Krótka odpowiedź: Time to fill liczy dni od otwarcia stanowiska do przyjęcia oferty. Time to hire liczy dni od momentu, w którym osoba, którą ostatecznie zatrudniono, weszła do Twojego lejka rekrutacyjnego, do przyjęcia przez nią oferty. Time to fill pokazuje, jak długo firma czekała. Time to hire pokazuje, jak szybko proces działał dla właściwej osoby. Benchmark SHRM z 2026 r. podaje medianę time to fill na poziomie 39 dni kalendarzowych dla stanowisk niekierowniczych.
Czym jest time to fill?
Time to fill to liczba dni między otwarciem stanowiska a przyjęciem oferty przez kandydata.
Time to fill = Offer accepted date − Job opened date„Otwarcie stanowiska” zwykle oznacza dzień, w którym zatwierdzono wniosek o otwarcie stanowiska (requisition) albo opublikowano ogłoszenie. Wybierz jedną definicję i trzymaj się jej. Jeśli zmienisz ją w połowie roku, Twój wykres trendu straci sens.
Time to fill obejmuje wszystko: napisanie ogłoszenia, czekanie na aplikacje, screening, rozmowy i ofertę. To metryka biznesowa. Odpowiada na pytanie: „jak długo to stanowisko było puste?”
Czym jest time to hire?
Time to hire to liczba dni między wejściem zatrudnionej osoby do procesu a przyjęciem oferty.
Time to hire = Offer accepted date − Date the hire applied (or was sourced)Patrzy tylko na drogę wybranego kandydata. Pomija tygodnie, które spędziliście, czekając, aż ta osoba się zgłosi. Dlatego to metryka procesu. Odpowiada na pytanie: „kiedy znaleźliśmy właściwą osobę, jak szybko się poruszyliśmy?”
Time to fill vs time to hire: zestawienie
| Time to fill | Time to hire | |
|---|---|---|
| Starts | Otwarcie lub publikacja stanowiska | Aplikacja zatrudnionego kandydata lub pozyskanie go |
| Ends | Przyjęcie oferty | Przyjęcie oferty |
| Measures | Jak długo rola była nieobsadzona | Jak szybki jest Twój proces |
| Affected by | Rynek, ogłoszenie, sourcing, proces | Szybkość screeningu, planowanie rozmów, szybkość decyzji |
| Who should watch it | Kierownictwo, planowanie zasobów ludzkich | Rekruterzy i menedżerowie ds. rekrutacji |
| Always shorter or longer? | Zawsze równy lub dłuższy | Zawsze równy lub krótszy |
Prosty przykład. Publikujesz ogłoszenie 1 marca. Ostatecznie zatrudniona osoba aplikuje 20 marca i przyjmuje ofertę 10 kwietnia.
- Time to fill = 40 dni
- Time to hire = 21 dni
Różnica 19 dni to czas, jaki właściwa osoba potrzebowała, żeby Was znaleźć. Wina leży w sourcingu i ogłoszeniu, a nie w procesie rozmów kwalifikacyjnych.
Jaki time to fill jest normalny?
Benchmark rekrutacyjny SHRM z 2026 r., oparty na danych z ponad 4 600 organizacji, podaje medianę time to fill na poziomie 39 dni kalendarzowych dla stanowisk niekierowniczych – to mniej niż rok wcześniej. SHRM podaje, że time to fill dla stanowisk kierowniczych pozostał taki sam jak rok wcześniej.
To mediana dla bardzo różnych ról i firm. Seniorzy inżynierowie i stanowiska specjalistyczne zajmują więcej czasu. Rekrutacje masowe na stawki godzinowe mogą zająć tydzień.
Bardziej użyteczne jest porównanie z własną historią, z podziałem na typy ról. Jeśli stanowiska wsparcia zajmowały 25 dni rok temu, a w tym roku 45, to realny sygnał, niezależnie od tego, co podaje ogólna mediana.
Dlaczego różnica ma znaczenie?
Bo rozwiązanie zależy od tego, która liczba jest za długa.
Długi time to fill, krótki time to hire. Twój proces jest szybki, gdy pojawią się dobrzy ludzie. Problem w tym, że pojawiają się wolno. Sprawdź:
- Gdzie publikujesz. Zobacz gdzie publikować oferty pracy za darmo.
- Nazwę stanowiska. Ludzie szukają po tytule. Zobacz jak wybrać nazwę stanowiska.
- Listę wymagań. Zbyt wiele obowiązkowych punktów zawęża pulę kandydatów.
- Czy masz bazę dawnych kandydatów, do których można najpierw zadzwonić.
Długi time to hire. Dobrzy ludzie są w Twoim procesie, a Ty tracisz dni. Sprawdź:
- Dni między aplikacją a pierwszym kontaktem
- Dni czekania na wolne terminy rozmów
- Dni czekania na opinię menedżera po rozmowach
- Dni między ostatnią rozmową a ofertą
W większości małych zespołów najwolniejszy krok to nie coś, co robi kandydat. To czekanie na człowieka po Twojej stronie, który da opinię albo podejmie decyzję.
Jak mierzyć oba wskaźniki bez arkusza?
Potrzebujesz trzech dat dla każdego zatrudnienia: otwarcie stanowiska, aplikacja zatrudnionej osoby, przyjęcie oferty. Większość zespołów gubi drugą datę jako pierwszą, bo aplikacja przyszła mailem.
W systemie ATS (applicant tracking system) daty pochodzą automatycznie z historii statusów. Panel analityczny w Canvider pokazuje średni time to hire i średni czas do oferty za 90 dni, 6 miesięcy, 12 miesięcy lub cały okres. Średnia liczba dni na etap pokazuje, który krok jest najwolniejszy, a migawka lejka pokazuje, gdzie kandydaci są teraz.
Jedno zastrzeżenie dotyczy każdego narzędzia: te liczby są prawdziwe tylko wtedy, gdy statusy są aktualizowane na bieżąco. Jeśli ktoś przenosi pięciu kandydatów do statusu „Po rozmowie” tydzień za późno, czasy poszczególnych etapów będą błędne.
Do wszystkiego, co prezentujesz, używaj okresów 6- lub 12-miesięcznych. Pojedynczy miesiąc z dwoma zatrudnieniami daje niestabilną średnią.
Jak skrócić time to hire?
Skup się na czasie oczekiwania, a nie na liczbie rozmów.
- Odpowiedz w ciągu 48 godzin od aplikacji każdemu, kogo chcesz przesunąć dalej w procesie.
- Pozwól kandydatom samodzielnie wybrać termin rozmowy zamiast pisać maile tam i z powrotem.
- Zarezerwuj podsumowanie (debrief) przed rozmową. Zasada: opinia w ciągu 24 godzin.
- Ustal kartę oceny, zanim zaczną się rozmowy, żeby debrief był porównaniem, a nie dyskusją. Zobacz nasz szablon karty oceny rozmowy.
- Przygotuj widełki wynagrodzenia przed ostatnią rozmową, a nie po niej.
Więcej o etapie screeningu przeczytasz w artykule 5 sposobów na skrócenie time to hire dzięki AI.
Które wskaźniki raportować?
Raportuj oba, ale różnym osobom.
Kierownictwu pokazuj time to fill, bo to on wpływa na przychody i pojemność zespołu. Zespołowi rekrutacyjnemu pokazuj time to hire i dni na etap, bo to mogą zmienić już w tym tygodniu.
I nie optymalizuj żadnego z nich w izolacji. Szybkie zatrudnienie, które po czterech miesiącach się kończy, kosztuje więcej niż wolniejsze zatrudnienie, które przetrwało. Połącz szybkość z kosztem zatrudnienia (cost per hire) i jakimś miernikiem jakości.
Wypróbuj Canvider za darmo. Karta kredytowa nie jest potrzebna.
Najczęściej zadawane pytania
Jaka jest różnica między time to fill a time to hire?
Time to fill mierzy liczbę dni od zatwierdzenia lub publikacji ogłoszenia o pracę do momentu, gdy kandydat przyjmie ofertę. Time to hire mierzy liczbę dni od aplikacji (lub pozyskania) osoby, którą ostatecznie zatrudniono, do momentu przyjęcia przez nią oferty. Time to fill pokazuje, jak długo firma czekała. Time to hire pokazuje, jak szybko proces działa, gdy dobry kandydat jest już w rekrutacji.
Jaki jest dobry wynik time to fill?
Mediana time to fill według benchmarku rekrutacyjnego SHRM z 2026 r. wynosi 39 dni kalendarzowych dla stanowisk niekierowniczych. Stanowiska specjalistyczne i seniorskie zwykle zajmują dłużej, a przy rekrutacjach masowych bywa dużo szybciej. Porównuj wyniki z własną historią, w podziale na typy stanowisk.
Co jest bardziej przydatne: time to fill czy time to hire?
Obie, dla różnych osób. Kierownictwo patrzy na time to fill, bo pokazuje, jak długo stanowisko pozostaje puste. Zespół rekrutacyjny powinien śledzić time to hire, bo to ta część, którą sam kontroluje, a zbyt długi time to hire to sposób, w jaki tracisz kandydatów na rzecz szybszych ofert.