Kurz gesagt: Time to Fill misst die Tage von der Eröffnung einer Stelle bis zur Annahme eines Angebots. Time to Hire misst die Tage vom Eintritt der eingestellten Person in Ihre Pipeline bis zu ihrer Zusage. Time to Fill zeigt, wie lange das Unternehmen gewartet hat. Time to Hire zeigt, wie schnell Ihr Prozess bei der richtigen Person vorankam. SHRM beziffert den Median für Time to Fill 2026 bei Nicht-Führungspositionen auf 39 Kalendertage.
Was ist Time to Fill?
Time to Fill ist die Anzahl der Tage zwischen der Eröffnung einer Stelle und der Annahme des Angebots.
Time to Fill = Datum der Angebotsannahme − Datum der Stellenöffnung„Stellenöffnung“ bedeutet meist den Tag, an dem die Stellenanforderung genehmigt oder die Stelle veröffentlicht wurde. Legen Sie sich auf eine Definition fest und bleiben Sie dabei. Wenn Sie die Definition mitten im Jahr wechseln, ist Ihre Trendlinie unbrauchbar.
Time to Fill umfasst alles: das Schreiben der Stellenanzeige, das Warten auf Bewerbungen, die Vorauswahl, die Gespräche und das Angebot. Es ist eine Geschäftskennzahl. Sie beantwortet die Frage: „Wie lange blieb dieser Platz unbesetzt?“
Was ist Time to Hire?
Time to Hire ist die Anzahl der Tage zwischen dem Eintritt der eingestellten Person in Ihre Pipeline und der Annahme des Angebots.
Time to Hire = Datum der Angebotsannahme − Datum der Bewerbung der eingestellten Person (oder der Direktansprache)Es betrachtet nur den Weg des erfolgreichen Kandidaten. Die Wochen, in denen Sie darauf gewartet haben, dass diese Person auftaucht, zählen nicht mit. Das macht es zu einer Prozesskennzahl. Sie beantwortet die Frage: „Wie schnell sind wir vorangekommen, nachdem wir den richtigen Menschen gefunden hatten?“
Time to Fill vs. Time to Hire im Vergleich
| Time to Fill | Time to Hire | |
|---|---|---|
| Beginnt | Stelle eröffnet oder veröffentlicht | Eingestellter Kandidat hat sich beworben oder wurde angesprochen |
| Endet | Angebot angenommen | Angebot angenommen |
| Misst | Wie lange die Stelle unbesetzt war | Wie schnell Ihr Prozess ist |
| Beeinflusst durch | Markt, Stellenanzeige, Sourcing, Prozess | Geschwindigkeit der Vorauswahl, Terminplanung, Entscheidungsgeschwindigkeit |
| Wer sollte sie beobachten | Geschäftsführung, Personalplanung | Recruiter und Fachbereichsleitung |
| Immer kürzer oder länger? | Immer gleich oder länger | Immer gleich oder kürzer |
Ein einfaches Beispiel. Sie veröffentlichen eine Stelle am 1. März. Ihre spätere Einstellung bewirbt sich am 20. März. Die Zusage erfolgt am 10. April.
- Time to Fill = 40 Tage
- Time to Hire = 21 Tage
Die Lücke von 19 Tagen ist die Zeit, die die richtige Person gebraucht hat, um Sie zu finden. Das ist ein Problem bei der Ansprache und der Stellenanzeige, nicht beim Interviewprozess.
Was ist eine normale Time to Fill?
Der SHRM-Recruiting-Benchmark 2026, der auf Daten von über 4.600 Organisationen beruht, nennt einen Median für Time to Fill von 39 Kalendertagen bei Nicht-Führungspositionen, ein Rückgang gegenüber dem Vorjahr. SHRM gibt an, dass die Time to Fill bei Führungskräften der oberen Ebene gegenüber dem Vorjahr unverändert geblieben ist.
Das ist ein Median über sehr unterschiedliche Rollen und Unternehmen. Senior-Ingenieure und Fachspezialisten brauchen länger. Stundenweise bezahlte Stellen mit hohem Volumen können eine Woche dauern.
Aussagekräftiger ist der Vergleich mit Ihrer eigenen Historie, aufgeschlüsselt nach Rollentyp. Wenn Ihre Supportstellen letztes Jahr 25 Tage brauchten und in diesem Jahr 45, ist das ein echtes Signal, unabhängig davon, was der nationale Median sagt.
Warum ist der Unterschied wichtig?
Weil die Lösung davon abhängt, welche Zahl zu lang ist.
Lange Time to Fill, kurze Time to Hire. Ihr Prozess ist schnell, sobald gute Leute auftauchen. Sie tauchen nur nicht schnell auf. Prüfen Sie:
- Wo Sie inserieren. Siehe wo Sie Stellen kostenlos ausschreiben können.
- Ihren Stellentitel. Menschen suchen nach Titeln. Siehe wie Sie einen Stellentitel wählen.
- Ihre Anforderungsliste. Zu viele Muss-Kriterien verkleinern den Pool.
- Ob Sie einen Pool früherer Kandidaten haben, den Sie zuerst anrufen können.
Lange Time to Hire. Gute Leute sind in Ihrer Pipeline, und Sie verlieren Tage. Prüfen Sie:
- Tage zwischen Bewerbung und erstem Kontakt
- Tage des Wartens auf Gesprächstermine
- Tage des Wartens auf Feedback der Fachbereichsleitung nach den Gesprächen
- Tage zwischen dem letzten Gespräch und dem Angebot
In den meisten kleinen Teams ist der langsamste Schritt nichts, was der Kandidat tut. Es ist das Warten auf einen Menschen auf Ihrer Seite, der Feedback gibt oder eine Entscheidung trifft.
Wie messen Sie beides ohne Tabellenkalkulation?
Sie brauchen pro Einstellung drei Daten: Stellenöffnung, Bewerbung der eingestellten Person und Annahme des Angebots. Die meisten Teams verlieren zuerst das zweite, weil die Bewerbung per E-Mail eingeht.
In einem Bewerbermanagementsystem (ATS) kommen die Daten automatisch aus dem Statusverlauf. Das Analyse-Dashboard von Canvider zeigt die durchschnittliche Time to Hire und die durchschnittliche Zeit bis zum Angebot für die letzten 90 Tage, 6 Monate, 12 Monate oder insgesamt. Die durchschnittlichen Tage pro Phase zeigen, welcher Schritt am langsamsten ist, und die Pipeline-Übersicht zeigt, wo Kandidaten gerade stehen.
Eine Einschränkung gilt für jedes Tool: Diese Zahlen stimmen nur, wenn Statusänderungen zeitnah erfasst werden. Wenn jemand fünf Kandidaten eine Woche zu spät auf „Interviewt“ setzt, sind Ihre Phasendauern falsch.
Verwenden Sie für alles, was Sie präsentieren, Zeiträume von 6 oder 12 Monaten. Ein einzelner Monat mit zwei Einstellungen ergibt einen schwankenden Durchschnitt.
Wie verkürzen Sie die Time to Hire?
Greifen Sie die Wartezeit an, nicht die Anzahl der Gespräche.
- Antworten Sie innerhalb von 48 Stunden nach der Bewerbung an jeden, den Sie weiterkommen lassen möchten.
- Lassen Sie Kandidaten ihren Gesprächstermin selbst wählen, statt per E-Mail hin und her zu schreiben.
- Planen Sie die Auswertung schon vor dem Gespräch ein. Feedback innerhalb von 24 Stunden ist die Regel.
- Legen Sie den Bewertungsbogen fest, bevor die Gespräche beginnen, damit die Auswertung ein Vergleich und keine Debatte wird. Siehe unsere Vorlage für Interview-Bewertungsbögen.
- Bereiten Sie die Gehaltsspanne für das Angebot vor dem letzten Gespräch vor, nicht danach.
Mehr zur Vorauswahl finden Sie in 5 Wege, die Time to Hire mit KI zu verkürzen.
Welche Kennzahl sollten Sie berichten?
Berichten Sie beides, an verschiedene Personen.
Geben Sie der Geschäftsführung die Time to Fill, denn sie wirkt sich auf Umsatz und Teamkapazität aus. Geben Sie dem Einstellungsteam die Time to Hire und die Dauer pro Phase, denn das kann es diese Woche ändern.
Optimieren Sie außerdem keine der beiden Kennzahlen allein. Eine schnelle Einstellung, die nach vier Monaten wieder geht, kostet mehr als eine langsamere, die bleibt. Verbinden Sie Geschwindigkeit mit den Kosten pro Einstellung und einer Qualitätsmessung.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Time to Fill und Time to Hire?
Time to Fill misst die Tage von der Genehmigung oder Veröffentlichung einer Stelle bis zur Annahme eines Angebots. Time to Hire misst die Tage ab dem Zeitpunkt, an dem sich die Person, die Sie schließlich eingestellt haben, beworben hat (oder angesprochen wurde), bis sie das Angebot angenommen hat. Time to Fill zeigt, wie lange das Unternehmen gewartet hat. Time to Hire zeigt, wie schnell Ihr Prozess läuft, sobald ein guter Kandidat darin ist.
Was ist eine gute Time to Fill?
Der SHRM-Recruiting-Benchmark 2026 nennt einen Median für Time to Fill von 39 Kalendertagen bei Nicht-Führungspositionen. Spezialisierte und Senior-Stellen dauern meist länger, Stellen mit hohem Einstellungsvolumen können deutlich schneller besetzt sein. Vergleichen Sie mit Ihrer eigenen Historie, aufgeschlüsselt nach Rollentyp.
Was ist nützlicher, Time to Fill oder Time to Hire?
Beides, aber für unterschiedliche Personen. Die Geschäftsführung interessiert sich für Time to Fill, weil sie zeigt, wie lange ein Platz unbesetzt bleibt. Das Einstellungsteam sollte Time to Hire im Blick behalten, denn das ist der Teil, den es selbst steuern kann. Eine zu lange Time to Hire ist der Grund, warum Sie Kandidaten an schnellere Angebote verlieren.