Kort antwoord: Wacht 10 tot 15 minuten en stuur daarna één korte e-mail met de vraag of er iets tussen is gekomen en of de kandidaat de functie nog wil. Geef de kandidaat een dag of twee om te reageren. Als de kandidaat een echte reden geeft, bied dan één keer een nieuwe afspraak aan. Hoor je niets, sluit de kandidaat dan af en ga verder.
Wat doe je in de eerste 15 minuten?
Wacht, maar niet eeuwig. Geef het 10 tot 15 minuten na het startuur, voor het geval er een dode link, een verwarring over de tijdzone of file is.
Bij een videogesprek stuur je snel een bericht met de deelnamelink opnieuw. Gaat het om een gesprek op kantoor, dan laat je de receptie of wie er op de kandidaat wacht een korte sms’je sturen. Na 15 minuten zonder bericht beschouw je het tijdslot als gemist en ga je verder met je dag. Blijf niet 40 minuten wachten op een leeg scherm.
Mailen, bellen of wachten tot de kandidaat zelf contact opneemt?
Mail eerst. Dat is minder druk voor de kandidaat en je hebt een schriftelijk spoor.
Een telefoontje kan aanvoelen als een test die de kandidaat al niet heeft gehaald, zeker als hij of zij zich schaamt om het gesprek gemist te hebben. Sms werkt als je de afspraak al per sms hebt bevestigd. Welk kanaal je ook gebruikt, stuur het dezelfde dag, niet drie dagen later wanneer het moment voorbij is en jullie er mentaal allebei niet meer mee bezig zijn.
Wat staat er in de opvolgmail?
Kort, neutraal, zonder schuldgevoel. Stel één vraag en geef een gemakkelijke manier om te antwoorden.
Onderwerp: Gemist sollicitatiegesprek vandaag, [Bedrijf]
Hallo [Naam],
We hadden je vandaag om [Tijd] ingepland voor het sollicitatiegesprek voor [Functietitel], maar het is niet tot een gesprek gekomen. Ik wilde even contact opnemen, want zoiets gebeurt.
Als er iets tussen is gekomen, laat het me weten, dan zoeken we een ander moment deze week. Als je voor een andere richting hebt gekozen, is dat ook helemaal oké. Een korte reactie in beide gevallen helpt me om mijn planning rond te krijgen.
[Jouw naam]
[Bedrijf]Als de kandidaat binnen een dag of twee reageert met een echte reden en wil verzetten, stuur dan dit:
Onderwerp: Re: Gemist sollicitatiegesprek vandaag, [Bedrijf]
Hallo [Naam],
Geen probleem, bedankt dat je het laat weten. Hier zijn een paar momenten die voor mij nog werken:
- [Optie 1]
- [Optie 2]
- [Optie 3]
Kies wat je het best past, of stel een ander moment voor als geen van deze uitkomt.
[Jouw naam]
[Bedrijf]Voor meer formuleringen om een gesprek te verzetten, buiten dit ene scenario, zie e-mail van een werkgever om een sollicitatiegesprek te verplaatsen.
Als er een week voorbijgaat zonder enig antwoord, rond dan af zodat je pipeline proper blijft en er geen spookgesprek in staat dat nooit heeft plaatsgevonden:
Onderwerp: Je sollicitatie voor [Functietitel] afsluiten
Hallo [Naam],
We hebben niets van je gehoord sinds het gemiste tijdslot, dus ik sluit je sollicitatie voor [Functietitel] voorlopig af. Als je later nog geïnteresseerd bent, neem dan gerust opnieuw contact met ons op.
We wensen je in elk geval het beste.
[Jouw naam]
[Bedrijf]Moet een kandidaat die niet is opgedaagd een tweede gesprek krijgen?
Ik vind dat je een kandidaat die een gesprek mist nog een kans moet geven. Mensen hebben noodgevallen. Eén gemist gesprek zegt op zichzelf niet veel over iemand. Stel dus een nieuw moment voor en kijk of de kandidaat het aanneemt.
Is een no-show hetzelfde als ghosting?
Niet helemaal. Een no-show is één gemist gesprek. Ghosting is het bredere patroon waarbij een kandidaat in elke fase van je proces stilvalt, en heel wat ghosting gebeurt via stilte in plaats van een gemiste afspraak.
De omvang van het probleem is hoe dan ook reëel. In een enquête van iHire onder 1.024 werkzoekenden in oktober 2025 zei 53 % dat een werkgever hen had laten ghosten. Los daarvan ontdekte Greenhouse in zijn Candidate Interview Experience-rapport van 2023 (1.200 Amerikaanse kandidaten) dat 36 % van de kandidaten zelf toegaf een werkgever te hebben laten ghosten, meestal omdat het bedrijf anders bleek dan verwacht of omdat het sollicitatiegesprek slecht was. Het werkt in beide richtingen. Wil je de werkgeverskant van dit probleem volledig bekijken, lees dan afwijzingsmail na het sollicitatiegesprek. Die gaat over het omgekeerde geval: wanneer jij stil valt tegenover de kandidaat.
Hoe verminder je no-shows vooraf?
Een duidelijkere uitnodiging voorkomt meer no-shows dan elke opvolgmail achteraf ooit kan oplossen.
Uit hetzelfde onderzoek van Greenhouse uit 2023 blijkt dat 70 % van de kandidaten het gebrek aan communicatie als het grootste rode vlag bij aanwerving ziet. Een magere uitnodiging komt over als precies dat soort onzorgvuldigheid, ook als je het zo niet bedoeld hebt. Zet de datum, het uur met tijdzone, de deelnamelink of het adres, wie de kandidaat zal ontmoeten en een eenvoudige manier om te verzetten in de oorspronkelijke uitnodiging. Het volledige sjabloon vind je in e-mail met uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Een kandidaat die vóór het gesprek gemakkelijk kan verzetten, hoeft het gesprek niet te missen.
Wat als een kandidaat twee keer niet komt opdagen?
Sluit het dossier. Stuur nog één korte, beleefde e-mail en ga niet een derde keer achter de kandidaat aan.
Twee gemiste gesprekken zonder duidelijke, door de kandidaat zelf aangebrachte uitleg zijn niet langer pech. Bewaar de notitie in het dossier van de kandidaat. Elke fasewijziging en elke opmerking wordt op het kandidaatdossier geregistreerd met wie en wanneer, dus dit blijft bewaard zonder extra werk van jouw kant. Richt daarna je energie op kandidaten die echt betrokken zijn. Als no-shows je week over meerdere functies heen opslokken, dan legt hoeveel kandidaten je moet interviewen uit hoe je al vóór de afspraak strenger kunt filteren.
Veelgestelde vragen
Wat moet je doen als een kandidaat niet opdaagt voor een sollicitatiegesprek?
Wacht 10 tot 15 minuten en stuur daarna één korte e-mail met de vraag of er iets tussen is gekomen. Geef de kandidaat een dag of twee om te antwoorden. Hoor je niets, sluit het dossier dan af en ga verder. Als de kandidaat een echte reden geeft, is het eerlijk om één keer een nieuwe afspraak voor te stellen.
Moet je een kandidaat die niet is opgedaagd een tweede kans geven?
Meestal wel, één keer, als de kandidaat binnen een dag of twee met een geloofwaardige reden antwoordt en zelf vraagt om te verzetten. Bij een tweede no-show zonder uitleg zou ik stoppen.
Is een no-show van een kandidaat hetzelfde als ghosting?
Ze overlappen, maar ze zijn niet identiek. Een no-show is één gemiste afspraak. Ghosting is het bredere patroon waarbij een kandidaat in elke fase stil valt, ook nadat hij niet is komen opdagen en niet reageert op je opvolgmail.