Respuesta rápida: Un embudo de contratación registra cuántos candidatos avanzan de una fase del proceso de selección a la siguiente: postulados, preseleccionados, entrevistados, ronda final, oferta y contratados. El dato útil es la conversión entre fases, porque muestra exactamente dónde pierdes personas. Si las pérdidas son grandes al principio, normalmente el problema está en el anuncio o en la búsqueda de candidatos. Si son grandes al final, suele haber un problema de rapidez, de experiencia en la entrevista o de retribución.
¿Qué es un embudo de contratación?
Es un recuento de candidatos en cada fase de tu proceso de selección, leído de arriba abajo.
Todo proceso de selección se estrecha. Se postulan cientos de personas y se contrata a unas pocas. El embudo no te dice que ese estrechamiento sea malo. Te dice dónde ocurre y si está ocurriendo por las razones correctas.
¿Cuáles son las fases?
Usa tus fases reales. Este es un conjunto habitual para un equipo pequeño:
- Postulados. Todas las personas que enviaron una candidatura.
- Preseleccionados. Superaron las preguntas eliminatorias y la revisión del currículum.
- Entrevistados. Tuvieron al menos una entrevista con el equipo de contratación.
- Ronda final. Llegaron a la última entrevista o a una prueba práctica.
- Oferta. Recibieron una oferta.
- Contratados. La aceptaron.
Si buscas candidatos de forma activa, añade «Localizados» y «Respondieron» por encima de «Postulados». Mantén separados a los candidatos localizados y a los que llegan por iniciativa propia. Convierten de forma muy diferente.
¿Cómo se calcula la conversión del embudo?
Dos números por cada fase.
Conversión de la fase = Candidatos en esta fase / Candidatos en la fase anterior
Proporción sobre postulados = Candidatos en esta fase / Candidatos que se postularonEste es un ejemplo para un puesto. Las cifras son ilustrativas.
| Fase | Candidatos | Desde la fase anterior | Sobre postulados |
|---|---|---|---|
| Postulados | 180 | 100 % | |
| Preseleccionados | 36 | 20 % | 20 % |
| Entrevistados | 12 | 33 % | 6,7 % |
| Ronda final | 4 | 33 % | 2,2 % |
| Oferta | 2 | 50 % | 1,1 % |
| Contratados | 1 | 50 % | 0,6 % |
La columna «desde la fase anterior» es la que hay que atender. Aísla el punto en el que se produce la pérdida. «Sobre postulados» sirve para planificar: si necesitas una contratación y solo el 0,6 % de los candidatos acaba contratado, necesitas unos 180 candidatos.
¿Dónde se suele escapar el embudo y por qué?
Cada fase tiene sus causas habituales.
De postulados a preseleccionados es muy bajo
La mayoría de los candidatos no encaja. Es un problema de la parte superior del embudo.
- El título del puesto atrae a las personas equivocadas. Consulta cómo elegir el título de un puesto.
- El anuncio es vago sobre los requisitos imprescindibles, así que todo el mundo se postula.
- Un canal concreto envía mucho volumen y ningún ajuste.
La solución es afinar la búsqueda, no acelerar el cribado. Las preguntas eliminatorias ayudan. Lee demasiadas candidaturas y pocos candidatos reales.
De preseleccionados a entrevistados es bajo
Te gustó el currículum, pero no conseguiste que la persona llegara a una entrevista.
- Tardas demasiado en contactar. Los buenos candidatos están hablando con otras empresas.
- Fricción en la programación. Un interminable ir y venir de correos.
- Los candidatos se retiraron porque los detalles del puesto, como el salario o la ubicación, les sorprendieron.
De entrevistados a ronda final es bajo
O tu preselección fue demasiado laxa, o los entrevistadores usan criterios distintos.
- Comprueba si las puntuaciones de las entrevistas coinciden con las decisiones de preselección.
- Asegúrate de que todos usan los mismos criterios. Consulta qué es una entrevista estructurada.
De ronda final a oferta es bajo
Es habitual cuando el equipo no logra decidirse. Consulta cómo decidir a quién se le hace la oferta.
De oferta a contratado es bajo
Esta es la fuga más cara. Todos hicieron el trabajo y el candidato dijo que no.
- Retribución por debajo del mercado o por debajo de lo que esperaba el candidato
- Una oferta competidora que llegó antes
- Un proceso largo y agotador
- Algo de las entrevistas le hizo perder el interés
Anota el motivo cada vez que un candidato declina. Después de cinco o seis rechazos, el patrón suele ser evidente.
¿Y los candidatos que abandonan por su cuenta?
Registra las retiradas por separado de los rechazos. Un candidato al que rechazaste y un candidato que se fue son problemas distintos.
Si hay muchas retiradas al principio, normalmente el formulario de candidatura es demasiado largo. Consulta cómo reducir el abandono de la candidatura. Si hay muchas retiradas a mitad del proceso, suele significar que vas demasiado lento o que estás demasiado callado. Consulta por qué los candidatos desaparecen y cómo evitarlo.
¿Cómo ves tu embudo sin construirlo a mano?
Necesitas que cada cambio de estado de cada candidato quede registrado con fechas. En una hoja de cálculo eso es difícil. En un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) ocurre a medida que mueves a los candidatos.
En Canvider, la página de analítica incluye un Pipeline Conversion Funnel que muestra cada fase tanto «sobre postulados» como «desde la fase anterior». Las fases personalizadas se sitúan en el embudo según la categoría que les asignes, así que define las categorías con cuidado. Otros paneles que ayudan en el trabajo con el embudo:
- Average days per stage muestra en qué fases esperan más tiempo los candidatos
- Source effectiveness muestra candidaturas, contrataciones y conversión por canal
- Offer rejection analysis agrupa los motivos que dieron los candidatos para declinar
- Per-job analytics muestra las candidaturas a lo largo del tiempo y por portal de empleo para un puesto concreto
La regla para cualquier herramienta: el embudo es tan preciso como tus actualizaciones de estado. Si los candidatos siguen en «Postulados» después de haberlos rechazado, tus cifras están mal.
¿Con qué frecuencia conviene revisarlo?
Por puesto, revísalo cada semana mientras el puesto esté abierto. Entre puestos, revísalo cada trimestre.
Compara el mismo periodo año contra año, y deja que un canal nuevo o un cambio de proceso pase un ciclo de contratación completo antes de juzgarlo. Una fase con tres candidatos no tiene una tasa de conversión significativa.
Para las métricas que rodean al embudo, lee tiempo de cobertura frente a tiempo de contratación y calidad de la contratación.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las fases de un embudo de contratación?
Un embudo de contratación típico tiene seis fases: postulados, preseleccionados, entrevistados, ronda final, oferta y contratados. Algunos equipos añaden una fase de búsqueda activa al principio y una de onboarding al final. Usa las fases que coincidan con tu proceso real.
¿Cómo se calculan las tasas de conversión de un embudo de contratación?
Divide el número de candidatos que llegaron a una fase entre el número que llegó a la fase anterior. Si se preseleccionó a 40 personas y se entrevistó a 12, la conversión de preselección a entrevista es del 30 %. Registra también cada fase como proporción de todos los que se postularon.
¿Cuál es una buena tasa de aceptación de ofertas?
No existe un referente universal fiable para todos los mercados, pero una tasa de aceptación de ofertas que baja es siempre una señal. Normalmente apunta a la retribución, a un proceso lento o a una diferencia entre lo que prometía el anuncio de empleo y lo que mostraron las entrevistas.