Respuesta rápida: Coste por contratación = (costes internos de reclutamiento + costes externos de reclutamiento) ÷ número de contrataciones en el mismo periodo. La Society for Human Resource Management (SHRM) informó en abril de 2022 de que el coste medio por contratación en EE. UU. era de casi $4,700. El salario y los beneficios de la persona contratada no se incluyen. La mayoría de los equipos pequeños lo subestiman porque dejan fuera la partida más grande: su propio tiempo.
¿Cuál es la fórmula del coste por contratación?
El coste por contratación es el gasto total en reclutamiento dividido entre el total de contrataciones, para un mismo periodo.
Coste por contratación = (Costes internos + Costes externos) / Total de contratacionesEsta es la estructura que usa la norma ANSI/SHRM sobre coste por contratación, publicada en 2012. El objetivo de la norma era que las empresas contaran las mismas cosas para que las cifras pudieran compararse.
Elige un periodo lo bastante largo como para tener varias contrataciones. Un trimestre funciona para la mayoría de los equipos pequeños. Un mes con una sola contratación da una cifra que dice muy poco.
¿Qué cuenta como coste interno y externo?
Los costes internos son lo que gastas dentro de la empresa. Los costes externos son lo que pagas a terceros.
| Costes internos | Costes externos |
|---|---|
| Tiempo de RR. HH. o del reclutador dedicado a la contratación | Anuncios en bolsas de empleo y anuncios patrocinados |
| Tiempo del responsable de contratación y de los entrevistadores | Honorarios de agencias de reclutamiento |
| Sistema de seguimiento de candidatos (ATS) y otro software de reclutamiento | Verificaciones de antecedentes y servicios de referencias |
| Bonificaciones por recomendación de empleados | Herramientas de evaluación y pruebas |
| Eventos de reclutamiento que organizas tú mismo | Viajes y reubicación de candidatos |
| Trabajo de marca empleadora orientado a la contratación | Cuotas de ferias de empleo |
Lo que no cuenta:
- El salario, los beneficios y las acciones de la persona contratada
- La formación y el onboarding posteriores a la fecha de incorporación
- El marketing general de la empresa que no tiene que ver con la contratación
¿Cómo se cuenta el tiempo del equipo?
Usa horas multiplicadas por un coste horario cargado. Es la partida que más omiten las pequeñas empresas, y normalmente es la más grande.
- Estima las horas por contratación de cada persona implicada. Criba, programación, entrevistas, debates posteriores y llamadas de oferta.
- Multiplica por su coste horario. Dividir el salario entre las horas de trabajo es suficiente. No necesitas precisión de nómina.
- Súmalo a los costes internos.
Si nadie tiene un reclutador dedicado, este es tiempo de fundadores y responsables. Sigue siendo un coste real. Una hora que un fundador dedica a leer currículums es una hora que no dedica a ventas o producto.
Ejemplo práctico
Este es un ejemplo para una empresa de 40 personas durante un trimestre. Las cifras son inventadas, solo para ilustrar.
Contrataciones en el trimestre: 4
Costes internos
| Concepto | Cálculo | Coste |
|---|---|---|
| Tiempo del responsable de contratación | 4 contrataciones × 15 horas × $60 | $3,600 |
| Tiempo de los entrevistadores | 4 contrataciones × 8 horas × $50 | $1,600 |
| Entrevistas finales del fundador | 4 contrataciones × 2 horas × $100 | $800 |
| Suscripción al ATS | 3 meses × €80 (unos $90) | $270 |
| Bonificación por recomendación | 1 × $1,000 | $1,000 |
| Total interno | $7,270 |
Costes externos
| Concepto | Coste |
|---|---|
| Anuncios patrocinados de empleo | $1,200 |
| Verificaciones de antecedentes | 4 × $50 = $200 |
| Total externo | $1,400 |
Coste por contratación = ($7,270 + $1,400) / 4 = $2,168
Fíjate en dónde fue el dinero. El software supuso en torno al 3 % del total. El tiempo de las personas, alrededor del 69 %. Es lo normal en equipos pequeños, y por eso recortar horas por contratación suele ahorrar más que recortar el gasto en herramientas.
¿Cuál es el coste medio por contratación?
La cifra de casi $4,700 de SHRM, basada en datos de benchmarking publicados en abril de 2022, sigue siendo la cifra estadounidense más citada. Tómala como punto de referencia, no como objetivo.
El benchmarking de reclutamiento de SHRM de 2026, basado en datos de más de 4,600 organizaciones, indica que el coste por contratación de los puestos no directivos se ha mantenido relativamente estable, mientras que el de los directivos ha aumentado de forma notable. SHRM no publica las cifras completas fuera de sus informes para miembros.
Por qué la media es un objetivo débil para ti:
- Mezcla empresas que usan agencias para todos los puestos con empresas que no usan ninguna.
- Mezcla puestos directivos y no directivos si no se mira la división.
- Muchas empresas no cuentan el tiempo interno de forma coherente, así que sus cifras declaradas son bajas.
Compárate contigo mismo. El coste por contratación de este trimestre frente al anterior, y las contrataciones de ingeniería frente a las de atención al cliente.
¿Cómo se reduce el coste por contratación?
Ataca primero la partida más grande. Para la mayoría de los equipos pequeños es el tiempo y, después, las agencias.
- Reduce el tiempo de cribado. Leer a mano cada currículum es el mayor sumidero de tiempo. La puntuación con IA o unas preguntas de cribado claras pueden reducirlo sin descartar a nadie.
- Deja de programar por correo. Los intercambios de correos para cuadrar franjas de entrevista se comen horas por contratación. Los enlaces de autoprogramación lo solucionan.
- Arregla tu anuncio antes de pagar para impulsarlo. Un anuncio flojo atrae más candidatos que no encajan, lo que cuesta más tiempo de cribado. Consulta cuánto debe durar una descripción de puesto.
- Usa bien las recomendaciones. Una bonificación por recomendación suele salir más barata que la comisión de una agencia. Consulta programas de recomendación de empleados para equipos pequeños.
- Reutiliza candidatos anteriores. Los finalistas sólidos de la búsqueda anterior no cuestan nada si aceptaron que se les volviera a contactar.
- Acorta el tiempo de contratación. Un proceso largo significa más rondas de entrevistas, más reprogramaciones y más candidatos perdidos frente a ofertas más rápidas. Consulta 5 formas de reducir el tiempo de contratación.
¿Puede un ATS calcular el coste por contratación por ti?
En parte. Desconfía de cualquier herramienta que afirme hacerlo por completo. Un ATS conoce las contrataciones, las fuentes y los plazos. No conoce las facturas de tus agencias ni lo que cuesta la hora de un responsable.
Las analíticas de Canvider muestran las contrataciones de un periodo, el tiempo hasta contratar, la tasa de aceptación de ofertas y qué fuentes generaron contrataciones. No registra gastos. La forma práctica de trabajar es exportar las analíticas a Excel y combinarlas allí con tus datos de costes. Así obtienes el coste por contratación y el coste por contratación por fuente, lo que te indica qué canales merece la pena pagar de verdad.
Una sola métrica no basta
El coste por contratación premia la contratación barata, no la buena. Combínalo con el tiempo hasta contratar y con alguna medida de si las contrataciones salieron bien. Para el conjunto más amplio, lee métricas de reclutamiento más allá del tiempo hasta contratar.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el coste por contratación?
Suma todos los costes internos de reclutamiento (tiempo del reclutador y de los entrevistadores, herramientas, bonificaciones por recomendación) y todos los costes externos (anuncios de empleo, honorarios de agencias, verificaciones de antecedentes, viajes) de un periodo. Divide el total entre el número de contrataciones realizadas en ese mismo periodo.
¿Cuál es el coste medio por contratación?
La Society for Human Resource Management (SHRM) informó en abril de 2022 de que el coste medio por contratación en EE. UU. era de casi $4,700. El benchmarking de SHRM de 2026 indica que el coste por contratación de los puestos no directivos se ha mantenido relativamente estable, mientras que el de los directivos ha subido de forma notable. Tu propia cifra importa más que la media.
¿El salario entra en el coste por contratación?
No. El salario y los beneficios de la persona contratada no forman parte del coste por contratación. Mide lo que costó encontrar y contratar a la persona, no lo que cuesta tenerla en plantilla.
¿Cuál es un buen coste por contratación para una pyme?
No existe una cifra universalmente buena. Una pyme que contrata sobre todo a través de su propia página de empleo y de recomendaciones puede quedarse muy por debajo de la media de SHRM, mientras que una que usa agencias para puestos directivos puede superarla con creces. Sigue la tendencia y desglósala por tipo de puesto en lugar de perseguir un benchmark.