Kort antwoord: Een silver medalist-kandidaat is de sterke nummer twee die je bijna had aangenomen. Houd die warm met een duidelijk nee, eerlijke feedback over de tweede plaats en toestemming om in je database te blijven. Beloof geen job. De eerste aanwerving blijft misschien niet na de vroege afsprakenperiode, en een tweede plek kan onverwacht vrijkomen.
Wat is een silver medalist-kandidaat?
Een silver medalist-kandidaat is de persoon die tweede eindigde voor een functie die je hebt ingevuld. Die persoon was goed genoeg om aan te werven. Iemand anders paste op dat moment beter in die plek.
Dit telt alleen als de nummer twee echt sterk was. Als het een zwakke reserve was na een dunne shortlist, heb je geen silver medalist. Dan heb je een zoektocht die nog niet af is. Daarom is hoeveel kandidaten je moet interviewen belangrijk, nog voordat je het hebt over mensen warm houden.
Waarom een sterke nummer twee warm houden?
Omdat de persoon die je hebt aangenomen misschien niet blijft.
Ik heb dit meer dan eens zien gebeuren. Je neemt je eerste keuze aan. Na een paar weken, tijdens de vroege afspraak of de proefperiode, beseffen beide partijen dat de match niet klopt en spreken jullie af om niet verder te gaan. Als je met de nummer twee alle bruggen al had opgeblazen, begin je opnieuw van nul.
Dus als de nummer twee sterk was, wil ik dat die beschikbaar is. Niet vastgepind. Niet op mij wachtend. Gewoon bereikbaar, met hun toestemming, als er opnieuw een plek vrijkomt.
Het moeilijke is dat zonder hun tijd te nemen en zonder valse hoop te geven. Wees rechtuit. Je vond wat je zag goed. Een andere persoon start. Die kandidaat eindigde op de tweede plaats. Je wilt die in gedachten houden voor toekomstige vacatures, als hij of zij dat goed vindt. Dat is de hele boodschap.
Heb ik ooit later een silver medalist aangenomen?
Ja.
We zochten een front-end engineer. We namen de sterkste kandidaat aan. Daarna kwam er budget vrij voor nog één persoon in hetzelfde team. We namen de silver medalist aan. We hebben het volledige interviewproces niet opnieuw doorlopen. De notities waren er nog, de lat was niet verschoven en de functie had dezelfde vorm als voorheen.
Dat werkt alleen als je de persoon op de tweede plaats de eerste keer met respect hebt behandeld. Als je ghostte, of een zacht nee gaf dat als een misschien klonk, voelt later bellen opportunistisch aan. Als je duidelijk maakte waar ze stonden, is het latere aanbod een normale volgende stap.
Dezelfde logica geldt wanneer je eerste aanbod mislukt. In hoe je reageert wanneer een kandidaat een aanbod afwijst is het punt om binnen een dag of twee naar de nummer twee te gaan, en niet na weken hopen dat de eerste kandidaat van gedachten verandert.
Wat zeg je in de afwijzing?
Zeg eerst nee. Vertel daarna dat ze dicht bij de top zaten, als dat waar is. Vraag of je ze in je database mag houden. Beloof geen functie.
Ik wil geen valse hoop geven. Ik wil ook niet dat een sterke persoon weggaat met het gevoel dat hij of zij gemiddeld was. Die twee doelen kunnen in dezelfde korte mail.
Onderwerp: Update over de functie [Functietitel] bij [Bedrijf]
Hallo [Naam],
Bedankt voor de tijd die je in dit proces hebt gestoken. We hebben besloten verder te gaan met een andere kandidaat voor deze functie.
Ik wil duidelijk zijn: je zat in de top. Je was nummer twee, en we hadden je bijna gekozen. Dat is geen zacht nee. Dat is waar je effectief bent geëindigd.
Ik wil niets beloven. Als je het goed vindt, wil ik je toevoegen aan onze database voor toekomstige vacatures en contact met je houden. Ons volgen op LinkedIn helpt ook.
Nogmaals bedankt, en ik wens je het beste.
[Jouw naam]
[Bedrijf]Dit is de respectvolle versie van een afwijzingsmail na het interview. Het verschil zit in de eerlijke rangschikking. Gebruik die zin alleen als hij waar is. Als ze niet op de tweede plaats stonden, verzin het dan niet.
Hoe houd je ze warm zonder hun tijd te nemen?
Eerst toestemming. Dan lichte contacten. Geen huiswerk.
Vraag of je ze in je database mag houden. Als ze ja zeggen, heb je een goede basis voor een latere boodschap. Als ze nee zeggen, schrap dat pad en ga verder. Onder GDPR en RODO is het bewaren van niet-geselecteerde sollicitanten voor toekomstige werving een ander doel dan het sluiten van de huidige vacature, dus je hebt een duidelijk ja nodig. Hoe lang je sollicitatiegegevens bewaart onder GDPR en RODO behandelt de bewaarkant.
Wat warm houden niet betekent:
- Vragen om opnieuw de take-homeopdracht te maken „voor de zekerheid”
- Maandelijkse opvolgmails zonder nieuws
- Laten doorschemeren dat de eerste aanwerving zou kunnen mislukken, dus dat ze maar moeten wachten
- Hun aandacht vasthouden terwijl jij beslist of je een tweede plek opent
Wat warm houden wel betekent:
- Een duidelijke afwijzing met een eerlijke positie
- Toestemming om in je gegevens te blijven
- Echt contact opnemen alleen wanneer er een echte vacature is
- Notities uit het eerste proces die goed genoeg zijn om hen niet bij elke ronde opnieuw te laten gaan
Als er binnenkort een tweede plek vrijkomt en de functie niet is veranderd, kun je vaak meteen naar een aanbod. Zijn er maanden voorbijgegaan of is de job veranderd, voer dan een kortere opfrissingsinterview uit, in plaats van te doen alsof er niets is veranderd.
Wat doen oprichters hier meestal fout?
Er zit niet veel geheims in een formule. De missers die ik zie zijn eenvoudig.
Sommige mensen ghosten de nummer twee omdat het eerste aanbod de deur uit is en ze zich klaar voelen. Sommigen beloven een toekomstige plek waar ze geen controle over hebben. Sommigen bewaren cv’s eeuwig zonder ernaar te vragen. Daar is geen ingewikkeld playbook voor nodig. Vertel de waarheid, vraag om toestemming en bel hen wanneer je echt iets hebt.
Een eenvoudig proces dat je kunt hergebruiken
- Rond de shortlist af met genoeg sterke mensen, zodat de tweede plaats iets betekent.
- Stuur de afwijzing dezelfde dag dat je beslist, met een eerlijke positie als ze die hebben verdiend.
- Vraag één keer om toestemming om hen te bewaren voor toekomstige functies.
- Bewaar je interviewnotities, zodat een latere aanwerving geen volledige herstart vereist.
- Wanneer budget of match een plek opent, neem contact op met een echte functie, niet met een vage „we blijven in contact”.
Dat is de hele silver medalist-gewoonte. Ze kost bijna niets en ze bespaart je een volledige zoektocht wanneer de eerste aanwerving niet blijft of wanneer er onverwacht een tweede plek opduikt.
Canvider is een applicant tracking system voor kleine bedrijven. Probeer Canvider gratis
Veelgestelde vragen
Wat is een silver medalist-kandidaat?
Een silver medalist-kandidaat is de sterke nummer twee die je bijna had aangenomen. Die persoon haalde jouw lat, eindigde vlak onder de top van het proces en verloor alleen omdat iemand anders net iets beter paste voor deze specifieke plek.
Moet je een nummer twee vertellen dat hij of zij tweede is geëindigd?
Ja, als het waar is. Zeg het duidelijk, zonder een toekomstige job te beloven. Respect komt beter over dan een vage zachte afwijzing die de kandidaat in het ongewisse laat.
Mag je afgewezen kandidaten bewaren voor toekomstige functies?
Alleen met hun toestemming. Vraag of je ze aan je database mag toevoegen voor latere vacatures. Zonder dat ja mag je een afgesloten proces niet gebruiken als toestemming om hen te mailen over nieuwe jobs. Zie onze gids over GDPR- en RODO-bewaartermijnen voor de bewaartermijn.
Moet je een silver medalist later opnieuw interviewen?
Niet altijd. Als je al een volledig proces hebt doorlopen en de notities nog vers zijn, kun je meteen naar een aanbod gaan wanneer een tweede plek vrijkomt. Interview opnieuw alleen wanneer de functie is veranderd of er genoeg tijd is verstreken dat je lat mogelijk is verschoven.