Datenschutz, Compliance und Sicherheit in Canvider
Einwilligung der Kandidaten, Aufbewahrungsfristen, Hinweise zur KI-Nutzung, Prüfung von Uploads und Ratenbegrenzungen: so schützt Canvider Kandidatendaten sicher und rechtskonform.
6 FunktionenSchritt-für-Schritt-Anleitung
Einwilligung der Kandidaten für künftige Möglichkeiten #
Kandidaten stimmen zu, für künftige Stellen gespeichert zu werden.
Wozu dient es? Hält die Speicherung im Talentpool rechtmäßig und einwilligungsbasiert.
Nach DSGVO / GDPR und vergleichbaren Regelungen braucht die Speicherung der Daten eines Kandidaten über das Ende der Bewerbungsphase hinaus eine Rechtsgrundlage, und die ausdrückliche Einwilligung ist dafür die klarste verfügbare. Die Frage zum Zeitpunkt der Bewerbung zu stellen, solange der Kandidat engagiert ist und der Zweck offensichtlich ist, führt zu deutlich höheren Zustimmungsquoten, als wenn man Monate später versucht, eine Einwilligung einzuholen. Canvider setzt die Antwort anschließend automatisch um: Kandidaten ohne Einwilligung werden vom Talentpool und von der Empfehlung mit einem Klick ausgeschlossen, sodass ein einzelner Recruiter nicht versehentlich ein Compliance-Problem verursachen kann.
So wird es verwendet
Kandidaten wählen dies im Bewerbungsformular, wenn sie sich bewerben.
Öffnen Sie die Detailseite eines Bewerbers.
Suchen Sie im Profil nach "Not open to future opportunities" oder "No consent for future opportunities".
Kandidaten ohne Einwilligung werden vom Talentpool und von der Empfehlung mit einem Klick ausgeschlossen.
Einwilligende Kandidaten werden in den Talentpool aufgenommen, sobald die Stelle geschlossen oder archiviert wird.
Gut zu wissen
Prüfen Sie den Einwilligungsindikator, bevor Sie einen früheren Kandidaten zu einer neuen Stelle ansprechen.
Manuell hinzugefügte Kandidaten und per Sammelupload hochgeladene Lebensläufe haben keine Einwilligung erteilt, da sie das Formular nie gesehen haben.
Ohne Einwilligung können Sie jemanden trotzdem ansprechen, müssen dies aber direkt tun und nicht über Talentpool-Funktionen.
Die Einwilligung macht den Talentpool zu einem Vorteil statt zu einem Risiko. Formulieren Sie daher die Angaben im Bewerbungsformular klar und verständlich.
Erläuterung in der Anwendung, wie gefundene Daten verarbeitet werden.
Wozu dient es? Legt Erwartungen und Verantwortlichkeiten fest, bevor Sie das Sourcing nutzen.
Sourcing ist der Teil des Recruitings, der am ehesten ein rechtliches oder ethisches Problem verursacht, weil es um Personen geht, die nie mit Ihnen in Kontakt getreten sind und keiner Verarbeitung zugestimmt haben. Die Erläuterung direkt auf der Seite zu platzieren, auf der die Daten erscheinen, statt in einem Richtliniendokument, das niemand öffnet, sorgt dafür, dass Recruiter sie im relevanten Moment tatsächlich sehen. Sie hält drei Punkte fest, die man verinnerlichen sollte: Ergebnisse sind vorübergehende Vorschauen und keine Datensätze, LinkedIn-Daten werden über Ihr eigenes Konto und nach den Bedingungen von LinkedIn bezogen, und die Verantwortung für eine angemessene Nutzung liegt bei Ihnen.
So wird es verwendet
Öffnen Sie die Seite "Discover People".
Lesen Sie oben das Panel "Privacy & how this data works".
Beachten Sie, dass Ergebnisse vorübergehende Vorschauen und keine Datenbankeinträge sind.
Beachten Sie, dass LinkedIn-Ergebnisse aus Ihrem eigenen verbundenen Konto stammen.
Nutzen Sie Vorschauen nur für legitimes Recruiting und halten Sie die Plattformbedingungen ein.
Gut zu wissen
Gefundene Vorschauen werden nach 48 Stunden automatisch gelöscht. Canvider baut keine dauerhafte Datenbank mit Personen auf, die sich nie beworben haben.
LinkedIn-Ergebnisse werden über Ihr eigenes Konto abgerufen, daher gelten die Nutzungsbedingungen von LinkedIn direkt für Sie.
Nutzen Sie gefundene Daten nur für echtes Recruiting. Exportieren oder anderweitig verwenden ist der Punkt, an dem Teams in Schwierigkeiten geraten.
Es lohnt sich, dies einmal mit dem gesamten Team durchzugehen, statt anzunehmen, dass alle es kennen.
Hinweis in der Anwendung zu den Grenzen der KI-gestützten Kandidatenanalyse.
Wozu dient es? Erinnert Recruiter daran, dass Menschen die endgültige Entscheidung treffen.
Automatisierte Entscheidungen über Personen werden zunehmend reguliert, und in mehreren Rechtsordnungen haben Kandidaten das Recht, nicht allein auf Grundlage eines Algorithmus abgelehnt zu werden. Neben der rechtlichen Seite gibt es eine praktische: KI-Bewertungen sind für das Ranking tatsächlich nützlich und an den Rändern tatsächlich unzuverlässig, besonders bei untypischen Laufbahnen, beruflichen Pausen oder Lebensläufen, die in einer Zweitsprache verfasst sind. Gerade diese Kandidaten braucht eine vielfältige Bewerberpipeline. Der Hinweis steht dort, wo die Bewertungen angezeigt werden, weil die Erinnerung genau in diesem Moment benötigt wird.
So wird es verwendet
Öffnen Sie die Registerkarte Overview eines beliebigen Bewerbers.
Lesen Sie den Hinweistext unter "Candidate Summary".
Beachten Sie: KI unterstützt das menschliche Urteilsvermögen, ersetzt es aber nicht.
Prüfen Sie die Angaben zum Kandidaten unabhängig, bevor Sie entscheiden.
Lesen Sie auf der Seite Rechtliche Dokumente die "FAQ on Data & AI Usage" für weitere Informationen.
Gut zu wissen
Lehnen Sie einen Kandidaten nie allein aufgrund eines KI-Scores ab. Sehen Sie sich den Lebenslauf an, bevor Sie eine negative Entscheidung treffen.
Die KI-Bewertung ist bei untypischen Werdegängen, beruflichen Pausen und Lebensläufen in einer Zweitsprache am wenigsten zuverlässig.
Fragt ein Kandidat, ob KI zu seiner Beurteilung eingesetzt wurde, verweisen Sie ihn auf die "FAQ on Data & AI Usage".
Die eigene Begründung in internen Kommentaren festzuhalten, belegt, dass ein Mensch die Entscheidung getroffen hat.
Kandidatendaten werden 30 Tage nach dem Löschen einer Stelle bereinigt.
Wozu dient es? Begrenzt, wie lange Kandidatendaten nach dem Ende einer Stelle erhalten bleiben.
Datenschutzgrundsätze verlangen, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden, als es der Zweck erfordert, und sobald eine Stelle tatsächlich entfallen ist, haben die daran hängenden Bewerbungen keinen verbleibenden Zweck mehr. Die automatische Bereinigung setzt dies durch, ohne dass sich jemand daran erinnern muss. Die 30-tägige Frist ist ein bewusster Kompromiss zwischen Compliance und Praxis: Sie schützt vor einer versehentlichen Löschung und garantiert zugleich, dass die Daten nicht unbegrenzt erhalten bleiben. Betrachten Sie sie als Countdown – alles, was Sie für Ihre Unterlagen benötigen, muss innerhalb dieses Zeitfensters exportiert werden.
So wird es verwendet
Öffnen Sie die Detailseite der Stelle und klicken Sie auf "Change Vacancy Status".
Wählen Sie "Deleted" und bestätigen Sie – dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Die Stelle wird sofort als gelöscht markiert und ist nicht mehr zugänglich.
Nach 30 Tagen werden die zugehörigen Kandidaten- und Bewerbungsdaten automatisch entfernt.
Exportieren Sie alles, was Sie für Ihre Unterlagen benötigen, bevor die Aufbewahrungsfrist abläuft.
Gut zu wissen
Die Löschung ist in der Oberfläche sofort und unwiderruflich; nur die Datenbereinigung ist um 30 Tage verzögert.
Exportieren Sie Analysen und alle Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen, bevor Sie löschen – nicht erst während des 30-tägigen Zeitfensters, in dem Sie es womöglich vergessen.
Verwenden Sie für Stellen, die Sie einfach aus dem Weg räumen möchten, den Status Archiviert statt Gelöscht – Archivieren bewahrt den Verlauf und speist den Talentpool.
Dieser Mechanismus ermöglicht auch eine echte Zusage an Kandidaten, ihre Daten löschen zu lassen.
Uploads werden nach Typ, Signatur und Größe geprüft.
Wozu dient es? Blockiert schädliche Dateien, die sich als Lebensläufe ausgeben.
Ein ATS ist ein ungewöhnlich attraktives Ziel für dateibasierte Angriffe, weil es zu den wenigen Geschäftssystemen gehört, die Fremde zum Hochladen von Dokumenten einladen. Die klassische Technik ist eine schädliche Datei, die mit einer harmlosen Endung umbenannt wird – deshalb reicht die Prüfung der Dateiendung allein nicht aus. Canvider prüft die tatsächliche Dateisignatur, also die Magic Bytes am Dateianfang, sodass eine umbenannte ausführbare Datei unabhängig von ihrer Angabe abgelehnt wird. Größenbeschränkungen dienen einem zweiten Zweck: Sie schützen den Dienst vor Denial-of-Service-Angriffen über Uploads.
So wird es verwendet
Laden Sie Dateien ganz normal über den Sammelupload von Lebensläufen, das manuelle Hinzufügen von Kandidaten oder die Registerkarte Dateien hoch.
Canvider prüft MIME-Typ und Magic Bytes, nicht nur die Dateiendung.
Dateien, die die Größenbeschränkung überschreiten (je nach Upload 2–10 MB), werden abgelehnt.
Lesen Sie die Fehlermeldung und laden Sie bei einer Ablehnung eine gültige Datei erneut hoch.
Gut zu wissen
Das Umbenennen einer Datei in .pdf bringt sie nicht an der Prüfung vorbei – der Inhalt selbst wird untersucht.
Die Grenzen liegen je nach Upload-Stelle zwischen 2 MB und 10 MB; die Registerkarte Dateien erlaubt bis zu 10 MB.
Eine abgelehnte, legitime Datei ist meist zu groß oder tatsächlich ein anderes Format, als ihr Name vermuten lässt.
Dies gilt für jeden Upload-Pfad – Sammelupload von Lebensläufen, manuelles Hinzufügen von Kandidaten, Bewerbungsdateien und Profilfotos.
Begrenzt die Anmelde- und API-Anfragen pro Client.
Wozu dient es? Verhindert Brute-Force-Angriffe und missbräuchlichen automatisierten Datenverkehr.
Jede aus dem Internet erreichbare Anwendung erhält ständig automatisierten Datenverkehr – Credential-Stuffing-Skripte, Scraper und Schwachstellenscanner, die unablässig prüfen, völlig unabhängig von Ihrem Handeln. Ratenbegrenzung ist die grobe, aber wirksame Abwehr: Legitime Nutzung nähert sich diesen Schwellenwerten nie, während automatisierter Missbrauch vom Volumen abhängt und ohne Begrenzung nicht mehr praktikabel ist. Sie ergänzt die Kontosperre, die ein einzelnes Konto schützt, indem sie den Dienst insgesamt davor bewahrt, dass ein Client viele Konten gleichzeitig angreift.
So wird es verwendet
Immer aktiv – keine Konfiguration nötig.
Anmeldeversuche sind auf 5 pro Stunde und Client begrenzt.
API-Anfragen sind auf 100 pro Stunde begrenzt.
Wenn Sie ein Limit erreichen, warten Sie, bis das Zeitfenster zurückgesetzt wird, und versuchen Sie es dann erneut.
Gut zu wissen
Die Anmeldung ist auf 5 Versuche pro Stunde und Client begrenzt; die API auf 100 Anfragen pro Stunde.
Normale menschliche Nutzung erreicht diese Limits nie – wer eines erreicht, nutzt meist ein Skript oder eine fehlkonfigurierte Integration.
Relevant, wenn Sie gegen die MCP-API entwickeln: Planen Sie für die Obergrenze von 100 pro Stunde und fragen Sie nicht aggressiv ab.
Dies ist getrennt von der Kontosperre, die ein einzelnes Konto nach 5 Fehlversuchen für 30 Minuten sperrt.