Respuesta rápida: Un proceso de reclutamiento completo tiene diez pasos: definir el puesto, alinearse con el responsable de contratación, redactar el anuncio, buscar candidatos, cribar, entrevistar, evaluar a los finalistas, verificar referencias, hacer la oferta e incorporar. A todo ello se suma una tarea más: informar a cada candidato de en qué punto está. El benchmarking de SHRM de 2026 sitúa la mediana de tiempo para cubrir puestos no directivos en 39 días.
Esta guía ofrece una sección breve por paso, con un enlace a una publicación más profunda siempre que tengamos una.
Paso 1: definir el puesto
Escribe por qué existe el puesto y qué significa el éxito después de seis meses, antes de publicar nada.
Responde a cuatro preguntas:
- ¿Qué problema resuelve esta contratación?
- ¿Qué será responsable de hacer en sus primeros 90 días?
- ¿Cuáles son las tres a cinco habilidades imprescindibles? No diez.
- ¿Cuál es el presupuesto, incluido el rango salarial?
En las empresas grandes esto se convierte en una solicitud formal de contratación. Los equipos pequeños pueden hacerlo en una página. Consulta qué es una solicitud de contratación para ver una versión ligera.
Paso 2: alinearse con el responsable de contratación
Consigue que el responsable de contratación y quien dirige el proceso se pongan de acuerdo sobre los criterios, las fases de entrevista y los plazos en una sola reunión.
Esa es la reunión inicial para definir el puesto, y saltársela es la causa más habitual de que las búsquedas se alarguen. Si quien criba los CV y quien toma la decisión final quieren cosas distintas, lo descubrirás en la semana cuatro. Nuestra guía de la reunión inicial con el responsable de contratación incluye las preguntas que conviene hacer.
Si contratas varios puestos este año, reúnelos en un plan de contratación para que no compitan por los mismos entrevistadores en el mismo mes.
Paso 3: redactar el anuncio
Redacta un anuncio que venda el puesto a la persona adecuada y haga que la persona equivocada se descarte sola.
Un anuncio de empleo no es lo mismo que una descripción interna del puesto. El anuncio es marketing. La descripción es documentación. Consulta anuncio de empleo frente a descripción de puesto para ver la diferencia.
Reglas prácticas:
- Usa el título que la gente busca de verdad. Consulta cómo elegir un título de puesto.
- Que sea fácil de leer. Consulta cuánto debe durar una descripción de puesto.
- Incluye el rango salarial. En la UE, la directiva sobre transparencia salarial obliga a los empleadores a dar a los candidatos el salario o el rango salarial antes de la entrevista, una vez que la ley nacional sea aplicable, y el anuncio es el lugar más sencillo para hacerlo.
Paso 4: buscar candidatos
Publica donde ya buscan tus candidatos y después pregunta a tu red.
- Bolsas de empleo gratuitas y de pago. Empieza con dónde publicar ofertas gratis.
- Tu propia página de empleo. Consulta cómo crear una página de empleo que convierta.
- Referencias de empleados. Consulta programas de referidos para equipos pequeños.
- Candidatos anteriores que aceptaron que se volviera a contactar con ellos.
- Captación directa para puestos difíciles. Consulta captación pasiva con un presupuesto de pyme.
Asegúrate de que cada canal envíe a los candidatos a un mismo lugar. Las candidaturas repartidas entre una bandeja de entrada, LinkedIn y una hoja de cálculo se pierden.
Paso 5: cribar las candidaturas
Reduce la lista a las personas con las que merece la pena hablar, rápido y con los mismos criterios para todas.
Usa dos filtros en este orden:
- Preguntas eliminatorias para requisitos imprescindibles de verdad, como el permiso de trabajo o la ubicación. Que sean tres o menos. Cada pregunta extra hace que se abandonen candidaturas a medias.
- Revisión del CV según los criterios del paso 1. No según una intuición.
Después, una breve preselección por teléfono o videollamada. Consulta preguntas de preselección telefónica que de verdad filtran.
Paso 6: entrevistar
Haz a todos los candidatos las mismas preguntas básicas y puntúalos en la misma escala.
Eso es una entrevista estructurada, y la investigación la sitúa de forma constante entre los métodos de selección más predictivos. Consulta qué es una entrevista estructurada, nuestras preguntas de entrevista conductuales y la plantilla de hoja de puntuación para entrevistas.
Decide desde el principio si usarás entrevistas individuales o una entrevista en panel. No añadas rondas solo para sentirte más seguro.
Paso 7: evaluar a los finalistas
Compara a tus dos o tres mejores candidatos uno al lado del otro según los criterios, usando pruebas de las entrevistas y, cuando encaje, una breve prueba práctica.
Una prueba de muestra de trabajo te muestra cómo hace alguien realmente el trabajo. Que sea corta, y paga cualquier prueba larga. Después compara a los finalistas en un solo lugar. Consulta comparar candidatos sin hoja de cálculo.
Paso 8: verificar referencias y antecedentes
Contrasta lo que has oído con personas que trabajaron con el candidato y realiza las comprobaciones que la ley exija para el puesto.
Consulta preguntas para verificar referencias. Si haces comprobaciones de antecedentes, inclúyelas en tu calendario. Consulta cuánto tarda una comprobación de antecedentes.
Paso 9: hacer la oferta
Llama primero y envía la oferta por escrito el mismo día, con una fecha límite clara.
La plantilla de carta de oferta de empleo recoge lo que hay que incluir. Si el candidato recibe una contraoferta de su empresa actual, lee qué hacer cuando un candidato recibe una contraoferta.
Paso 10: incorporar
Planifica la primera semana antes de la fecha de inicio, para que la nueva persona no se encuentre con un portátil que no funciona.
Consulta incorporación de nuevos empleados después del ATS.
El paso que atraviesa todos los demás: cerrar el ciclo
Cada candidato que se queda en cualquier paso debería recibir una respuesta clara.
El silencio es habitual. En el Candidate Experience Report de Greenhouse de mayo de 2024, el 52 % de las personas que buscan empleo dijeron que habían sido ignoradas (ghosted) durante un proceso de entrevistas. Perjudica tu siguiente búsqueda, porque los candidatos hablan entre sí. Usa plantillas de correo de reclutamiento y envía los correos de rechazo tras las entrevistas el mismo día en que decidas.
Dónde encaja un ATS
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) no sustituye ninguno de estos pasos. Los mantiene en un solo lugar para que nada se pierda entre ellos.
En Canvider, los pasos del 3 al 9 se ejecutan en un solo espacio de trabajo: JobCraft redacta el anuncio, la página de empleo y los enlaces a las bolsas recogen las candidaturas, la puntuación con IA ordena los CV según el puesto, la programación de entrevistas reserva las llamadas y los correos de estado salen a medida que los candidatos avanzan. Después, las analíticas muestran el tiempo de contratación y en qué punto abandonan los candidatos.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos del proceso de reclutamiento?
Un proceso de reclutamiento completo tiene diez pasos: definir el puesto, alinearse con el responsable de contratación, redactar el anuncio, buscar candidatos, cribar las candidaturas, entrevistar, evaluar a los finalistas, verificar referencias, hacer la oferta e incorporar. Cerrar el ciclo con cada candidato rechazado va en paralelo a todos ellos.
¿Cuánto dura el proceso de reclutamiento?
El benchmarking de reclutamiento de SHRM de 2026 indica una mediana de 39 días naturales para cubrir puestos no directivos. Los equipos pequeños con un proceso rápido y estructurado pueden superar esa cifra. Los puestos de responsabilidad y los especializados suelen tardar más.
¿Cuál es el paso más importante de la contratación?
Definir el puesto y acordar los criterios antes de publicar. Casi todos los problemas posteriores, desde una avalancha de candidatos no aptos hasta una puesta en común en la que nadie se pone de acuerdo, se remontan a un puesto que nunca se definió con claridad.