Kurz gesagt: Cost per Hire = (interne Recruiting-Kosten + externe Recruiting-Kosten) ÷ Anzahl der Einstellungen im selben Zeitraum. Die Society for Human Resource Management (SHRM) meldete im April 2022, dass die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in den USA knapp 4.700 $ betrugen. Gehalt und Leistungen der neuen Person sind nicht enthalten. Die meisten kleinen Teams rechnen zu niedrig, weil sie den größten Posten übersehen: ihre eigene Zeit.
Wie lautet die Formel für Cost per Hire?
Cost per Hire ist die gesamte Recruiting-Ausgabe, geteilt durch die gesamten Einstellungen, für einen Zeitraum.
Cost per hire = (Internal costs + External costs) / Total hiresDas ist die Struktur des ANSI/SHRM-Standards für Cost per Hire, der 2012 veröffentlicht wurde. Ziel des Standards war, dass Unternehmen dieselben Dinge zählen, damit sich Zahlen vergleichen lassen.
Wählen Sie einen Zeitraum, in dem mehrere Einstellungen stattfinden. Ein Quartal funktioniert für die meisten kleinen Teams. Ein Monat mit einer einzigen Einstellung ergibt eine Zahl, die wenig aussagt.
Was zählt zu den internen und externen Kosten?
Interne Kosten sind das, was Sie innerhalb des Unternehmens ausgeben. Externe Kosten sind das, was Sie an Dritte zahlen.
| Interne Kosten | Externe Kosten |
|---|---|
| Zeit von Recruiter oder HR für die Einstellung | Gebühren für Jobbörsen und gesponserte Anzeigen |
| Zeit von Hiring Manager und Interviewern | Honorare von Personalvermittlungen |
| Bewerbermanagementsystem (ATS) und andere Recruiting-Software | Hintergrundprüfungen und Referenzdienste |
| Prämien für Mitarbeiterempfehlungen | Tools für Assessments und Tests |
| Recruiting-Veranstaltungen, die Sie selbst durchführen | Reise- und Umzugskosten für Bewerber |
| Employer-Branding-Arbeit für die Einstellung | Gebühren für Recruiting-Messen |
Nicht gezählt werden:
- Gehalt, Leistungen und Beteiligungen der neuen Person
- Onboarding und Training nach dem Eintrittsdatum
- Allgemeines Unternehmensmarketing, das nichts mit Einstellungen zu tun hat
Wie erfassen Sie die Zeit Ihres Teams?
Multiplizieren Sie Stunden mit einem umgelegten Stundensatz. Diese Position übersehen die meisten kleinen Unternehmen, und sie ist meist die größte.
- Schätzen Sie die Stunden pro Einstellung für jede beteiligte Person. Screening, Terminabstimmung, Interviews, Debriefings, Angebotsgespräche.
- Multiplizieren Sie diese mit deren Stundenkosten. Gehalt geteilt durch Arbeitsstunden reicht aus. Sie brauchen keine Lohnbuchhaltung auf den Cent.
- Addieren Sie das zu den internen Kosten.
Wenn niemand eine eigene Recruiting-Stelle hat, ist das Gründer- und Führungszeit. Auch das sind reale Kosten. Eine Stunde, die ein Gründer mit dem Lesen von Lebensläufen verbringt, fehlt im Vertrieb oder in der Produktentwicklung.
Rechenbeispiel
Hier ein Beispiel für ein Unternehmen mit 40 Beschäftigten über ein Quartal. Die Zahlen sind erfunden und dienen der Veranschaulichung.
Einstellungen im Quartal: 4
Interne Kosten
| Posten | Berechnung | Kosten |
|---|---|---|
| Zeit der Führungskraft | 4 Einstellungen × 15 Stunden × 60 $ | 3.600 $ |
| Zeit der Interviewer | 4 Einstellungen × 8 Stunden × 50 $ | 1.600 $ |
| Abschlussgespräche durch den Gründer | 4 Einstellungen × 2 Stunden × 100 $ | 800 $ |
| ATS-Abo | 3 Monate × 80 € (etwa 90 $) | 270 $ |
| Empfehlungsprämie | 1 × 1.000 $ | 1.000 $ |
| Summe interne Kosten | 7.270 $ |
Externe Kosten
| Posten | Kosten |
|---|---|
| Gesponserte Stellenanzeigen | 1.200 $ |
| Hintergrundprüfungen | 4 × 50 $ = 200 $ |
| Summe externe Kosten | 1.400 $ |
Cost per Hire = (7.270 $ + 1.400 $) / 4 = 2.168 $
Schauen Sie, wohin das Geld geflossen ist. Software machte etwa 3 % der Summe aus. Die Arbeitszeit der Menschen etwa 69 %. Das ist bei kleinen Teams normal, und deshalb spart es meist mehr, die Stunden pro Einstellung zu senken, als die Ausgaben für Tools zu kürzen.
Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung?
Die Zahl von knapp 4.700 $ der SHRM, basierend auf Benchmarking-Daten aus dem April 2022, wird in den USA nach wie vor am häufigsten zitiert. Betrachten Sie sie als Orientierungspunkt, nicht als Ziel.
Das Recruiting-Benchmarking der SHRM für 2026, das auf Daten von über 4.600 Organisationen beruht, besagt, dass die Kosten pro Einstellung bei nicht-leitenden Stellen weitgehend stabil geblieben sind, während sie bei Führungskräften deutlich gestiegen sind. Die vollständigen Zahlen veröffentlicht die SHRM nur in ihren Mitgliederberichten.
Warum der Durchschnitt als Ziel für Sie wenig taugt:
- Er vermischt Unternehmen, die für jede Stelle Agenturen nutzen, mit solchen, die gar keine nutzen.
- Er vermischt Führungs- und Nicht-Führungsstellen, sofern man die Aufteilung nicht betrachtet.
- Viele Unternehmen erfassen interne Zeit nicht einheitlich, sodass ihre gemeldeten Zahlen zu niedrig ausfallen.
Vergleichen Sie sich mit sich selbst: Cost per Hire dieses Quartal gegenüber dem letzten und Einstellungen in der Entwicklung gegenüber Einstellungen im Support.
Wie senken Sie Cost per Hire?
Gehen Sie den größten Posten zuerst an. Bei den meisten kleinen Teams sind das zuerst die Zeit und dann die Agenturen.
- Screening-Zeit senken. Jeden Lebenslauf von Hand zu lesen ist der größte Zeitfresser. KI-gestützte Bewertung oder klare Screening-Fragen können ihn verkürzen, ohne dass jemand übergangen wird.
- Terminabstimmung nicht per E-Mail. Das Hin und Her bei Interviewterminen frisst Stunden pro Einstellung. Selbstbuchungslinks beheben das.
- Stellenanzeige verbessern, bevor Sie für Werbung bezahlen. Eine schwache Anzeige zieht mehr Bewerbungen von Personen an, die nicht passen, und das kostet mehr Screening-Zeit. Siehe wie lang eine Stellenbeschreibung sein sollte.
- Empfehlungen richtig nutzen. Eine Empfehlungsprämie ist oft günstiger als ein Agenturhonorar. Siehe Mitarbeiterempfehlungsprogramme für kleine Teams.
- Frühere Kandidaten wiederverwenden. Starke Zweitplatzierte aus der letzten Suche kosten nichts, wenn Sie sie kontaktieren, sofern sie zugestimmt haben.
- Time to Hire verkürzen. Ein langer Prozess bedeutet mehr Interviewrunden, mehr Umbuchungen und mehr Bewerber, die an schnellere Angebote verloren gehen. Siehe 5 Wege, Time to Hire zu verkürzen.
Kann ein ATS Cost per Hire für Sie berechnen?
Teilweise. Seien Sie vorsichtig bei Tools, die das vollständig versprechen. Ein ATS kennt Einstellungen, Quellen und Zeitabläufe. Es kennt weder Ihre Agenturrechnungen noch die Stundenkosten einer Führungskraft.
Die Analysen von Canvider zeigen Einstellungen im Zeitraum, Time to Hire, die Annahmequote von Angeboten und welche Quellen Einstellungen gebracht haben. Ausgaben erfasst Canvider nicht. Die praktische Lösung ist, die Analysen nach Excel zu exportieren und dort mit Ihren Kostendaten zu kombinieren. So erhalten Sie Cost per Hire und Cost per Hire nach Quelle, und das zeigt, für welche Kanäle sich Ausgaben wirklich lohnen.
Eine Kennzahl reicht nicht
Cost per Hire belohnt günstiges Einstellen, nicht gutes Einstellen. Kombinieren Sie sie mit Time to Hire und einer Kennzahl dafür, ob sich die Einstellungen bewährt haben. Einen umfassenderen Überblick bietet Recruiting-Kennzahlen jenseits von Time to Hire.
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Häufig gestellte Fragen
Wie berechnet man Cost per Hire?
Addieren Sie alle internen Recruiting-Kosten (Zeit von Recruitern und Interviewern, Tools, Empfehlungsprämien) und alle externen Kosten (Stellenanzeigen, Agenturhonorare, Hintergrundprüfungen, Reisekosten) für einen Zeitraum. Teilen Sie die Summe durch die Anzahl der Einstellungen im selben Zeitraum.
Wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung?
Die Society for Human Resource Management (SHRM) meldete im April 2022, dass die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung in den USA knapp 4.700 $ betrugen. Das Benchmarking der SHRM für 2026 besagt, dass die Kosten für nicht-leitende Stellen weitgehend stabil geblieben sind, während die Kosten pro Einstellung bei Führungskräften deutlich gestiegen sind. Ihre eigene Zahl ist wichtiger als der Durchschnitt.
Ist das Gehalt in Cost per Hire enthalten?
Nein. Gehalt und Leistungen der neuen Person zählen nicht zu Cost per Hire. Die Kennzahl misst, was es gekostet hat, die Person zu finden und einzustellen, nicht, was ihre Beschäftigung kostet.
Welche Cost per Hire ist für ein kleines Unternehmen gut?
Es gibt keinen allgemeingültig guten Wert. Ein kleines Unternehmen, das überwiegend über die eigene Karriereseite und Empfehlungen einstellt, kann deutlich unter dem SHRM-Durchschnitt liegen, während eines, das für Führungsstellen Agenturen nutzt, weit darüber liegen kann. Verfolgen Sie den Trend und schlüsseln Sie ihn nach Stellentyp auf, statt einem Benchmark hinterherzujagen.