Kurz gesagt: Es gibt keine Zauberzahl. Interviewen Sie genug qualifizierte Personen, damit Sie auswählen und nicht nur nehmen, was da ist. Für die meisten Stellen in kleinen Unternehmen sind das etwa drei bis fünf solide Bewerber nach der Vorauswahl. Das ist eine Untergrenze, kein Endpunkt. Der CareerPlug 2025 Recruiting Metrics Report (Daten von 2024 aus über 60.000 kleinen Unternehmen) ergab, dass rund 27 % der Interviewten eingestellt werden, also etwa 3,7 interviewte Personen pro Einstellung. Halten Sie jedes Gespräch kurz, machen Sie zu jedem Notizen und filtern Sie konsequent, bevor jemand in Ihren Kalender kommt.
Ich habe das auf die harte Tour gelernt. In meiner letzten Firma haben wir zu wenige Leute interviewt. Eine Stelle wurde frei, zwei oder drei Bewerber kamen durch, einer fühlte sich gut an, und wir haben eingestellt. Alle waren beschäftigt. Mehr Interviews fühlten sich wie ein Luxus an.
Einige dieser Einstellungen konnten den Job nicht machen. Keine schlechten Menschen. Sie waren nur nicht bereit für die Position, auf die wir sie setzten. Es dauerte Monate, bis sie eingearbeitet waren, und das übrige Team trug die Lücke die ganze Zeit mit.
Hier lag mein Fehler: Ich dachte, die Interviews seien die Kosten. Waren sie nicht. Die Fehleinstellung war die Kosten. Ein paar zusätzliche Gespräche hätten Stunden gekostet. Die Aufräumarbeiten dauerten Monate.
Dieser Beitrag richtet sich also an Gründer und Hiring Manager kleiner Teams, die fragen, wie viele Bewerber sie interviewen sollen. Meine Meinung: Hören Sie auf, nach einer Zahl zu jagen, und verbessern Sie den Prozess drumherum.
Was zählen die Kennzahlen „Interviews pro Einstellung“ eigentlich?
Sie zählen zwei verschiedene Dinge, und wer die beiden vermischt, macht schlechte Pläne. Manche Berichte zählen interviewte Personen. Andere zählen Interviewereignisse, also jedes Gespräch mit jedem Interviewer.
CareerPlug zählt Personen. Etwa 3 % der Bewerber werden zum Interview eingeladen. Rund 27 % der Interviewten werden eingestellt, also etwa 3,7 Interviews pro Einstellung. Im Schnitt kommen etwa 180 Bewerber auf eine Einstellung.
Der State of Startup Hiring Report von Ashby (veröffentlicht im Februar 2026, überwiegend Daten von 2025) zählt ebenfalls Personen. Für jede Einstellung erhalten etwa 15 Bewerber ein Interview (rund 18 im Tech-Bereich, 13 in Business-Rollen).
Der Gem 2025 Recruiting Benchmarks Report zählt Ereignisse. Recruiting-Teams führten etwa 20 Interviews pro Einstellung durch, 2021 waren es 14. Trifft ein Bewerber vier Interviewer, sind das vier Ereignisse und eine Person.
Wenn also jemand „3 bis 5 Interviews“ oder „20 Interviews“ zitiert, fragen Sie nach der Einheit. Für die Frage im Titel zählt die Einheit der Person. Wie viele qualifizierte Menschen haben Sie tatsächlich verglichen?
| Quelle | Was gezählt wird | Zahl | Jahr |
|---|---|---|---|
| CareerPlug | Interviewte Personen pro Einstellung (kleine Unternehmen) | ~3,7 (27 % Interview-zu-Einstellung) | Daten 2024 / Bericht 2025 |
| CareerPlug | Eingeladene Bewerber bzw. Bewerber pro Einstellung | 3 % / ~180 | ebenso |
| Ashby | Personen, die pro Einstellung ein Interview erhalten | ~15 (18 Tech / 13 Business) | Daten 2025 / Bericht 2026 |
| Gem | Interviewereignisse pro Einstellung | 20 (2021 waren es 14) | Bericht 2025 |
Reicht es, 3 bis 5 Bewerber zu interviewen?
Manchmal, aber nur, wenn alle wirklich qualifiziert waren. Drei bis fünf ist eine vernünftige Untergrenze. Es ist kein Kästchen, das man abhakt.
Die bequeme Variante sieht so aus: Die ersten drei, die geantwortet haben, interviewen, den am wenigsten bedenklichen auswählen, fertig. Das ist keine Auswahl. Das ist eine Stichprobe aus denen, die zufällig früh bewerben. Man kann eine runde Zahl erreichen und trotzdem denselben Fehler machen wie wir.
Die ~3,7 von CareerPlug und die ~15 von Ashby beschreiben beide echte Einstellungen. Die Lücke ist genau der Punkt. Die richtige Zahl hängt von Ihrer Rolle, Ihrem Markt und davon ab, wie gut Sie vor dem ersten Gespräch gefiltert haben.
Mein Test ist einfach: Können Sie nach den Interviews in je einem Satz aufschreiben, warum Ihr Favorit den Zweitplatzierten schlägt? Wenn nicht, haben Sie nicht genug Menschen gesehen. Oder Sie haben keine Notizen gemacht. Meist beides.
Warum ist eine Fehleinstellung teurer als ein paar zusätzliche Interviews?
Weil ein Interview Stunden kostet und eine Fehleinstellung Monate.
In der CareerBuilder-Umfrage von 2017 (Harris Poll) gaben 74 % der Arbeitgeber an, schon einmal die falsche Person eingestellt zu haben. Eine Fehleinstellung kostete im Schnitt etwa 14.900 $. Die SHRM-Benchmark-Berichte 2025 beziffern die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung für nicht leitende Stellen auf etwa 5.475 $ (Führungskräfte etwa 35.879 $).
Das sind unterschiedliche Jahre und unterschiedliche Umfragen, also fassen Sie sie nicht zu einer präzisen Formel zusammen. Die Richtung ist trotzdem eindeutig. Falsch zu liegen kostet weit mehr als ein weiteres kurzes Gespräch mit einem soliden Bewerber.
Meine eigene Geschichte passt dazu. Wir haben ein paar Stunden Gespräche gespart und dafür mit Monaten Einarbeitung, Nacharbeit und Geduld bezahlt.
Sollten Sie stattdessen mehr Interviewrunden einplanen?
Nein. Mehr Menschen am Anfang schlagen mehr Runden für jeden Einzelnen.
Teams, die von einer Fehleinstellung gebrannt wurden, reagieren oft mit mehr Panels. Aus vier Runden werden sechs. Die Ereigniszählung von Gem zeigt, wohin das führt: etwa 20 Interviews pro Einstellung. Die SHRM-Benchmarks 2025 setzen Screening und Interviews jeweils bei etwa 8 bis 9 Tagen vom Posting bis zum Angebot an. Jede zusätzliche Runde verlängert das, und gute Bewerber nehmen andere Angebote an, während Sie Termine koordinieren.
Googles Rule of Four (People Analytics / re:Work, zusammengefasst von CNBC im Jahr 2019) bezieht sich auf Runden pro Bewerber, nicht darauf, wie viele Bewerber man sehen sollte. Vier Interviews sagten die Einstellungsentscheidung mit etwa 86 % Sicherheit in deren Daten voraus, und vier Interviewer kamen in den meisten Fällen an größere Panels heran. Zusätzliche Runden brachten wenig. Gehen Sie früh in die Breite und heben Sie die Tiefe für die wenigen auf, die sie sich verdient haben.
Wie interviewen Sie mehr Menschen, ohne Ihre Woche zu verlieren?
Halten Sie die Gespräche kurz und machen Sie zu jedem Notizen. Meine Regel ist inzwischen: So viele solide Menschen interviewen, wie ich schaffe, solange jedes Gespräch straff bleibt.
- Vorher filtern. Nur wer die Muss-Kriterien erfüllt, bekommt einen Anruf.
- Ein kurzes Erstgespräch führen. Ein straffes Telefonscreening kann Gehalt, Rahmenbedingungen und eine Nachweisfrage prüfen, ohne zu einer Stunde Smalltalk zu werden.
- Allen dieselben Kernfragen stellen. Gleiche Fragen machen Bewerber vergleichbar.
- Direkt nach jedem Gespräch Notizen schreiben. Weiter, abgelehnt oder unklar, mit einer Zeile Begründung.
- Das eigentliche Interview sauber bewerten. Nutzen Sie einen Bewertungsbogen für Interviews, damit jeder Interviewer dieselben Dinge bewertet.
In Canvider halte ich diese Notizen unter „Internal Comments“ am Bewerber fest, damit das Team sie an einer Stelle sieht. „Schedule Interview“ kann die Einladung mit „Inform invitees“ und einer .ics-Datei versenden. Eine automatische Erinnerungsfunktion gibt es nicht, auf die man sich verlassen könnte. Die Kalenderblockade und ein persönliches Nachfassen sind trotzdem wichtig.
Kurze Gespräche mit Notizen sind günstig. Lange, lose Gespräche ohne Notizen sind teuer, und bis Freitag haben Sie die Hälfte davon vergessen.
Wo sollte die Vorauswahl stattfinden?
Vor dem Interview, nicht während des Interviews.
Die 3 %-Zahl von CareerPlug zeigt, dass die meisten Bewerber nie einen Anruf bekommen hätten. Die Aufgabe ist nicht, mehr vom Stapel zu interviewen. Sondern die soliden Menschen im Stapel schneller zu finden.
Wenn Sie in Bewerbungen ertrinken, beginnen Sie mit zu viele Bewerbungen und zu wenige echte Kandidaten. Schließen Sie zuerst die harten Anforderungen aus und ordnen Sie dann den Rest.
Genau dafür nutze ich Canvider. Criteria Match prüft jeden Lebenslauf gegen bis zu fünf Muss-Kriterien, die Sie definieren. AI Score vergleicht den Lebenslauf mit der Stellenbeschreibung und ordnet ihn in eine Stufe ein (exzellent, gut, passabel oder schwach). Die Punktzahl wird auf die nächste 10 gerundet. Bulk Candidate Analysis kann über eine ganze Stelle laufen.
Seien Sie klar, was das ist. Es hilft Ihnen zu entscheiden, wessen Bewerbung Sie zuerst lesen. Es ist keine Ablehnungsmaschine. Lehnen Sie niemals allein aufgrund der Punktzahl ab. Ein Mensch entscheidet. Eine dünne Stellenbeschreibung macht die Bewertungen außerdem unzuverlässig. Legen Sie Stellenbeschreibung und Fähigkeiten deshalb fest, bevor Sie analysieren.
Wann haben Sie genug Bewerber interviewt?
Sie haben genug interviewt, wenn Sie zwei bis vier Finalisten haben, die Sie wirklich gern einstellen würden, und Ihre Notizen einen fairen Vergleich erlauben.
Wenn ja, hören Sie auf. Legen Sie die Finalisten mit dem Team nebeneinander. Der Decision Helper von Canvider ist genau für diesen Moment gebaut: zwei bis vier Finalisten vergleichen, nicht Hunderte sichten. Der Favorit ist eine Eingabe, nicht die Einstellungsentscheidung.
Wenn nicht, geben Sie sich nicht mit dem Besten aus einer dünnen Auswahl zufrieden. Genau dieser Fehler hat uns Monate gekostet. Erweitern Sie die Suche und führen Sie einige weitere kurze Gespräche. Eine Woche zusätzliche Interviews ist günstiger als ein Quartal Aufräumarbeit.
Canvider nennt Ihnen keine magische Interviewzahl. Das Produkt hat keine empfohlene Anzahl. Was es tut: Es hält Vorauswahl, Notizen und den abschließenden Vergleich an einem Ort, damit das Sehen von mehr soliden Menschen nicht Ihre Woche frisst.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Bewerber sollte man vor der Einstellung interviewen?
Interviewen Sie genug qualifizierte Personen, um vergleichen zu können, nach einer harten Vorauswahl oft drei bis fünf. Der CareerPlug-Bericht 2025 (Daten von 2024 aus kleinen Unternehmen) zeigt, dass rund 27 % der Interviewten eingestellt werden, also etwa 3,7 interviewte Personen pro Einstellung. Betrachten Sie das als Untergrenze, nicht als Ziellinie.
Was ist eine gute Interview-zu-Einstellung-Quote?
Für Einstellungen in kleinen Unternehmen entspricht die Quote von CareerPlug von rund 27 % etwa 3,7 interviewten Personen pro Einstellung. Der Bericht 2025 von Gem zählt Interviewereignisse statt Personen und landet bei knapp 20 Ereignissen pro Einstellung. Prüfen Sie immer, ob eine Quelle Personen oder Gespräche meint.
Reicht es, nur drei Bewerber zu interviewen?
Nur dann, wenn alle drei wirklich qualifiziert waren und Sie trotzdem begründen können, warum Ihr Favorit den Zweitplatzierten schlägt. Drei schwache Bewerber aus der frühen Phase sind keine Shortlist. Wenn niemand klar Ihre Anforderungen erfüllt, interviewen Sie mehr Menschen, statt den Besten aus einer dünnen Auswahl zu nehmen.
Verbessert es die Qualität der Einstellungen, mehr Bewerber zu interviewen?
Meist helfen mehr kurze, sorgfältig protokollierte Interviews mit soliden Bewerbern. Endlose Panels für dieselbe Person helfen meist nicht. Googles Rule of Four bezieht sich auf die Anzahl der Runden pro Bewerber, nicht auf die Größe der Shortlist. Die Regel zeigte abnehmenden Nutzen nach etwa vier Interviews pro Person.