Rekrytointisuppilo: vaiheet, konversio ja korjaukset

Lyhyt vastaus: Rekrytointisuppilo seuraa, kuinka moni hakija etenee rekrytoinnin vaiheesta toiseen: hakenut, esikarsittu, haastateltu, loppukierros, tarjous, palkattu. Hyödyllisin luku on vaiheittainen konversio, sillä se näyttää tarkasti, mistä hakijoita menetetään. Suuret menetykset alussa viittaavat yleensä työpaikkailmoitukseen tai hakijahankintaan liittyvään ongelmaan. Suuret menetykset lopussa viittaavat yleensä nopeuteen, haastattelukokemukseen tai palkkaan liittyvään ongelmaan.

Mikä on rekrytointisuppilo?

Se on laskuri hakijoista rekrytointiprosessisi jokaisessa vaiheessa, luettuna ylhäältä alas.

Jokainen rekrytointiprosessi kaventuu. Sata hakee, muutama palkataan. Suppilo ei kerro, että kaventuminen on huono asia. Se kertoo, missä kaventuminen tapahtuu ja tapahtuuko se oikeista syistä.

Mitkä ovat vaiheet?

Käytä omia todellisia vaiheitasi. Tässä on tavallinen joukko pienelle tiimille:

1. Hakenut. Kaikki, jotka lähettivät hakemuksen.
2. Esikarsittu. Läpäisivät poissulkevat kysymykset ja CV-tarkastelun.
3. Haastateltu. Ovat käyneet vähintään yhden haastattelun rekrytointitiimin kanssa.
4. Loppukierros. Pääsivät viimeiseen haastatteluun tai työnäytteeseen.
5. Tarjous. Ovat saaneet tarjouksen.
6. Palkattu. Ovat hyväksyneet tarjouksen.

Jos hankit hakijoita itse suoraan, lisää “Löydetty” ja “Vastasi” ennen “Hakenut”-vaihetta. Pidä suoraan löydetyt ja itse hakeneet hakijat erillään, sillä he etenevät hyvin eri tavoin.

Miten suppilon konversio lasketaan?

Kaksi lukua jokaiselle vaiheelle.

Stage conversion = Candidates at this stage / Candidates at previous stage
Share of applied = Candidates at this stage / Candidates who applied

Tässä esimerkki yhdelle tehtävälle. Luvut ovat havainnollistavia.

Vaihe	Hakijoita	Edellisestä vaiheesta	Kaikista hakijoista
Hakenut	180		100 %
Esikarsittu	36	20 %	20 %
Haastateltu	12	33 %	6,7 %
Loppukierros	4	33 %	2,2 %
Tarjous	2	50 %	1,1 %
Palkattu	1	50 %	0,6 %

Sarake “edellisestä vaiheesta” on se, johon kannattaa reagoida. Se eristää kohdan, jossa menetys tapahtuu. “Kaikista hakijoista” on hyödyllinen suunnittelussa: jos tarvitset yhden palkattavan ja vain 0,6 % hakijoista palkataan, tarvitset noin 180 hakijaa.

Mistä suppilo yleensä vuotaa ja miksi?

Jokaisessa vaiheessa on tyypilliset syynsä.

Hakemuksesta esikarsintaan konversio on hyvin matala

Useimmat hakijat eivät sovi tehtävään. Se on suppilon yläosan ongelma.

• Tehtävänimike houkuttelee vääriä ihmisiä. Katso miten valitset työnimikkeen.
• Ilmoitus on epämääräinen välttämättömistä vaatimuksista, joten kaikki hakevat.
• Yksi kanava tuo paljon hakemuksia ilman sopivuutta.

Korjaus on parempi kohdentaminen, ei nopeampi karsinta. Poissulkevat kysymykset auttavat. Lue liian paljon työhakemuksia ja liian vähän oikeita hakijoita.

Esikarsinnasta haastatteluun konversio on matala

CV:stä pidit, mutta hakijaa ei saatu haastatteluun.

• Yhteydenotto on liian hidas. Hyvät hakijat puhuvat jo muiden yritysten kanssa.
• Aikataulutus takkuaa. Sähköpostia lähtee edestakaisin loputtomasti.
• Hakijat vetäytyivät, koska tehtävän tiedot, kuten palkka tai sijainti, yllättivät heidät.

Haastattelusta loppukierrokselle konversio on matala

Joko esikarsinta oli liian löysä tai haastattelijat käyttävät eri kriteerejä.

• Tarkista, vastaavatko haastattelupisteet esikarsintapäätöksiä.
• Varmista, että kaikki käyttävät samoja kriteerejä. Katso mitä strukturoitu haastattelu on.

Loppukierrokselta tarjoukseen konversio on matala

Yleinen tilanne, kun tiimi ei pysty päättämään. Katso miten päätät, kenelle tarjous annetaan.

Tarjouksesta palkkaukseen konversio on matala

Tämä on kallein vuotokohta. Kaikki tekivät työnsä, ja hakija sanoi ei.

• Palkka on markkinatason tai hakijan odotusten alapuolella
• Kilpaileva tarjous saapui ensin
• Prosessi on pitkä ja uuvuttava
• Jokin haastatteluissa karkotti hakijan

Kirjaa jokaisen kieltäytymisen syy. Viiden tai kuuden kieltäytymisen jälkeen kuvio on yleensä selvä.

Entä hakijat, jotka vetäytyvät itse?

Seuraa vetäytymisiä erillään hylkäyksistä. Hylätty hakija ja hakija, joka lähti itse, ovat eri ongelmia.

Paljon vetäytymisiä alussa tarkoittaa usein, että hakulomake on liian pitkä. Katso hakemuksen keskeyttämisten vähentäminen. Paljon vetäytymisiä prosessin keskivaiheilla tarkoittaa yleensä, että olet liian hidas tai liian hiljaa. Katso miksi hakijat katoavat ja miten se estetään.

Miten näet suppilon ilman käsin rakentamista?

Tarvitset jokaisen hakijan tilamuutokset päivämäärineen. Taulukkolaskennassa se on vaikeaa. Hakujärjestelmässä (ATS) se tapahtuu samalla, kun siirrät hakijoita.

Canviderissa analytiikkasivulla on Pipeline Conversion Funnel -suppilo, joka näyttää jokaisen vaiheen sekä “kaikista hakijoista” että “edellisestä vaiheesta”. Omat vaiheet sijoittuvat suppiloon sen kategorian mukaan, jonka annat niille, joten aseta kategoriat huolella. Muita suppilotyöhön auttavia paneeleita:

• Keskimääräiset päivät vaiheessa näyttää, missä hakijat odottavat pisimpään.
• Lähteiden tehokkuus näyttää hakemukset, palkkaukset ja konversion kanavittain.
• Tarjouksen hylkäysanalyysi ryhmittelee syyt, joita hakijat antoivat kieltäytyessään.
• Tehtäväkohtainen analytiikka näyttää yhden tehtävän hakijat ajan mukaan ja työpaikkailmoituspalveluittain.

Kaikkien työkalujen sääntö: suppilo on vain niin tarkka kuin tilapäivityksesi. Jos hakijat jäävät tilaan “Hakenut” hylkäämisen jälkeenkin, lukusi ovat väärin.

Kuinka usein sitä kannattaa katsoa?

Tehtäväkohtaisesti tarkista suppilo viikoittain, kun paikka on auki. Tehtävien välillä vertaile kvartaaleittain.

Vertaa samaa ajanjaksoa vuosi vuodelta, ja anna uudelle kanavalle tai prosessimuutokselle koko rekrytointisykli ennen arviointia. Vaiheessa, jossa on kolme hakijaa, ei ole mielekästä konversioprosenttia.

Suppilon ympärillä olevista mittareista lue täyttöaika vs. palkkausaika ja palkkauksen laatu.

Kokeile Canvideria ilmaiseksi. Luottokorttia ei tarvita.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat rekrytointisuppilon vaiheet?

Tyypillisessä rekrytointisuppilossa on kuusi vaihetta: hakenut, esikarsittu, haastateltu, loppukierros, tarjous ja palkattu. Jotkut tiimit lisäävät ylimmäksi hakijahankinnan vaiheen ja alimmaksi perehdytyksen. Käytä vaiheita, jotka vastaavat todellista prosessiasi.

Miten rekrytointisuppilon konversioprosentit lasketaan?

Jaa niiden hakijoiden määrä, jotka saavuttivat vaiheen, niiden määrällä, jotka saavuttivat edellisen vaiheen. Jos esikarsintaan pääsi 40 ihmistä ja haastatteluun 12, esikarsinnasta haastatteluun konversio on 30 %. Seuraa myös jokaista vaihetta osuutena kaikista hakijoista.

Mikä on hyvä tarjouksen hyväksymisprosentti?

Ei ole olemassa yleispätevää vertailuarvoa, johon kannattaisi luottaa kaikilla markkinoilla, mutta laskeva tarjouksen hyväksymisprosentti on aina merkki. Se viittaa yleensä palkkaukseen, hitaaseen prosessiin tai kuiluun työpaikkailmoituksen lupausten ja haastattelujen todellisuuden välillä.