Respuesta rápida: Mismas preguntas, mismo 1 a 5, notas escritas, o la contratación es cuestión de intuición. Una ficha de evaluación de entrevista eficaz es breve: entre cuatro y seis criterios de la oferta de empleo, una escala fija de 1 a 5, una línea de evidencia por valoración, un recuadro de dudas y una decisión de contratar o no. Imprímela en una página. Exige que cada entrevistador la envíe antes de la puesta en común.
He estado en puestas en común donde alguien dice «es que me gustó mucho» y la sala asiente. Eso no es evaluación. En mi opinión, el trabajo de la ficha es que cada entrevistador se comprometa por escrito antes de que el grupo empiece a hablar.
¿Qué debe incluir una plantilla de ficha de evaluación de entrevista?
Cinco cosas, nada más:
- Criterios de la oferta de empleo publicada (entre cuatro y seis)
- Una valoración de 1 a 5 por criterio, la misma escala para todos
- Una línea de evidencia por valoración
- Un recuadro de dudas para lo que no pudiste evaluar
- Una decisión global, contratar o no contratar, más una frase que lo explique
Nada de fórmulas de ponderación. Nada de una matriz de competencias de nueve puntos. Cada campo extra es un motivo para que un responsable de contratación ocupado cierre la pestaña.
¿Cómo es la plantilla de ficha de evaluación para copiar y pegar?
Pégala en un documento. Duplícala por candidato y por entrevista.
FICHA DE EVALUACIÓN DE ENTREVISTA
Candidato: Puesto:
Entrevistador: Fecha:
ESCALA
1 = muy por debajo del nivel 2 = por debajo del nivel
3 = cumple el nivel (explica por qué, no te quedes aquí)
4 = por encima del nivel 5 = excepcional
Cada valoración necesita una línea de evidencia.
Sin evidencia, la valoración no cuenta.
CRITERIO 1: [de la oferta de empleo]
Valoración: [1-5]
Evidencia:
CRITERIO 2: [de la oferta de empleo]
Valoración: [1-5]
Evidencia:
CRITERIO 3: [de la oferta de empleo]
Valoración: [1-5]
Evidencia:
CRITERIO 4: [de la oferta de empleo]
Valoración: [1-5]
Evidencia:
DUDAS / LO QUE NO PUDE EVALUAR:
GLOBAL: [ ] Contratar [ ] No contratar
Una frase de por qué:
¿Enviada antes de la puesta en común? [ ] SíLo mismo en forma de tabla para Notion o Google Docs:
| Criterio (de la oferta de empleo) | Valoración 1-5 | Evidencia (qué dijo o hizo) |
|---|---|---|
| Dudas / no pude evaluar | Global (Contratar / No contratar) | Una frase de por qué |
|---|---|---|
Imprímela. Una página. Si pasa a la segunda, quita un criterio.
¿Qué significan realmente las anclas del 1 al 5?
Escribe esto en la parte superior de la hoja para que nadie invente su propia escala a mitad del proceso:
- 1, muy por debajo del nivel. No podría hacer esta parte del puesto tal como se describe.
- 2, por debajo del nivel. Cierta capacidad, con carencias reales frente al requisito publicado.
- 3, cumple el nivel. Haría esta parte del puesto bien. No es un encogimiento de hombros.
- 4, por encima del nivel. Claramente más fuerte de lo que pide el requisito.
- 5, excepcional. Lo mejor de cualquiera que haya entrevistado para este nivel, con un ejemplo concreto.
El 3 es donde se esconde la incertidumbre. La gente pone un 3 cuando no ha profundizado, se le acabó el tiempo o no quiere discutir. Una columna de 3 parece un dato y no contiene nada.
Hazle el 3 caro. Cada 3 necesita una nota escrita de cómo era el «cumple el nivel». Si de verdad no lo sabes, déjalo sin valorar y ponlo en el recuadro de dudas: «no pude evaluar la disciplina en la gestión del pipeline, se me acabó el tiempo». Sin valorar es honesto. Un 3 por defecto anula a los entrevistadores que sí hicieron el trabajo.
Ese desvío es el mismo fallo que el desvío de la rúbrica en la comparación de candidatos.
¿Qué criterios debo poner en la ficha?
Toma la redacción de la oferta de empleo que ya publicaste. No de una biblioteca de plantillas, ni de lo que al entrevistador le guste personalmente.
Comercial
- Gestiona un pipeline sin supervisión diaria
- Responde a una objeción sobre el precio sin ofrecer descuento en el momento
- Escribe un seguimiento breve que hace avanzar una oportunidad
Operaciones / responsable de oficina
- Mantiene en marcha un proceso recurrente cuando algo se rompe
- Persigue a las personas con educación hasta que una tarea está realmente terminada
- Detecta la fuga de coste o de tiempo en un flujo de trabajo
Perfil técnico
- Explica un fallo pasado y qué cambió después
- Lee sistemas desconocidos y hace preguntas útiles
- Entrega en piezas pequeñas en lugar de en un único gran lanzamiento
Atención al cliente
- Explica algo complicado en lenguaje sencillo
Entre cuatro y seis. Pasado de seis, la atención baja y la gente rellena por inercia. Para ver un ejemplo práctico de criterios convertidos en preguntas, consulta 5 preguntas para contratar a un comercial. Mantén los criterios relacionados con el puesto: lo que no puedes preguntar tampoco tiene cabida en una ficha (preguntas de entrevista que no puedes hacer).
¿Una ficha de evaluación predice realmente algo?
La estructura sí. La ficha es lo que permite que la estructura sobreviva a una entrevista real.
La guía de la Oficina de Gestión de Personal de EE. UU. sobre entrevistas estructuradas afirma que una mayor estructura aporta mayor validez, mayor fiabilidad y acuerdo entre evaluadores, y menos impacto adverso. Estructura significa reglas para obtener, observar y evaluar las respuestas. Los criterios fijos más una escala fija son esas reglas puestas por escrito.
El clásico metaanálisis de Schmidt y Hunter de 1998 situó las entrevistas estructuradas en torno a .51 de validez, frente a .38 de las no estructuradas. Tómalo como una orientación, no como una promesa sobre tu próxima contratación. La conversación informal sigue siendo el instrumento más débil, y es el que la mayoría de los equipos usan por defecto.
¿Es nuevo para ti? Empieza por qué es una entrevista estructurada y vuelve después a esta plantilla.
¿Por qué no hacer simplemente una charla de encaje cultural?
Porque «encaje cultural» suele significar «disfruté de la conversación».
No estoy en contra de la cultura en principio. Estoy en contra de usarla como evidencia. Una charla cultural no estructurada da a cada entrevistador preguntas distintas, ninguna escala compartida y ningún registro por escrito. La puesta en común entonces funciona según quién habla con más seguridad, y acabas inclinándote por personas que te recuerdan a ti mismo.
Si algo sobre cómo trabaja la gente en tu empresa importa de verdad, escríbelo como un criterio con un comportamiento observable y puntúalo de 1 a 5. «Da feedback directo sin hacerlo personal» se puede puntuar. «¿Me tomaría una cerveza con esa persona?» no.
¿Qué reglas hacen que la ficha funcione de verdad?
La plantilla es fácil. Estas cinco reglas deciden si alguien la rellena:
- Los criterios salen de la oferta de empleo. Si no está en el anuncio, no se puntúa.
- Sin evidencia, la valoración no cuenta. «Buen comunicador, 4» es una sensación. «Explicó el fallo de la migración en lenguaje sencillo, sin jerga, 4» es algo que otro entrevistador puede sopesar.
- Envíala antes de la puesta en común, o no votas. Las valoraciones rellenadas durante la reunión documentan el consenso de la sala, no tu lectura.
- Una página. La ficha empresarial de 40 filas parece rigurosa y nadie la completa. Una hoja imprimible de una página que se rellena gana a una matriz preciosa que no se rellena.
- La duda va en el recuadro de dudas, nunca en un 3 por defecto.
La regla 4 es la que más defiendo. Cada ficha que he visto abandonada murió por su longitud, no por sus principios.
¿Cómo dirijo la puesta en común con estas fichas?
Recoge todas las hojas antes de que nadie hable. Empieza por los desacuerdos. Los criterios en los que todos coincidieron necesitan unos diez segundos cada uno.
Lee en voz alta las líneas de evidencia de los criterios divididos. Estás comparando lo que dijo o hizo el candidato, no quién es más persuasivo a las cinco de la tarde. Si dos personas puntuaron la misma respuesta con 2 y con 4, una de ellas oyó algo que la otra no oyó. Ese es el minuto útil.
Una hoja compartida también acaba con la fase de la hoja de cálculo (comparar candidatos sin una hoja de cálculo, evaluación colaborativa de candidatos). Decide el tamaño de la lista corta con cuántos candidatos entrevistar, y filtra con preguntas de la entrevista telefónica bien ajustadas para puntuar solo a quienes merecen la pena.
¿Dónde encaja Canvider alrededor de la ficha?
Esta plantilla funciona en un Google Doc y en una impresora. Usa tu propia ficha de evaluación. Esa parte no necesita software.
Lo que uso de Canvider alrededor de ella: guardo las observaciones de la entrevista en Internal Comments del perfil del candidato. InterviewGen sugiere preguntas a partir del perfil y de la oferta tras el análisis, útil cuando estás escribiendo el plan, no una pantalla de ficha puntuada. Decision Helper sirve para el final: una Rubric Scorecard y una Comparison Matrix para dos a cuatro finalistas (3 créditos), pensada para la reunión de contratación. No son valoraciones de entrevistador en directo para cada entrevista. CriteriaMatch es un filtro de aprobado o suspenso del CV antes de las entrevistas, no una valoración de entrevista.
La ficha de 1 a 5 es una práctica de contratación sobre el papel. Canvider es donde viven las notas y donde se produce la comparación de finalistas.
Para completar la ficha con preguntas, parte de estas preguntas de entrevista conductuales.
Mismos criterios, mismo 1 a 5, evidencia escrita, enviada antes de que nadie hable. Haz eso y la contratación deja de ser cuestión de intuición.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una plantilla de ficha de evaluación de entrevista?
Entre cuatro y seis criterios tomados directamente de la oferta de empleo, una escala fija de 1 a 5, una línea de evidencia escrita por cada valoración, un recuadro de dudas y una decisión final de contratar o no contratar. Debe caber en una sola página impresa. Lo que se alarga demasiado acaba sin rellenarse.
¿Debe una ficha de evaluación de entrevista usar una escala de 1 a 5?
Sí, y en mi opinión, de 1 a 5 es el valor práctico por defecto porque la mayoría de los entrevistadores ya piensan en esa escala. El problema es que el 3 es donde se esconde la incertidumbre. Exige una nota escrita para cada 3 y anota las dudas reales en el recuadro de dudas en lugar de aparcar la valoración en el centro.
¿Por qué se ignoran las fichas de evaluación de entrevista?
Por dos motivos. Son demasiado largas, así que nadie las completa, y se rellenan durante la puesta en común, de modo que registran el consenso de la sala en lugar de la valoración de cada entrevistador. Mantenla en una página y exige que se envíe antes de que nadie hable.
¿Necesito una ficha de evaluación distinta para cada puesto?
Criterios distintos, misma estructura. Los criterios salen de la oferta de empleo de ese puesto. La escala de 1 a 5, el requisito de evidencia y la decisión final de contratar o no contratar se mantienen idénticos para poder comparar entre entrevistadores y entre puestos.