Sollicitatiegesprekken plannen vanuit de kandidaatweergave of de agenda, meetlinks genereren, ICS-bijlagen gebruiken en Google- en Microsoft-agenda's in twee richtingen synchroniseren.
Plan een sollicitatiegesprek met een kandidaat rechtstreeks vanuit zijn profiel.
Waarom het bestaat Maakt de afspraak aan, nodigt iedereen uit en verstuurt agendabestanden.
Een sollicitatiegesprek plannen lijkt simpel, maar bestaat uit meerdere stappen: een tijdslot zoeken, de afspraak aanmaken, interviewers uitnodigen, de kandidaat mailen, een videolink genereren en alles bij de sollicitatie vastleggen, zodat de pijplijn de werkelijkheid weergeeft. Doe je dat met de hand, heen en weer tussen een agenda-app en je inbox, dan is elke stap een kans om iets te missen. En een kandidaat die de uitnodiging nooit heeft ontvangen, komt niet opdagen. Begin je vanaf de kandidaatpagina, dan wordt de hele reeks samengevat in één formulier. De afspraak blijft gekoppeld aan de sollicitatie, zodat het gesprek deel uitmaakt van het kandidaatdossier en niet van een privé-agenda-item.
Hoe gebruik je het
Open de detailpagina van de kandidaat.
Klik op "Schedule Interview".
Vul de "Event Title" in en kies een "Event Type".
Selecteer de "Recruiters" die aanwezig moeten zijn.
Controleer de velden "Position" en "Candidate".
Stel de datum, "Start Time" en "End Time" in.
Voeg een "Meeting Link" toe of genereer er een.
Vink "Inform invitees by E-mail" aan, kies een "Color" en klik op "Save Event".
Goed om te weten
Er wordt niets gemaild tenzij "Inform invitees by E-mail" is aangevinkt. Dat is de meest voorkomende reden waarom een kandidaat nooit van zijn gesprek heeft gehoord.
Uitnodigingsmails bevatten een .ics-bijlage, zodat ontvangers de afspraak aan elke agenda kunnen toevoegen.
Voeg de videolink toe vóór het opslaan. Doe je dat achteraf, dan moet iedereen nog een bericht krijgen.
Met Google of Microsoft verbonden, komt de afspraak automatisch in je echte agenda terecht.
Wijzig ook de status van de kandidaat. Een gesprek plannen verandert die status niet vanzelf.
Met één klik een Mirotalk-, Microsoft Teams- of Google Meet-vergaderlink.
Waarom het bestaat Schrapt het handmatig aanmaken van links bij het plannen van gesprekken.
De gebruikelijke videolink-ronde (overschakelen naar Teams of Meet, een vergadering aanmaken, de URL kopiëren, terugkeren en plakken) kost een minuut per gesprek. Het is ook de stap die het vaakst wordt vergeten, wat zorgt voor de bekende haast vijf minuten voor een gesprek. De link in het boekingsformulier genereren elimineert beide problemen. Mirotalk is de optie die het waard is om te kennen: het wordt door Canvider gehost en heeft geen integratie en geen account aan de kant van de kandidaat nodig. Dat maakt het de betrouwbare terugvaloptie wanneer een kandidaat jouw bedrijfsplatform niet kan gebruiken.
Hoe gebruik je het
Scroll in het venster Schedule Interview naar "Meeting Link".
Klik op "Generate Mirotalk Link" voor een door Canvider gehoste videoruimte.
Of klik op "Generate Microsoft Teams link" als Microsoft is verbonden.
Of klik op "Generate Google Meet link" als Google is verbonden.
De link wordt aangemaakt en automatisch verstuurd vanuit je gekoppelde account.
Sla de afspraak op om de link te verspreiden.
Goed om te weten
Mirotalk vereist geen integratie en geen kandidaatsaccount. Daardoor is het de veilige standaard voor externe gesprekken.
Teams- en Meet-links vereisen dat de bijbehorende integratie is verbonden, en slechts één van Google of Microsoft kan tegelijk verbonden zijn.
Genereer de link vóór het opslaan, zodat hij in de uitnodigingsmail wordt opgenomen.
Je kunt altijd handmatig een link van een ander platform in het veld plakken.
Uitnodigingen bevatten een standaard agendabestand als bijlage.
Waarom het bestaat Laat kandidaten gesprekken aan elke agenda-app toevoegen.
Kandidaten gebruiken de agenda die zij zelf gebruiken, zoals Gmail, Outlook, Apple of iets op hun telefoon, en jij hebt geen controle over welke. Een platte-tekstmail met "donderdag om 15 uur" vertrouwt erop dat ze zelf een afspraak aanmaken. Wie dat vergeet, wordt een no-show die op desinteresse lijkt. Het .ics-bestand is de universele standaard die elke agenda-app begrijpt. Eén klik voegt het gesprek dus toe met het juiste tijdstip, in de juiste tijdzone, inclusief de vergaderlink. Het is een klein technisch detail dat het aantal gemiste gesprekken meetbaar verlaagt.
Hoe gebruik je het
Maak een gespreksafspraak aan of werk die bij.
Vink "Inform invitees by E-mail" aan.
Sla de afspraak op.
Canvider voegt een .ics-bestand toe aan de uitnodigingsmail.
Ontvangers klikken op "Add to Calendar" in Gmail, Outlook of Apple Mail.
Goed om te weten
De bijlage bestaat alleen als "Inform invitees by E-mail" was aangevinkt bij het opslaan.
.ics bevat de tijdzone, wat de klassieke fout bij planning over landsgrenzen heen voorkomt.
Bij herplannen wordt een bijgewerkt bestand verstuurd, dus bewerk de bestaande afspraak in plaats van een nieuwe aan te maken.
Sommige zakelijke mailsystemen verwijderen bijlagen. Vermeld het tijdstip daarom ook in de berichttekst als vangnet.
Tweerichtingssynchronisatie met je verbonden Google- of Microsoft-agenda.
Waarom het bestaat Houdt Canvider-gesprekken en je werkagenda op één lijn.
Niemand leeft in de agenda van zijn ATS. Mensen leven in de agenda die hun hele bedrijf gebruikt. Een in Canvider geboekt gesprek dat daar niet verschijnt, is een gesprek dat dubbel geboekt zal worden, en twee agenda's handmatig bijhouden garandeert dat ze uit elkaar lopen. Synchronisatie schrapt de dubbele invoer door twee weergaven van dezelfde afspraak te maken. Het betekent ook dat collega's die geen Canvider-gebruiker zijn, zoals een engineer die aansluit bij een technisch panel, het gesprek zien in de tool die ze wel controleren.
Hoe gebruik je het
Verbind eerst Google of Microsoft in Settings.
Open de agenda op het Dashboard.
Let op de indicator "Syncing..." in de agendakop.
Afspraken die in Canvider zijn aangemaakt, verschijnen in je externe agenda.
Maak, wijzig of verwijder afspraken in Canvider en de wijziging wordt doorgevoerd.
Goed om te weten
Vereist dat Google of Microsoft is verbonden, wat een werkgeversabonnement tier 2 of hoger nodig heeft.
Slechts één van Google of Microsoft kan tegelijk verbonden zijn. Koppel er eerst één los voordat je de andere koppelt.
Gebruik Canvider als plek waar je recruitmentafspraken bewerkt. Wijzigingen die alleen in de externe agenda zijn gedaan, zijn de gebruikelijke oorzaak van afwijkingen.
Als afspraken niet meer verschijnen, controleer dan het paneel met de verbindingsstatus. Een verlopen sessie is de meest voorkomende oorzaak.