Kurz gesagt: Warten Sie 10 bis 15 Minuten und schicken Sie dann eine kurze E-Mail, in der Sie fragen, ob etwas dazwischengekommen ist und ob der Bewerber die Stelle noch möchte. Geben Sie ein oder zwei Tage für eine Antwort. Nennt er einen echten Grund, bieten Sie einen neuen Termin an. Kommt nichts, schließen Sie den Vorgang ab und machen weiter.
Was tun Sie in den ersten 15 Minuten?
Warten Sie, aber nicht ewig. Geben Sie 10 bis 15 Minuten nach Beginn Zeit, falls ein Link nicht funktioniert, die Zeitzone verwechselt wurde oder der Verkehr stockt.
Bei einem Videogespräch schicken Sie den Teilnahmelink kurz noch einmal. Findet das Gespräch vor Ort statt, bitten Sie die Rezeption oder die wartende Person, eine kurze Nachricht zu schicken. Kommt nach 15 Minuten nichts, betrachten Sie den Termin als verpasst und machen mit Ihrem Tag weiter. Sitzen Sie nicht 40 Minuten im Call und starren auf eine leere Kachel.
Per E-Mail, Anruf oder abwarten, bis sich der Bewerber meldet?
Zuerst eine E-Mail. Sie setzt den Bewerber weniger unter Druck, und Sie haben einen schriftlichen Nachweis.
Ein Anruf kann sich wie eine Prüfung anfühlen, die der Bewerber schon nicht bestanden hat, besonders wenn ihm das Verpassen des Termins peinlich ist. Eine Textnachricht eignet sich, wenn Sie den Termin bereits per Text bestätigt haben. Welchen Kanal Sie auch nutzen, schicken Sie die Nachricht noch am selben Tag und nicht drei Tage später, wenn der Moment vorbei ist und Sie beide innerlich schon weitergezogen sind.
Was steht in der Nachfass-E-Mail?
Kurz, sachlich und ohne Schuldzuweisung. Stellen Sie eine Frage und machen Sie es einfach, zu antworten.
Betreff: Verpasstes Vorstellungsgespräch heute, [Unternehmen]
Hallo [Name],
wir hatten Sie heute um [Uhrzeit] zum Vorstellungsgespräch für die Stelle [Stellenbezeichnung] eingeplant, doch wir haben uns nicht getroffen. Ich wollte mich melden, denn so etwas passiert.
Falls etwas dazwischengekommen ist, geben Sie mir Bescheid, dann finden wir diese Woche einen anderen Termin. Falls Sie sich anders entschieden haben, ist das völlig in Ordnung. Eine kurze Antwort in jedem Fall hilft mir bei der Planung.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Wenn der Bewerber innerhalb eines oder zwei Tagen mit einem echten Grund antwortet und einen neuen Termin möchte, schicken Sie diese Nachricht:
Betreff: Re: Verpasstes Vorstellungsgespräch heute, [Unternehmen]
Hallo [Name],
kein Problem, danke für Ihre Rückmeldung. Hier sind ein paar Termine, die bei mir noch passen:
- [Option 1]
- [Option 2]
- [Option 3]
Wählen Sie einfach den passenden Termin aus oder schlagen Sie einen anderen vor, falls keiner passt.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Weitere Formulierungen für eine Terminverschiebung über diesen Fall hinaus finden Sie unter E-Mail zur Verschiebung eines Vorstellungsgesprächs vom Arbeitgeber.
Vergeht eine Woche ohne jede Antwort, schließen Sie den Vorgang ab, damit Ihre Pipeline sauber bleibt und kein Phantom-Gespräch anzeigt, das nie stattgefunden hat:
Betreff: Abschluss Ihrer Bewerbung für [Stellenbezeichnung]
Hallo [Name],
seit dem verpassten Gesprächstermin haben wir nichts mehr von Ihnen gehört, daher schließe ich Ihre Bewerbung für [Stellenbezeichnung] vorerst ab. Falls Sie später wieder Interesse haben, melden Sie sich gern.
Wir wünschen Ihnen auf jeden Fall alles Gute.
[Ihr Name]
[Unternehmen]Sollte ein Bewerber, der nicht erschienen ist, ein zweites Gespräch bekommen?
Ich finde, Sie sollten einem Bewerber, der einen Termin verpasst, eine weitere Chance geben. Menschen haben Notfälle. Ein verpasstes Gespräch sagt für sich allein nicht viel über jemanden aus. Bieten Sie also einen neuen Termin an und sehen Sie, ob er ihn wahrnimmt.
Ist Nichterscheinen dasselbe wie Ghosting?
Nicht ganz. Nichterscheinen ist ein verpasstes Gespräch. Ghosting ist das breitere Muster, bei dem ein Bewerber in einer beliebigen Phase Ihres Prozesses still wird. Viel Ghosting läuft über Schweigen statt über einen verpassten Anruf.
Das Ausmaß des Problems ist in jedem Fall real. In einer Umfrage unter 1.024 Jobsuchenden, die iHire im Oktober 2025 durchführte, gaben 53 % an, von einem Arbeitgeber geghostet worden zu sein. Außerdem ergab der Candidate Interview Experience Report 2023 von Greenhouse (1.200 Bewerber aus den USA), dass 36 % der Bewerber zugaben, selbst einen Arbeitgeber geghostet zu haben, meist wegen eines Unternehmens, das anders war als erwartet, oder wegen eines schlechten Bewerbungsgesprächs. Es läuft in beide Richtungen. Wenn Sie die Arbeitgeberseite dieses Problems ausführlich betrachten möchten, lesen Sie Absage-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch. Dort geht es um den umgekehrten Fall: wenn Sie selbst still werden.
Wie reduzieren Sie Nichterscheinen überhaupt?
Eine klarere Einladung verhindert mehr Nichterscheinen, als jede Nachfass-E-Mail im Nachhinein beheben kann.
Dieselbe Greenhouse-Untersuchung von 2023 ergab, dass 70 % der Bewerber fehlende Kommunikation als größtes Warnsignal im Recruiting ansehen. Eine dürftige Einladung wirkt genau wie diese Nachlässigkeit, auch wenn Sie es nicht so gemeint haben. Nennen Sie in der ursprünglichen Einladung Datum, Uhrzeit mit Zeitzone, Teilnahmelink oder Adresse, die Gesprächspartner und eine einfache Möglichkeit zur Terminverschiebung. Die Einladungs-E-Mail zum Vorstellungsgespräch enthält die vollständige Vorlage. Ein Bewerber, der vor dem Gespräch problemlos verschieben kann, muss gar nicht erst fernbleiben.
Was tun, wenn ein Bewerber zweimal nicht erscheint?
Schließen Sie den Vorgang. Schicken Sie noch eine kurze, höfliche E-Mail und haken Sie kein drittes Mal nach.
Zwei verpasste Gespräche ohne eine klare, vom Bewerber selbst gelieferte Erklärung sind kein Pech mehr. Halten Sie dies im Profil des Bewerbers fest. Jede Phasenänderung und jeder Kommentar wird mit Person und Zeitpunkt im Bewerberprofil protokolliert, sodass der Vermerk ohne zusätzlichen Aufwand vorhanden ist. Konzentrieren Sie Ihre Energie dann auf Bewerber, die wirklich engagiert sind. Wenn Nichterscheinen über mehrere Stellen hinweg Ihre Woche auffrisst, hilft der Beitrag Wie viele Bewerber Sie einladen sollten dabei, schärfer zu filtern, bevor überhaupt jemand in Ihrem Kalender landet.
Häufig gestellte Fragen
Was sollten Sie tun, wenn ein Bewerber nicht zum Vorstellungsgespräch erscheint?
Warten Sie 10 bis 15 Minuten und schicken Sie dann eine kurze E-Mail, in der Sie fragen, ob etwas dazwischengekommen ist. Geben Sie ein oder zwei Tage für eine Antwort. Kommt nichts, schließen Sie den Vorgang ab und machen weiter. Nennt der Bewerber einen echten Grund, ist ein einmaliger neuer Termin fair.
Sollten Sie einem Bewerber, der nicht erschienen ist, eine zweite Chance geben?
Meist ja, einmal, wenn er innerhalb von ein bis zwei Tagen einen plausiblen Grund nennt und selbst um einen neuen Termin bittet. Ein zweites Nichterscheinen ohne Erklärung ist für mich der Punkt, an dem ich aufhören würde.
Ist Nichterscheinen dasselbe wie Ghosting?
Sie überschneiden sich, sind aber nicht identisch. Nichterscheinen ist ein einzelnes verpasstes Gespräch. Ghosting ist das allgemeinere Muster, bei dem ein Bewerber in irgendeiner Phase still wird, auch nachdem er nicht erschienen ist und auf Ihre Nachfrage nicht antwortet.