Aanwervingstrechter: fasen, conversiepercentages en oplossingen

Kort antwoord: Een aanwervingstrechter volgt hoeveel kandidaten van elke fase van het aanwervingsproces naar de volgende gaan: gesolliciteerd, gescreend, geïnterviewd, eindronde, aanbod, aangeworven. Het nuttige getal is de conversie van fase naar fase, want die toont precies waar je mensen verliest. Veel verlies in het begin wijst meestal op een probleem met de vacature of de werving. Veel verlies op het einde wijst meestal op een probleem met de snelheid, de interviewervaring of het loon.

Wat is een aanwervingstrechter?

Het is een telling van kandidaten in elke fase van je aanwervingsproces, van boven naar beneden gelezen.

Elk aanwervingsproces wordt smaller. Honderden solliciteren, enkele worden aangeworven. De trechter zegt niet dat die vernauwing slecht is. Hij toont waar ze gebeurt en of ze om de juiste redenen gebeurt.

Welke fasen zijn er?

Gebruik je eigen fasen. Hier is een gangbare reeks voor een klein team:

1. Gesolliciteerd. Iedereen die een sollicitatie indiende.
2. Gescreend. Slaagde voor de eliminatievragen en de cv-check.
3. Geïnterviewd. Had minstens één interview met het aanwervingsteam.
4. Eindronde. Bereikte het laatste interview of de werkproef.
5. Aanbod. Kreeg een aanbod.
6. Aangeworven. Nam het aanbod aan.

Als je zelf kandidaten opspoort, voeg dan “Gevonden” en “Gereageerd” toe boven “Gesolliciteerd”. Houd gevonden en binnenkomende kandidaten apart. Ze converteren heel verschillend.

Hoe bereken je de conversie van de trechter?

Twee cijfers per fase.

Conversie per fase = Kandidaten in deze fase / Kandidaten in de vorige fase
Aandeel van sollicitanten = Kandidaten in deze fase / Kandidaten die solliciteerden

Hier is een voorbeeld voor één functie. De cijfers zijn illustratief.

Fase	Kandidaten	Van vorige fase	Van sollicitanten
Gesolliciteerd	180		100 %
Gescreend	36	20 %	20 %
Geïnterviewd	12	33 %	6,7 %
Eindronde	4	33 %	2,2 %
Aanbod	2	50 %	1,1 %
Aangeworven	1	50 %	0,6 %

De kolom “van vorige fase” is de kolom waarop je moet handelen. Ze isoleert waar het verlies optreedt. “Van sollicitanten” is nuttig voor planning: als je één aanwerving nodig hebt en 0,6 % van de sollicitanten wordt aangeworven, heb je ongeveer 180 sollicitanten nodig.

Waar lekt de trechter meestal, en waarom?

Elke fase heeft zijn typische oorzaken.

Van gesolliciteerd naar gescreend is heel laag

De meeste sollicitanten passen niet. Dat is een probleem bovenaan de trechter.

• De functietitel trekt de verkeerde mensen aan. Zie hoe je een functietitel kiest.
• De advertentie is vaag over de vereisten, dus iedereen solliciteert.
• Eén kanaal levert veel volume en geen match.

De oplossing is betere targeting, niet snellere screening. Eliminatievragen helpen. Lees te veel sollicitaties, te weinig echte kandidaten.

Van gescreend naar geïnterviewd is laag

Het cv sprak je aan, maar je kreeg de kandidaat niet in een interview.

• Te traag om contact op te nemen. Goede kandidaten praten al met andere bedrijven.
• Wrijving bij het plannen. Eindeloos heen-en-weer-gemail.
• Kandidaten trokken zich terug omdat de details van de functie, zoals loon of locatie, hen verrasten.

Van geïnterviewd naar eindronde is laag

Ofwel was je screening te los, ofwel hanteren interviewers verschillende normen.

• Controleer of de interviewscores overeenkomen met de screeningbeslissingen.
• Zorg dat iedereen dezelfde criteria gebruikt. Zie wat een gestructureerd interview is.

Van eindronde naar aanbod is laag

Komt vaak voor wanneer het team geen beslissing kan nemen. Zie hoe je beslist wie het aanbod krijgt.

Van aanbod naar aangeworven is laag

Dit is het duurste lek. Iedereen heeft het volledige werk gedaan en de kandidaat zegt nee.

• Loon onder de markt of onder wat de kandidaat verwachtte
• Een concurrerend aanbod dat eerst binnenkwam
• Een lang, vermoeiend proces
• Iets in de interviews schrikte hen af

Noteer elke keer de reden wanneer een kandidaat weigert. Na vijf of zes weigeringen is het patroon meestal duidelijk.

En kandidaten die zelf afhaken?

Houd terugtrekkingen apart van afwijzingen. Een kandidaat die je afwees en een kandidaat die vertrok, zijn verschillende problemen.

Veel terugtrekkingen in het begin betekenen vaak dat je sollicitatieformulier te lang is. Zie het aantal afhakers bij sollicitaties verminderen. Veel terugtrekkingen halverwege betekenen meestal dat je te traag of te stil bent. Zie waarom kandidaten ghosten en hoe je dat voorkomt.

Hoe zie je je trechter zonder ze met de hand op te bouwen?

Je hebt elke statuswijziging van elke kandidaat met datum nodig. In een spreadsheet is dat lastig. In een applicant tracking system (ATS) gebeurt dat terwijl je kandidaten verplaatst.

In Canvider toont de analysepagina een Pipeline Conversion Funnel die elke fase toont, zowel “van sollicitanten” als “van vorige fase”. Aangepaste fasen worden in de trechter geplaatst op basis van de categorie die je ze toekent, stel die dus zorgvuldig in. Andere panelen die helpen bij het werken met de trechter:

• Average days per stage toont waar kandidaten het langst wachten
• Source effectiveness toont sollicitaties, aanwervingen en conversie per kanaal
• Offer rejection analysis groepeert de redenen die kandidaten gaven om te weigeren
• Per-job analytics toont sollicitanten in de tijd en per vacaturesite voor één functie

De regel voor elke tool: de trechter is maar zo nauwkeurig als je statusupdates. Als kandidaten na je afwijzing nog in “Gesolliciteerd” staan, kloppen je cijfers niet.

Hoe vaak moet je ernaar kijken?

Per functie controleer je hem wekelijks zolang de functie open staat. Over functies heen controleer je hem per kwartaal.

Vergelijk dezelfde periode jaar na jaar, en geef een nieuw kanaal of een procesverandering een volledige aanwervingscyclus voor je ze beoordeelt. Een fase met drie kandidaten heeft geen zinvol conversiepercentage.

Voor de metrics rond de trechter lees je time to fill vs time to hire en kwaliteit van aanwerving.

Probeer Canvider gratis. Geen creditcard nodig.

Veelgestelde vragen

Welke fasen heeft een aanwervingstrechter?

Een gangbare aanwervingstrechter heeft zes fasen: gesolliciteerd, gescreend, geïnterviewd, eindronde, aanbod en aangeworven. Sommige teams voegen bovenaan een sourcingfase toe en onderaan een onboardingfase. Gebruik de fasen die bij je echte proces passen.

Hoe bereken je de conversiepercentages van een aanwervingstrechter?

Deel het aantal kandidaten die een fase bereikten door het aantal dat de vorige fase bereikte. Als 40 mensen werden gescreend en 12 werden geïnterviewd, is de conversie van screening naar interview 30 %. Volg ook elke fase als aandeel van iedereen die solliciteerde.

Wat is een goed percentage aanvaarde aanbiedingen?

Er bestaat geen universele benchmark die je voor elke markt kunt vertrouwen, maar een dalend percentage aanvaarde aanbiedingen is altijd een signaal. Meestal wijst het naar het loon, een trage procedure of een kloof tussen wat de vacature beloofde en wat de interviews lieten zien.