kandidat begära att du raderar hens uppgifter, och du måste kunna följa det fullständigt i stället för att bara dölja personen från en lista. Det hanterar också verkliga dataproblem, till exempel ett CV som laddats upp mot fel person eller en dubblett med trasig extraktion. Det är inte ett verktyg för att säga nej. Om du raderar någon som du har avvisat förstörs beviset på en rättvis process, och personen tas bort från de analyser som motiverar dina rekryteringsbeslut.
Så använder du den
Öppna sökandens detaljsida.
Klicka på "More actions" och sedan på "Delete Candidate".
Läs bekräftelsefrågan noggrant.
Klicka på "Delete" för att bekräfta, eller på "Cancel" för att avbryta.
Bra att veta
Permanent och oåterkallelig: ansökan, CV, kommentarer och e-posthistorik försvinner alla.
Detta är rätt svar på en kandidats begäran om radering av uppgifter.
För att tacka nej till någon, sätt en avvisad status i stället. Då bevaras dina register och analyser.
Om du behöver ett underlag som visar att raderingen skedde, anteckna det någon annanstans först. De interna kommentarerna följer med kandidaten.