Kurz gesagt: Ein Recruiting-Funnel zeigt, wie viele Kandidaten von einer Phase des Einstellungsprozesses zur nächsten gelangen: Bewerbung, Vorauswahl, Interview, Endrunde, Angebot, Einstellung. Entscheidend ist die Konversion von Phase zu Phase, denn sie zeigt genau, wo Sie Menschen verlieren. Hohe Verluste früh deuten meist auf ein Problem mit der Stellenanzeige oder dem Sourcing hin. Hohe Verluste spät deuten meist auf ein Problem mit Tempo, Interviewerlebnis oder Gehalt hin.
Was ist ein Recruiting-Funnel?
Er zählt die Kandidaten in jeder Phase Ihres Einstellungsprozesses, von oben nach unten gelesen.
Jeder Einstellungsprozess verengt sich. Hunderte bewerben sich, wenige werden eingestellt. Der Funnel sagt nicht, dass diese Verengung schlecht ist. Er zeigt, wo sie stattfindet und ob sie aus den richtigen Gründen geschieht.
Welche Phasen gibt es?
Nutzen Sie Ihre tatsächlichen Phasen. Hier ist eine übliche Auswahl für ein kleines Team:
- Bewerbung. Alle, die eine Bewerbung eingereicht haben.
- Vorauswahl. Haben K.-o.-Fragen und die Prüfung des Lebenslaufs bestanden.
- Interview. Hatten mindestens ein Gespräch mit dem Einstellungsteam.
- Endrunde. Haben das letzte Gespräch oder eine Arbeitsprobe erreicht.
- Angebot. Haben ein Angebot erhalten.
- Eingestellt. Haben zugesagt.
Wenn Sie Kandidaten aktiv ansprechen, fügen Sie oberhalb von „Bewerbung“ die Phasen „Angesprochen“ und „Geantwortet“ hinzu. Halten Sie aktiv angesprochene und eingegangene Bewerbungen getrennt. Sie konvertieren sehr unterschiedlich.
Wie berechnet man die Funnel-Konversion?
Zwei Zahlen pro Phase.
Phasenkonversion = Kandidaten in dieser Phase / Kandidaten in der vorherigen Phase
Anteil an Bewerbungen = Kandidaten in dieser Phase / Kandidaten, die sich beworben habenHier ist ein Beispiel für eine Stelle. Die Zahlen sind illustrativ.
| Phase | Kandidaten | Von der vorherigen Phase | Anteil an Bewerbungen |
|---|---|---|---|
| Bewerbung | 180 | 100 % | |
| Vorauswahl | 36 | 20 % | 20 % |
| Interview | 12 | 33 % | 6,7 % |
| Endrunde | 4 | 33 % | 2,2 % |
| Angebot | 2 | 50 % | 1,1 % |
| Eingestellt | 1 | 50 % | 0,6 % |
Die Spalte „Von der vorherigen Phase“ ist diejenige, nach der Sie handeln sollten. Sie isoliert, wo der Verlust entsteht. „Anteil an Bewerbungen“ ist nützlich für die Planung: Wenn Sie eine Einstellung benötigen und 0,6 % der Bewerber eingestellt werden, brauchen Sie rund 180 Bewerbungen.
Wo leckt der Funnel meist, und warum?
Jede Phase hat typische Ursachen.
Von der Bewerbung zur Vorauswahl ist sehr niedrig
Die meisten Bewerber passen nicht. Das ist ein Problem am oberen Ende des Funnels.
- Der Stellentitel zieht die falschen Leute an. Siehe wie Sie einen Stellentitel wählen.
- Die Anzeige ist bei den Muss-Kriterien vage, sodass sich jeder bewirbt.
- Ein Kanal liefert viel Volumen, aber keine Passung.
Die Lösung ist bessere Zielgruppenansprache, nicht schnelleres Screening. K.-o.-Fragen helfen. Lesen Sie zu viele Bewerbungen, zu wenige echte Kandidaten.
Von der Vorauswahl zum Interview ist niedrig
Der Lebenslauf hat Ihnen gefallen, aber Sie haben die Person nicht ins Interview gebracht.
- Zu langsame Kontaktaufnahme. Gute Kandidaten sprechen bereits mit anderen Unternehmen.
- Hürden bei der Terminabstimmung. Endloses E-Mail-Hin-und-Her.
- Kandidaten haben zurückgezogen, weil sie von Details der Stelle, etwa Gehalt oder Standort, überrascht waren.
Vom Interview zur Endrunde ist niedrig
Entweder war Ihre Vorauswahl zu locker, oder die Interviewer legen unterschiedliche Maßstäbe an.
- Prüfen Sie, ob die Interviewbewertungen zu den Entscheidungen der Vorauswahl passen.
- Stellen Sie sicher, dass alle nach denselben Kriterien bewerten. Siehe was ein strukturiertes Interview ist.
Von der Endrunde zum Angebot ist niedrig
Das passiert häufig, wenn das Team sich nicht entscheiden kann. Siehe wie Sie entscheiden, wer das Angebot bekommt.
Vom Angebot zur Einstellung ist niedrig
Das ist der teuerste Verlust. Alle haben die ganze Arbeit geleistet, und der Kandidat hat abgesagt.
- Gehalt unter Marktniveau oder unter den Erwartungen des Kandidaten
- Ein konkurrierendes Angebot, das zuerst eingetroffen ist
- Ein langer, zermürbender Prozess
- Etwas in den Interviews hat die Person abgeschreckt
Erfassen Sie bei jeder Absage den Grund. Nach fünf oder sechs Absagen ist das Muster meist offensichtlich.
Was ist mit Kandidaten, die von sich aus abspringen?
Erfassen Sie Rückzüge getrennt von Absagen. Ein Kandidat, den Sie abgelehnt haben, und ein Kandidat, der gegangen ist, sind zwei unterschiedliche Probleme.
Viele Rückzüge in der frühen Phase bedeuten oft, dass Ihr Bewerbungsformular zu lang ist. Siehe weniger Abbrüche im Bewerbungsprozess. Viele Rückzüge in der Mitte des Prozesses deuten meist darauf hin, dass Sie zu langsam oder zu schweigsam sind. Siehe warum Kandidaten verschwinden und wie Sie das verhindern.
Wie sehen Sie Ihren Funnel, ohne ihn von Hand zu bauen?
Sie brauchen jede Statusänderung eines Kandidaten mit Datum. In einer Tabelle ist das mühsam. In einem Bewerbermanagementsystem (ATS) entsteht es automatisch, während Sie Kandidaten durch die Phasen bewegen.
In Canvider zeigt die Analytics-Seite einen Konversions-Funnel der Pipeline, der jede Phase sowohl „Anteil an Bewerbungen“ als auch „Von der vorherigen Phase“ ausweist. Eigene Phasen werden anhand der Kategorie, die Sie ihnen zuweisen, im Funnel einsortiert. Setzen Sie die Kategorien daher sorgfältig. Weitere Panels, die bei der Funnel-Arbeit helfen:
- Durchschnittliche Tage pro Phase zeigt, wo Kandidaten am längsten warten
- Quellen-Effektivität zeigt Bewerbungen, Einstellungen und Konversion je Kanal
- Analyse der Angebotsabsagen gruppiert die Gründe, die Kandidaten für ihre Absage angegeben haben
- Analysen pro Stelle zeigen Bewerber im Zeitverlauf und nach Jobbörse für eine einzelne Stelle
Die Regel für jedes Tool: Der Funnel ist nur so genau wie Ihre Statusaktualisierungen. Wenn Kandidaten nach Ihrer Absage noch unter „Bewerbung“ stehen, sind Ihre Zahlen falsch.
Wie oft sollten Sie darauf schauen?
Pro Stelle prüfen Sie den Funnel wöchentlich, solange die Stelle offen ist. Über alle Stellen hinweg prüfen Sie ihn quartalsweise.
Vergleichen Sie denselben Zeitraum im Jahresvergleich, und geben Sie einem neuen Kanal oder einer Prozessänderung einen vollständigen Einstellungszyklus, bevor Sie urteilen. Eine Phase mit drei Kandidaten hat keine aussagekräftige Konversionsrate.
Zu den Kennzahlen rund um den Funnel lesen Sie Time to Fill vs. Time to Hire und Quality of Hire.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Phasen hat ein Recruiting-Funnel?
Ein typischer Recruiting-Funnel umfasst sechs Phasen: Bewerbung, Vorauswahl, Interview, Endrunde, Angebot und Einstellung. Manche Teams ergänzen oben eine Sourcing-Phase und unten eine Onboarding-Phase. Nutzen Sie die Phasen, die zu Ihrem tatsächlichen Prozess passen.
Wie berechnet man die Konversionsraten im Recruiting-Funnel?
Teilen Sie die Zahl der Kandidaten, die eine Phase erreicht haben, durch die Zahl derjenigen, die die vorherige Phase erreicht haben. Wurden 40 Personen vorausgewählt und hatten 12 ein Interview, beträgt die Konversion von Vorauswahl zu Interview 30 %. Verfolgen Sie außerdem jede Phase als Anteil an allen Bewerbungen.
Was ist eine gute Angebotsannahmequote?
Es gibt keinen allgemeingültigen Richtwert, dem man für jeden Markt vertrauen sollte. Doch eine sinkende Annahmequote ist immer ein Signal. Meist weist sie auf die Vergütung, einen langsamen Prozess oder eine Lücke zwischen dem hin, was die Stellenanzeige versprochen hat, und dem, was die Interviews gezeigt haben.