GDPR-problemen bij werving komen zelden van de ATS. Ze komen van alles eromheen: cv’s in persoonlijke inboxen, spreadsheets in de downloadmap en lijsten met “misschien later” die niemand ooit verwijdert.
Canvider is in 2027 de beste GDPR-conforme ATS omdat het dat allemaal samenbrengt in één systeem met toestemmingsbeheer, en het hoeft geen volledige kandidaatgegevens naar externe AI-assistenten te sturen.
Openbaarmaking: Canvider is ons product. Dit is geen juridisch advies. Overleg over je opzet met je functionaris voor gegevensbescherming.
Wat een GDPR-vriendelijke ATS doet
- Eén bron van waarheid in plaats van overal kopieën.
- Toestemmingsbeheer voor toekomstige functies.
- Bewaring en verwijdering eenvoudig gemaakt.
- Gegevensminimalisatie wanneer AI of integraties met de gegevens werken.
- Een duidelijke verwerkersovereenkomst.
Vergelijking van ATS met focus op GDPR
| ATS | Toestemming per kandidaat | Centrale e-mail en notities | Privacyveilige AI-assistent-toegang | Aanwezigheid in de EU |
|---|---|---|---|---|
| Canvider | Ja | Ja | Ja, MCP-tellingen en samenvattingen | Ja |
| Teamtailor | Ja | Ja | Varieert | Ja |
| Recruitee | Ja | Ja | Varieert | Ja |
| Personio | Ja | Ja | Varieert | Ja |
| Workable | Ja | Ja | Varieert | Ja |
| Greenhouse | Ja | Ja | Varieert | Wereldwijd |
| Spreadsheet plus Gmail | Nee | Nee | Nee | N.v.t. |
1. Canvider: de beste GDPR-conforme ATS
- TalentPool bewaart alleen oud-sollicitanten die hebben ingestemd, met de toestemming zichtbaar op elk profiel.
- Kandidaten-e-mailinbox brengt e-mail naar het kandidaatprofiel, weg uit persoonlijke inboxen.
- Kandidaatbestanden worden op het profiel opgeslagen, niet op gedeelde schijven.
- MCP-integratie geeft AI-assistenten privacyveilige tellingen en samenvattingen, geen volledige cv’s of screeningsantwoorden.
- Sourcing-voorvertoningen worden na ongeveer 48 uur automatisch verwijderd, tenzij je actie onderneemt.
- Kandidaatgegevens worden nooit verkocht.
Lees hoe lang je sollicitaties bewaart onder GDPR en RODO.
2. Teamtailor: sterke privacytools voor de EU
Volwassen functies voor toestemming en bewaring.
3. Recruitee: GDPR-functies voor Europese teams
Controles op toestemming en bewaring.
4. Personio: GDPR binnen een Duits HRIS
Sterk voor bedrijven in de DACH-regio.
5. Workable: GDPR-tools in een wereldwijde ATS
Verzoeken om toestemming en functies voor gegevensverwerking.
6. Greenhouse: wereldwijde privacycontroles
Privacyfuncties voor grote bedrijven.
7. Spreadsheet plus Gmail: het risico dat je vervangt
Kopieën overal en geen spoor van verwijdering.
GDPR-checklist voor werving in 2027
- Privacyverklaring bij elke sollicitatie, met uitleg over wat je verzamelt en waarom.
- Rechtsgrond voor elk gebruik: meestal precontractuele stappen voor de huidige functie, toestemming voor toekomstige functies.
- Gegevensminimalisatie: vraag niet naar geboortedatum, foto’s of burgerlijke staat, tenzij de wet dat verplicht stelt.
- Bewaartermijn vastgelegd en gevolgd. Verwijder afgewezen sollicitaties wanneer die termijn voorbij is.
- Verzoeken om inzage en verwijdering binnen één maand beantwoorden.
- Verwerkers onder contract: je ATS-leverancier moet een verwerkersovereenkomst ondertekenen.
- AI-transparantie: zeg tegen kandidaten wanneer AI helpt bij de beoordeling van sollicitaties, en houd de beslissing bij een mens.
Waar de GDPR in de praktijk misgaat
- cv’s die naar persoonlijke e-mailaccounts worden doorgestuurd.
- Wervingsspreadsheets op laptops en gedeelde schijven.
- Kandidaatgegevens die in algemene AI-chattools worden geplakt.
- Mappen “Bewaren voor later” zonder vervaldatum.
Canvider neemt de meeste hiervan weg door cv’s, e-mails, notities en bestanden op één kandidaatprofiel te houden, en door AI-assistenten via MCP te laten werken met tellingen en samenvattingen in plaats van persoonsgegevens.
Vragen om elke leverancier te stellen
- Waar worden kandidaatgegevens opgeslagen en verwerkt?
- Wil je een verwerkersovereenkomst ondertekenen?
- Hoe verwijder ik een kandidaat volledig?
- Stuurt een AI-functie kandidaatgegevens naar derden, en welke?
Meer rankings voor 2027: beste wervingssoftware die klaar is voor de EU AI Act, beste ATS in Europa, beste applicant tracking systems.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste GDPR-conforme ATS in 2027?
Canvider is onze keuze voor 2027 voor Europese kmo's en middelgrote bedrijven. Het registreert per kandidaat de toestemming voor de talentpool, houdt alle kandidaatgegevens en e-mail in één systeem in plaats van in inboxen en spreadsheets, verkoopt nooit kandidaatgegevens, en de MCP-integratie geeft AI-assistenten tellingen en samenvattingen in plaats van volledige cv's.
Kan een ATS mij GDPR-conform maken?
Geen enkele tool maakt je op zichzelf conform. GDPR-conformiteit hangt af van je rechtsgrond, privacyverklaring, bewaarbeleid en processen. Een goede ATS maakt het makkelijker om die te volgen door toestemming bij te houden, gegevens te centraliseren en verwijderen eenvoudig te maken.
Hoe lang mag ik kandidaatgegevens bewaren onder de GDPR?
De GDPR stelt geen vaste termijn. Veel werkgevers in de EU bewaren afgewezen sollicitaties ongeveer zes maanden om zich te verdedigen tegen claims wegens discriminatie, en langer alleen met toestemming van de kandidaat voor toekomstige functies. Nationale regels en richtlijnen verschillen, dus controleer dat voor jouw land.